Как восстановить трудовую книжку если она утеряна но есть ксерокопия
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как восстановить трудовую книжку если она утеряна но есть ксерокопия». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Сначала нужно написать заявление на имя начальника последнего места работы о выдаче дубликата. Работодателю дают 15 дней, чтобы выполнить эту просьбу. Для чего дубликат? Чтобы на основании записей в нем собрать подтверждающую информацию с прежних мест работы.
Особенности заполнения дубликата ТК
Когда сотрудник при утере оригинала трудовой книжки не может принести официальные бумаги, подтверждающие другие места его трудовой деятельности, в дубликате прописывают только последнее место работы, а перед этим только общий стаж в годах, месяцах и днях (без конкретизации наименований организаций).
А если человек собрал информацию о том, где и сколько работал раньше, то пишет соответствующее заявление о выдаче дубликата и указывает в порядке очередности места его прежних работ с указанием периода с какого по какой год.
В этом случае кадровик заполняет раздел «Сведения о работе» как и было в первоисточнике. В дубликате также могут отражаться сведения о награждении и другие моменты из трудовой деятельности. Титульный лист оформляют штампом (в верхнем правом углу), который подтверждает, что этот документ — дубликат.
На этой же обложке пишут личные данные заявителя (берут эти сведения из паспорта). Работник собственноручно подписывается на титульном листе дубликата, удостоверяя таким образом верность информации. Затем специалист кадровой службы ставит свою подпись и печать организации, выдавшей дубликат ТК.
JCat.Работа предупреждает, что без дубликата при утере трудовой книжки сложно трудоустроиться, поэтому следует заранее позаботиться о наличии всех документов. Рекомендуется хранить дома заверенную по всем правилам копию трудовой книжки.
Как подтвердить предыдущие периоды работы
Для восстановления сведений о стаже и внесения в дубликат данных о предыдущих местах работы, трудящийся должен предоставить оформленные в соответствии с требованиями законодательства документы.
Способы получения доказательств занятости у прежних нанимателей:
- Обойти все компании, где он трудился до последнего места работы, написать там заявление по установленной форме. В качестве документов ему могут быть предоставлены заверенные надлежащим образом выписки из приказов о приеме, увольнении, награждениях, переводах, копии трудовых договоров, ведомостей на выдачу зарплаты. С этими документами он обращается за восстановлением трудовой книжки в связи с ее утратой.
- Сделать запрос в ПФР для получения выписки о стаже по индивидуальному лицевому счету. Для этого можно подать заявление через сайт Госуслуг, приемную ПФ или личный кабинет на его сайте, через МФЦ.
Какой вид имеет электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) представляет собой формат, в котором формируются сведения о трудовой деятельности работника. Она является альтернативным способом получения выписки из трудовой книжки, который можно заказать через государственные сервисы или сайт работодателя.
ЭТК имеет вид электронного документа и содержит информацию о всех местах работы работника, включая даты приема и увольнения, должности, систематические отпуска и другие сведения, аналогичные данным, указанным в обычной трудовой книжке. ЭТК является официальным и признанным документом, имеющим такую же юридическую силу, как и обычная трудовая книжка.
Электронную трудовую книжку можно получить различными способами. Один из самых распространенных способов – заказать выписку из трудовой книжки через государственные сервисы, такие как госуслуги. Существует также возможность получить электронную трудовую книжку через сайт работодателя, если предусмотрено такое обслуживание.
Для получения электронной трудовой книжки работником необходимо обратиться на сайт государственных сервисов, указать свои персональные данные и согласиться на обработку информации. После обработки запроса работник получает доступ к своей электронной трудовой книжке и может посмотреть все свои данные.
Этот вид трудовой книжки является более удобным и практичным, поскольку информация в нее записывается непосредственно в момент работы на определенном месте, а также нет риска утерять трудовую книжку. При утере трудовой книжки, работник может заказать выписку из своей электронной трудовой книжки, сохраненную на сайте государственных сервисов или у работодателя.
Таким образом, электронная трудовая книжка имеет формат электронного документа и может быть получена работником через государственные сервисы или сайт работодателя. ЭТК является официальным документом с такой же юридической силой, как и обычная трудовая книжка. Она позволяет получить выписку из книжки и посмотреть свои данные, а также является защитой от утери традиционной трудовой книжки.
Трудовую книжку потерял работодатель
Но бывает и обратная ситуация — когда трудовая книжка потеряна самим работодателем. В таких случаях вся ответственность ложится на руководство — самому работнику ничего делать не нужно (писать заявление о восстановлении, обращаться к предыдущим работодателям), даже бланк трудовой книжки работнику обязаны предоставить там, где ее потеряли.
Причина потери также не имеет значения. Потерял ли документы кадровик, произошла ли в организации массовая утеря, было ли в компании чрезвычайное происшествие (например, пожар), в результате которого испортились все документы — все это неважно, потому что ответственность за хранение трудовых книжек несет исключительно работодатель.
Порядок восстановления для кадровика ничем не отличается от тех действий, которые предпринимает сам работник. С одним уточнением — собирать всю информацию придется ответственному сотруднику.
Перед тем как начать восстановление, необходимо сформировать базу — подготовить распорядительные документы по каждому сотруднику. Если у человека данная организация — не первое место работы, то стаж будет указываться обобщенно по каждому предыдущему работодателю. Вот что нужно делать, чтобы подготовить дубликаты трудовых книжек:
- определить количество испорченных или пропавших трудовых книжек;
- собрать все основания для внесения записей — договоры, приказы, бухгалтерские регистры;
- поднять отчетность в Пенсионный фонд — формы СЗВ-К;
- запросить у работника выписку из его страхового счета по форме СЗИ-5 (по возможности);
- проверить информацию по предыдущим местам работы.
После того как все сведения будут в наличии, кадровик сверяет данные и заполняет дубликаты. Следующее, что делает ответственное лицо — уведомляет работников о том, что их трудовые книжки восстановлены (вам обязательно понадобится роспись каждого сотрудника). Запомните, все нужно делать оперативно и по закону. Трудовая книжка — это официальный и юридически значимый бланк, и работники вполне могут подать коллективную жалобу или иск, если что-то случится с их персональными документами.
Обязанность по восстановлению трудовой книжки возложена на последнего работодателя.
Однако следует учесть, что эта обязанность возникнет у него только (!) после того, как вы напишите ему заявление о выдаче дубликата трудовой книжки.
Кого же именно считать последним работодателем из тех, у кого вы работали ранее, зависит именно от вашего выбора.
Бывали случаи, когда работников «увольняли по статье» и, чтобы избавиться от «плохой» записи в трудовой книжке, эти работники якобы теряли трудовую и обращались за её восстановлением не к последнему работодателю, а к более раннему.
Также о факте утраты или порчи трудовой книжки вы можете заявить и при устройстве на работу к новому работодателю, к которому только устраиваетесь.
Тогда обязанность выдачи дубликата трудовой книжки будет возложена на него.
Почему же трудовую книжку должен восстанавливать работодатель, причем чаще всего бывший?
Ведь потеряли трудовую книжку скорее вы сами, тогда как работодатель вашу трудовую книжку хранил настолько ответственно, что отказывался выдавать её даже вам.
Более того, за нарушение порядка хранения трудовых книжек кадровику грозило дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.
Порча трудовой книжки
Часто случается, что книжка работника испорчена. Это происходит по различным причинам. В основном документ пачкается, обжигается или рвется. Если такое произошло, то сотрудник может сделать дубликат своей трудовой с соответствующими записями. В данный документ переносится информация, которую можно прочитать без проблем (не поврежденная внешними факторами). Надписи, которые невозможно прочесть, необходимо подтвердить указанными документами. Рабочая книжка (испорченная) при этом будет являться документом, указывающим на подтверждение законности сделанного дубликата. Ее сохраняют, предварительно сделав запись на титульнике о том, что была произведена выдача нового документа (с указанием номера и серии). Испорченную книжку необходимо заменить в обязательном порядке, так как впоследствии Пенсионный фонд или другие организации, где нужно предъявлять трудовую, не примут документ ненадлежащего вида.
Ответственность работодателя за утерю трудовой
VIII глава постановления Правительства № 225 «О трудовых книжках» гласит о том, что правовая обязательность хранить трудовую книжку в период работы целиком лежит на работодателе. За несоблюдение этого постановления он несет правовую ответственность.
Ради восстановления справедливости работник может прибегнуть к помощи Трудовой инспекции или обратиться в суд:
- Если наниматель по разным причинам медлит с выдачей трудовой книжки (по закону он обязан ее отдать в день увольнения) и потерпевший не имеет возможности работать в новой организации, то в соответствии со ст. 234 ТК РФ бывший работодатель должен профинансировать ему все пропущенные из-за этой ситуации часы работы.
- Если работник был вынужден самостоятельно восстанавливать утерянную книжку по вине работодателя, то он имеет основание претендовать на полную компенсацию всех денежных затрат (проезд в другой город, расходы на покупку бланков, ксерокопию бумаг, консультацию юриста или адвоката, сбор справок и т. д.).
- В случае, когда работнику был причинен ещё и нравственный урон, то согласно ст. 237 ТК РФ он имеет возможность получить денежную компенсацию, если сможет подтвердить факт этих эпизодов.
Законом предусмотрены довольно эффективные меры ответственности – административные:
- Согласно п. 1. ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях «Нарушение трудового законодательства» на небольшую компанию (без образования юрлица) накладывается штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей, на юридическое лицо — от 30 000 до 50 000 рублей.
- Если работодатель или его уполномоченное лицо неоднократно не соблюдают трудовое законодательство, то согласно п. 2 статьи 5.27 КоАП РФ на должностное лицо небольшой компании (без образования юрлица) накладывается штраф от 10 000 до 20 000 рублей, или положена дисквалификация уполномоченного лица на период от 1 до 3 лет. На юридическое лицо — от 50 000 до 70 000 рублей или дисквалификация уполномоченного лица на период от 1 до 3 лет.
Важно! Нарушение норм хранения трудовых книжек в соответствии со ст. 13.20. «Нарушение правил хранения архивных документов» влечет за собой взыскание в размере — от 300 до 500 рублей.
Конечно, за утерю трудовой книжки работодатель или его уполномоченное лицо вряд ли отправится в тюрьму, но при грубых и вопиющих нарушениях его возможно привлечь к уголовной ответственности:
- если наниматель намерено порвал, выкинул или испортил трудовую книжку (УК РФ ст. 325 «Похищение или повреждение документов…»);
- работодатель не постарался предотвратить ситуацию, которая повлекла за собой массовую утерю документов или создал неподходящие условия для их сохранности (ст. 293 «Халатность» УК РФ);
- наниматель заявил в грубой форме, что не думает отдавать работнику его документ (ст. 140 «Отказ в предоставлении гражданину информации»).
Отдел кадров в курсе, как правильно вносить записи в дубликат:
- Календарные числа вносятся арабскими цифрами.
- Нельзя прибегать к сокращениям и исправлениям.
- Для внесения данных используется синяя или черная ручка.
- Слово «Дубликат» пишется в углу сверху.
Инструкции по заполнению трудовых книжек читайте в нашей статье.
К заполнению приступают с первого листа, в который заносят необходимую информацию:
- Имя, фамилия и отчество гражданина.
- Какого числа родился.
- Какую имеет специальность.
- Сведения о деятельности.
- После этого гражданин подтверждает данные своей подписью, а сотрудник отдела кадров ставит печать.
Восстановление трудовой книжки
Распространена ситуация, когда работодатель выдает книжку сотруднику на некоторое время, и он ее теряет. Тогда компания может восстановить документ, действуя по определенному алгоритму:
- Работник должен написать заявление на получение дубликата.
- Работник собирает все данные с предыдущих мест работы: для этого необходимо обратиться к самому работодателю или, если его уже не существует, в архив.
- Работодатель выписывает дубликат ТК, на котором обязательно пишется слово «дубликат».
- По данным, собранным работником, в разделе сведения указывается общий стаж.
- По порядку делаются записи об его трудовой деятельности, в отдельной графе указывается перечень документов, на основании которых были сделаны записи.
- Снимаются копии со справок от других работодателей, а оригиналы отдаются сотруднику.
Как восстановить трудовую книжку при утере?
Потеря документа является, пожалуй, одной из самых частых причин, при которой работнику приходится восстанавливать книжку.
Где восстановить трудовую книжку при утере? По последнему места работы. Книжка может быть утеряна как работником, так и самим работодателем, например, в случае кражи. Восстановление трудовой книжки при утере работодателем имеет свои особенности: до начала оформления дубликата трудовой книжки работодателю нужно зафиксировать факт утраты трудовой книжки работника. Составить при свидетелях акт о краже (что будет являться подтверждением факта кражи). Восстановление трудовой книжки после утери в таком случае ляжет на плечи работодателя. При помощи уведомления работодатель попросит сотрудников сообщить все предыдущие места работы, а затем с помощью запросов в организации восстановит всю потерянную информацию.
Как восстановить утерянную трудовую книжку. В РФ, если работник потерял книжку, собирать документы, которые смогут подтвердить периоды его труда в предыдущих компаниях, придется самостоятельно.
Если утеряна трудовая книжка, как восстановить записи? Подтвердить работу у предыдущих работодателей можно с помощью документов. Это могут быть приказы о приеме на работу, переводах, увольнениях, справки с прежних мест работы и др.
Что делать, если трудовая книжка утеряна по вине работодателя
Важная информация
Если работодатель просто утерял вашу трудовую книжку, то вы вправе привлечь его к административной ответственности в виде штрафа от 1000 до 5000 рублей для индивидуальных предпринимателей, а для юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей, либо приостановление своей деятельности на срок до трех месяцев.
Теперь мы подробнее расскажем вам, что делать, если работодатель потерял трудовую книжку по халатности или вследствие непредвиденных ситуаций. В таких случаях создается специальная комиссия. Она формируется из незаинтересованных лиц — сотрудников других отделов компании, членов профсоюза, представителей органов исполнительной власти. Если комиссия установит вину работодателя, он будет обязан восстановить документ в течение 15 дней с момента поступления письменного заявления от сотрудника.
Привлечение инстанций
Теоретически, безработный гражданин может обратиться за получением дубликата утерянного документа к своему последнему работодателю. Но кадровики не обязаны заниматься оформлением ТрК, утерянной их бывшим сотрудником. Так что, здесь все будет зависеть только от доброй воли специалиста.
Максимум, что может сделать кадровик с предыдущего места работы гражданина – это внести записи в бланк нового документа, при условии, что все данные о более раннем трудоустройстве имеются в наличии.
Также дубликат можно оформить в МФЦ. При обращении необходимо будет предъявить сотруднику паспорт, передать пустой бланк ТрК, и предоставить данные о предыдущих местах работы. Процесс оформления здесь может занять от нескольких дней до месяца, в зависимости от ситуации.
Действия работодателя
Коротко расскажем о том, как работодателю восстановить трудовую книжку при утере ее сотрудником. Самый простой вариант здесь – если данный работодатель является для гражданина первым, а ранее он нигде не работал. В этом случае кадровик просто заполняет новый бланк, принесенный сотрудником, на основании имеющихся у него документов. Вносятся все записи – о приеме, переводах, повышениях и т.д. Единственный момент – на первой странице документа должно, помимо прочей информации, стоять слово «Дубликат».
В случае, если сотрудник, утерявший документ, ранее работал в других местах, он должен принести бумаги, подтверждающие этот факт. Как минимум, потребуется справка из ПФР. Здесь оформление ТрК будет иметь следующие особенности:
- надпись «Дубликат» на первой странице;
- в начале документа – сведения о суммарном стаже из справки от ПФР;
- данные о предыдущих местах работы (при наличии подтвержденной информации о них);
- запись о текущем работодателе.
Если гражданин не может подтвердить информацию о предыдущих местах работы, она просто не вносится в новый бланк. По закону, достаточно указания общего количества стажа и записи от предприятия, выдающего дубликат.
Если же ТрК была утеряна по вине работодателя, кадровикам придется самостоятельно собирать всю информацию о сотруднике. Они обращаются в Пенсионный фонд, архивы, делают запросы в действующие городские и иногородние организации, в которых работал их специалист. Дубликат в этом случае должен быть заполнен по всем правилам.