Обязательные кадровые документы в 2024 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязательные кадровые документы в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Цифровизация стала основным вектором развития в различных сферах хозяйствования. Это позволило бизнесу перевести немалую часть документов в электронный формат, сократив тем самым объём работы с бумажными документами. Кадровый электронный документооборот (КЭДО) значительно упростил работу кадровиков. Тем не менее некоторые организации всё ещё совмещают использование документов на бумаге и в электронном формате, что нередко вызывает сложности в сортировке, обеспечении надёжности хранения и тому подобном.
Должен ли быть обязательным кадровый электронный документооборот
Работа с электронными документами имеет немало преимущество, в числе которых:
- Сокращение расходов.
- Оптимизация работы внутри предприятия.
- Ускорение бизнес-процессов.
- Контроль над документооборотом.
- Организация новых процессов по работе с персоналом.
В отличие от бумажного делопроизводства ЭДО не требует затрат на бумагу и печать, а отправка документов обойдётся в 5-7 раз дешевле.
Переход на обязательный электронный документооборот (ЭДО) позволяет сохранить документы в электронном архиве, доступ к которому возможен с любого устройства. Поиск по базе данных в отличие от поиска в бумажном архиве занимает всего несколько секунд.
На отправку бумажных документов уходят не только средства, но и время. С переходом на электронный документооборот скорость передачи документов станет почти мгновенной. Сэкономленное время можно запланировать на другие задачи.
Отследить документ и его статус в системе ЭДО значительно проще. Файлы с документами практически невозможно потерять, поскольку их копии регулярно сохраняются на сервере. Передача данных осуществляется по защищённым каналам, поэтому посторонние не смогут получить доступ к ним.
Теперь сотрудники не привязаны к офису и можно существенно пересмотреть политику найма.
Ситуация с кадровыми документами аналогичная, поэтому понять, почему переход на обязательный ЭДО действительно необходим, нетрудно.
Трудовым законодательством РФ предусмотрено довольно большое количество документов, связанных с работой — более 80 типов. С учётом такого множества и нередко большого срока хранения документов (например, у трудовых договоров он составляет 75 или 50 лет, в зависимости от даты заключения договора) необходимость перехода на ЭДО обретает довольно острую форму.
И не только эти факторы стали одними из основных предпосылок. На ситуацию также повлияла пандемия коронавирусного заболевания, из-за которой многие перешли на удалённую работу. Для работодателей удалёнка в условиях пандемии стала серьёзным стимулом для перехода на кадровый ЭДО.
Как принять и уволить сотрудника — кадровый учет для микропредприятий
Упрощенный кадровый учет для микропредприятий разрешили применять в РФ с 01.01.2017. Небольшие предприятия и индивидуальные предприниматели получили возможность ведения кадрового учета в сокращенном объеме. До введения государством данного послабления субъекты малого бизнеса были вынуждены осуществлять кадровое делопроизводство в стандартном порядке, оформляя множество разных бумаг – графики рабочего времени и очередности смен, регламент оплаты труда, внутренний распорядок трудовой деятельности и другие документы, принятые в сфере управления персоналом и подлежащие обязательному составлению, внедрению, хранению. Используя облегченный порядок учета и делопроизводства в работе с кадрами, предприниматели и организации вправе отказаться от оформления многих бумаг, правомерно заменив их надлежащей детализацией трудового договора, заключаемого с каждым отдельным работником.
Документ от ФНС о присвоении нанимаемому сотруднику ИНН необходим работодателю для уплаты за него подоходного налога, а также взносов по всем внебюджетным фондам. Однако справка ИНН не входит в перечень обязательных документов при трудоустройстве. Таким образом, работодатель не вправе требовать её наличия у оформляемого работника.
Кадровые документы, необходимые в ООО для микропредприятий
Микропредприятие — это разновидность предприятия — субъекта малого бизнеса, которое обладает следующими характеристиками:
- Численность сотрудников — не более 15 человек (подп. «а» п. 2 ч. 1.1 ст. 4 федерального закона «О развитии…» от 24.07.2007 № 209).
- Максимальный годовой доход — 120 млн руб. (постановление Правительства РФ «О предельных значениях…» от 13.07.2015 № 702).
Согласно положениям ст. 309.2 ТК РФ, микропредприятия вправе не составлять:
- график сменности;
- положение об оплате труда;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение о премировании;
- иные локальные нормативные акты, регулирующие правоотношения, возникающие между работником и работодателем.
При этом работодатель обязан заключить с работниками трудовые договоры, положения которых определяют порядок решения вопросов, подлежащих регулированию локальными нормативными актами (при их наличии). Форма такого договора установлена положениями постановления Правительства от 27.08.2016 № 853.
Перечень обязательных документов для сотрудников на 2024 год
Для работы в организации в 2024 году требуется предоставить следующие обязательные документы:
- Паспорт гражданина Российской Федерации (или паспорт иностранного гражданина с разрешением на работу в Российской Федерации);
- Документ, подтверждающий образование (диплом, свидетельство, аттестат и т.д.), соответствующее требованиям должности;
- Трудовой договор или контракт о найме (в зависимости от формы трудоустройства);
- Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
- СНИЛС (Страховой номер индивидуального лицевого счета);
- Медицинская справка формы 086/у (о прохождении медицинского осмотра);
- Справка об отсутствии судимости (может потребоваться в зависимости от видов деятельности);
- Свидетельство о повышении квалификации (если применимо к должности);
- Другие специфические документы, требуемые для определенных профессий (например, лицензии, сертификаты и т.д.).
Настоящий перечень является обязательным и может быть дополнен или изменен в соответствии с внутренними правилами организации и действующим трудовым законодательством.
Копия паспорта и военного билета
Копия паспорта подтверждает личность сотрудника и содержит важные данные, такие как ФИО, дата и место рождения, гражданство и регистрация. Она позволяет убедиться в соответствии личности сотрудника и предоставить достоверную информацию для составления кадровых документов.
Копия военного билета необходима в случае, если сотрудник служил в Вооруженных Силах или имеет отношение к определенным категориям граждан, для которых военный билет выступает документом, удостоверяющим личность и имеющим определенные привилегии. Предоставление копии военного билета позволяет подтвердить статус сотрудника и принять соответствующие меры при формировании его трудовых прав и обязанностей.
В целях безопасности и сохранения конфиденциальности личных данных сотрудников, копии паспорта и военного билета должны храниться в закрытом доступе и быть доступными только уполномоченным сотрудникам организации, ответственным за учет и обработку персональной информации.
Справка о заработной плате, документ о размере и выплате заработной платы
В справке о заработной плате указывается размер основной заработной платы, а также все дополнительные выплаты и надбавки, которые сотрудник получает в рамках своей работы. При составлении справки используются общепринятые формы и основные правила учета и расчета заработной платы.
Справка о заработной плате является важным документом при оформлении и продлении кредитов, а также при рассмотрении заявок на получение различных льгот и пособий. Она помогает банкам и органам социальной защиты определить финансовую составляющую семьи или индивидуального заявителя.
Вместе с справкой о заработной плате может требоваться также и документ о размере и выплате заработной платы. Этот документ содержит информацию о дате, сумме и порядке выплаты заработной платы сотруднику.
| Дата выплаты | Размер заработной платы | Дополнительные выплаты и надбавки |
|---|---|---|
| 10.01.2024 | 50 000 рублей | Надбавка за переработку — 5 000 рублей |
| 25.01.2024 | 55 000 рублей | Надбавка за выслугу лет — 7 000 рублей |
Документ о размере и выплате заработной платы позволяет контролировать правильность и своевременность выплаты заработной платы сотрудникам. Он также может быть использован в случае возникновения споров о выплатах и служить доказательством в трудовых и судебных разбирательствах.
Перечень документов для приема на работу
Для приема на работу в ООО работник должен предоставить следующие документы:
- 1. Заявление о приеме на работу (указываются ФИО работника, дата рождения, образование, специализация и предыдущее место работы);
- 2. Паспорт (оригинал и копия всех страниц);
- 3. Трудовую книжку (оригинал и копия всех заполненных страниц);
- 4. Диплом (оригинал и копия);
- 5. Справку об образовании (оригинал и копия);
- 6. Справку о предыдущем месте работы (оригинал и копия);
- 7. Медицинскую справку формы 086-У;
- 8. СНИЛС (оригинал и копия);
- 9. Полис ОМС (оригинал и копия);
- 10. Свидетельство о рождении детей (если есть);
- 11. Военный билет (для военнообязанных);
- 12. Фотографии 3х4 см (2 штуки);
- 13. Другие документы в зависимости от должности и требований работодателя.
Все документы должны быть предоставлены в оригинале и заверены работником и работодателем.
Кадровая отчетность для Службы занятости населения
Статья 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 обязывает всех российских работодателей взаимодействовать с Центром занятости населения. То есть своевременно и в полном объеме предоставлять необходимую информацию о трудоустройстве граждан. Какую отчетность сдает кадровик в службу занятости — определим в таблице.
Актуальная таблица кадровых отчетов в 2024 году, предоставляемых в Центр занятости (ежемесячные формы):
| Наименование предоставляемой информации | Срок сдачи, периодичность |
|---|---|
| Обязательная | |
| Информация о готовящейся ликвидации или прекращении деятельности бюджетного учреждения | За два месяца до начала соответствующих мероприятий |
| Сведения о предстоящей оптимизации штата или численности работников, влекущей массовые увольнения граждан | За три месяца до начала соответствующих мероприятий |
| Информационные данные об изменении рабочего графика в учреждении. Например, о переходе на неполный рабочий день, смену либо на неполную рабочую неделю | В течение трех рабочих дней со дня принятия официального решения об изменении режима работы |
| Официальное сообщение об имеющихся вакансиях в государственной организации | Ежемесячно |
| По индивидуальному запросу (направлению) от ЦЗН | |
| Информация о трудоустройстве гражданина, направленного службой занятости | В течение пяти дней работодатель обязан направить письменное уведомление с указанием даты приема гражданина |
| Информация об отказе в трудоустройстве гражданина, направленного службой занятости | В течение трех дней работодатель обязан направить письменное уведомление с указанием даты явки гражданина и причины отказа в трудоустройстве |
Документы, связанные с обучением персонала
В 2024 году организация должна обеспечить наличие следующих документов, связанных с обучением персонала:
| № | Наименование документа | Описание |
|---|---|---|
| 1 | План обучения | Документ, определяющий необходимые курсы и программы обучения для каждой категории работников. |
| 2 | Расписание обучения | Документ, содержащий информацию о датах и времени проведения обучающих мероприятий, а также о преподавателях. |
| 3 | Учебные материалы | Комплект материалов, необходимых для проведения обучения, включающий методические пособия, учебники, презентации и т.д. |
| 4 | Протоколы обучения | Документы, фиксирующие информацию о посещении сотрудниками обучающих мероприятий, проведении контрольных мероприятий и результаты их выполнения. |
| 5 | Анкеты оценки качества обучения | Документы, заполняемые сотрудниками после окончания обучения, с целью определения эффективности образовательных мероприятий. |
План профессионального развития
Составление плана профессионального развития включает в себя:
| Пункт | Описание |
| 1 | Определение карьерных целей и желаемой должности |
| 2 | Анализ текущих компетенций и навыков |
| 3 | Определение необходимых для достижения целей компетенций и навыков |
| 4 | Планирование обучения и развития для приобретения недостающих компетенций |
| 5 | Определение способов оценки достижения целей |
| 6 | Разработка временных рамок и этапов реализации плана |
План профессионального развития должен быть гибким документом, который может корректироваться и дополняться в процессе реализации. Он также должен быть согласован с руководством организации и учитывать стратегические цели компании.
Трудовые книжки и их оформление
Оформление трудовой книжки проводится согласно установленным правилам:
- Титульный лист. В начале трудовой книжки размещается титульный лист, на котором указываются следующие данные работника: фамилия, имя, отчество; дата, место их рождения; пол; номер паспорта; данные о регистрации по месту жительства; контактная информация. Также указывается наименование организации, где работник будет вести трудовую деятельность.
- Сведения о работнике. В трудовой книжке приводятся данные о работнике: дата принятия на работу, кем принят, должность, трудовой договор и его номер, стаж работы и другие сведения, относящиеся к трудовой деятельности.
- Записи о переводах и командировках. Если работник переводился на другую должность или был в командировке, соответствующая информация должна быть указана в трудовой книжке. Здесь указываются дата перевода или командировки, должность, на которую переведен работник, причина перевода или командировки и другие сопутствующие данные.
- Записи о отпусках. В трудовой книжке необходимо делать записи о годовых, дополнительных, декретных отпусках и прочих видов отпусков. Записи оформляются с указанием даты начала и окончания отпуска, его продолжительности и иных деталей.
- Сведения о награждениях и поощрениях. Если работник был награжден или получил поощрение, то эти данные необходимо отразить в трудовой книжке. В записи указывается дата, вид и основание награждения или поощрения.
- Записи о прописке. Для работника, который является гражданином Российской Федерации, в трудовой книжке делается соответствующая запись о прописке.
Трудовые книжки должны быть оформлены аккуратно, информация в них должна быть точной и актуальной. При наличии сокращений и сокращенных записей необходимо предоставить объяснительную записку с расшифровкой этих сокращений.
Оформление трудовых книжек является обязательным требованием для ООО в 2024 году. Ведение трудовых книжек позволяет точно отслеживать трудовую и профессиональную историю работников, а также является важным документом при разрешении спорных ситуаций.
Уставное обеспечение кадровой деятельности
- Составление и утверждение должностных инструкций для сотрудников организации;
- Разработка и утверждение положения о структурных подразделениях, их полномочиях и ответственности;
- Формирование и ведение кадрового резерва для обеспечения высокой квалификации персонала;
- Разработка и ведение кадровой документации, включающей трудовые договоры, приказы о приеме на работу, командировках, отпусках и других изменениях в трудовых отношениях;
- Обеспечение сохранности и конфиденциальности персональных данных сотрудников организации;
- Организация системы мотивации и стимулирования персонала, включая разработку и применение системы премирования и вознаграждений;
- Проведение аттестации персонала для определения их профессиональных знаний и навыков;
В целях обеспечения эффективности кадровой работы рекомендуется вести анализ и систематическую проверку уставного обеспечения с учетом изменений в законодательстве и специфики организации.
Устав ООО: составление и утверждение
В уставе ООО должны быть обязательно указаны следующие сведения:
- Полное наименование ООО. Полное наименование должно содержать указание на форму собственности и указываться на русском языке.
- Место нахождения ООО. В уставе должен быть указан адрес официальной регистрации ООО.
- Цель и предмет деятельности ООО. В уставе должны быть детализированы виды деятельности, которыми будет заниматься ООО.
- Размер уставного капитала. Уставной капитал — это сумма денежных и иных вкладов, которые учредители вносят в ООО при его создании.
- Состав и права участников ООО. Участники ООО могут быть юридическими или физическими лицами. В уставе должно быть указано их количество, доли участия и права.
- Порядок принятия решений. Устав должен определять механизм принятия решений в рамках ООО, включая право голоса участников и необходимые кворумы.
- Порядок распределения прибыли и убытков. Устав должен содержать положения о распределении прибыли и убытков между участниками ООО на основе их долей участия.
- Порядок ликвидации ООО. Устав должен определять процедуру ликвидации ООО, в случае прекращения его деятельности.
В уставе ООО также могут быть указаны другие сведения, касающиеся его деятельности и организации. Документ должен быть составлен в письменной форме, подписан всеми участниками ООО и утвержден в установленном законом порядке.
Приказ о назначении генерального директора и руководителей подразделений
В соответствии с требованиями и положениями законодательства, кадровая документация ООО должна включать Приказ о назначении генерального директора и руководителей подразделений.
Приказ о назначении генерального директора является одним из основных документов, регулирующих работу организации. В этом документе фиксируется факт назначения генерального директора и указываются его полномочия.
Кроме того, приказом также назначаются и руководители подразделений ООО. В этом документе определяется, кто будет отвечать за управление определенной областью деятельности компании.
За подписью руководителя ООО и печатью компании, приказ о назначении генерального директора и руководителей подразделений становится официальным документом, который имеет юридическую силу. Этот документ требуется при регистрации ООО и может быть запрошен налоговыми органами или другими контролирующими органами.
Таким образом, Приказ о назначении генерального директора и руководителей подразделений является одним из основных кадровых документов, которые должны быть обязательно включены в кадровую документацию ООО.
Трудовой кодекс: новые изменения и требования
Кроме того, внесены изменения в требования к оформлению трудовых договоров и приему на работу. Теперь для заключения трудового договора необходимо предоставить оригиналы документов, подтверждающих образование и квалификацию соискателя, а также медицинские справки о состоянии здоровья, включая результаты наркологического и психиатрического осмотра. Эти требования призваны обеспечить безопасность и квалификацию работников в организациях, а также снизить риск возникновения конфликтов на рабочем месте.
- Расширение прав пенсионеров на работу
- Новые требования к оформлению трудовых договоров
| Новации | Цель |
|---|---|
| Расширение прав пенсионеров на работу | Дать возможность пенсионерам продолжать трудиться по своему желанию и получать соответствующие социальные гарантии |
| Новые требования к оформлению трудовых договоров | Обеспечить безопасность и квалификацию работников в организациях, а также снизить риск возникновения конфликтов на рабочем месте |
Кадровая документация ООО: необходимые документы на 2024 год
Для правильной организации кадровой работы в ООО на 2024 год необходимо соблюдать ряд требований и вести соответствующую документацию. Важно учитывать актуальные изменения в законодательстве и приводить все документы в соответствие с ними.
Список необходимых документов на 2024 год включает:
- Трудовой договор – основной документ, заключаемый между работником и работодателем. Он определяет взаимные права и обязанности сторон и должен быть составлен в письменной форме.
- Заявление о приеме на работу – представляет собой заявление от работника, подаваемое вместе с соответствующими документами при трудоустройстве.
- Личное дело работника – включает в себя документы, отражающие трудовую деятельность работника: анкету работника, копии документов об образовании, списки совместимых должностей и другие.
- Табель учета рабочего времени – документ, предназначенный для учета отработанного рабочего времени каждым работником.
- Ордер на заработную плату – документ, содержащий информацию о начислениях и удержаниях работников.
- Приказы о приеме на работу, о перемещении, об увольнении и другие – служат для регулирования переводов и увольнений работников, а также других изменений в их трудовом статусе.
Важно помнить, что перечень необходимых документов может различаться в зависимости от сферы деятельности организации и численности ее персонала. Также следует отметить, что регламентация требований к кадровой документации постоянно меняется и требует обновления и актуализации документов.