Правила оформления путевого листа в 2024 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила оформления путевого листа в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В 2022-2023 годах были введены новые штрафы за нарушения в заполнении и отсутствие путевых листов. Это связано с усилением контроля со стороны ГИБДД и стремлением урегулировать проблемы, связанные с использованием путевых листов.
Ответственность за неподтверждение ГСМ
В статье 50 КоАП РФ предусмотрены штрафы за нарушения, связанные с заполнением и предъявлением путевых листов. Одним из таких нарушений является неподтверждение расходов на ГСМ.
Ответственность за неподтверждение государственных стандартов расходования топлива может быть применена как к водителю, так и к предприятию. В случае необоснованных расходов на ГСМ, водитель может быть оштрафован или получить другое наказание, предусмотренное законодательством.
Причины отсутствия подтверждения расходов ГСМ могут быть различными. Они включают в себя ошибки в заполнении путевого листа, неправильное оформление документов, неполное или неправильное указание данных о расходах на ГСМ.
Оформление путевых листов представляет собой важный процесс, требующий точности и внимания. Ошибки в заполнении листов или отсутствие необходимых данных могут привести к нарушению правил и получению штрафов.
Проверка предрейсовых путевых листов проводится ГИБДД. В случае выявления нарушений, связанных с неподтверждением ГСМ, водитель может быть оштрафован и ему могут быть предъявлены обязательные расходы на оформление правильных документов.
Для избежания неприятных последствий и штрафов, водителю необходимо тщательно следить за заполнением путевых листов и правильно оформлять документы, подтверждающие расходы на ГСМ. Также может быть полезно подтвердить все расходы на ГСМ с помощью документов, какие-либо расходы можно подтвердить, чтобы избежать штрафов.
В марте 2022 года в России вступили в силу новые штрафы за нарушения, связанные с заполнением путевого листа. Одним из этих штрафов является неподтверждение расходов на ГСМ. Наказание может включать оплату штрафа и обязательные расходы на оформление правильных документов.
Ошибки в заполнении путевого листа
Ошибки в заполнении путевого листа могут привести к серьезным нарушениям и получению штрафов. Как избежать таких нарушений и что нужно знать о правилах заполнения путевого листа?
Путевой лист – это документ, который заполняется водителем перед каждой поездкой, чтобы фиксировать все осмотры и расходы, связанные с использованием транспортного средства. Он является одним из обязательных документов для предрейсовых проверок ГИБДД.
Причины получения штрафов за нарушение правил заполнения путевого листа могут быть разными. Ошибки могут касаться не только самого оформления, но и неправильного заполнения данных о предрейсовых осмотрах и расходах.
Согласно КоАП РФ, за неправильное оформление или неподтверждение информации в путевом листе предусмотрена ответственность. В зависимости от вида нарушения и его тяжести, штрафы могут составлять до 50% от стоимости ГСМ или расходов.
I. Обновление правил оформления путевых листов с 01.09.2023
С 1 сентября 2023 г. Минтранс уже второй раз за текущий год меняет правила оформления (формирования) путевых листов.
Главные нововведения для организаций и ИП, эксплуатирующих автотранспорт, таковы:
| Реквизиты путевого листа | Правила, действующие с 01.09.2023 | Норма Приказа Минтранса России от 28.09.2022 № 390 |
|---|---|---|
| Сведения о водителе | Помимо ФИО и данных о проведении обязательного предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медицинского осмотра следует указывать:
|
п. 6 Состава сведений путевого листа |
| Срок действия путевого листа | Уточнено, что допустимо:
|
п. 11 Порядка оформления (формирования) путевого листа с учетом п. 3 Состава сведений путевого листа |
| Данные о медосмотре | Больше не требуется указывать серию, номер, дату выдачи и срок окончания действия лицензии на проведение предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров. Это совершенно не означает, что лицензия становится не нужна. Предсменные, предрейсовые, послесменные, послерейсовые медицинские осмотры, медицинские осмотры в течение рабочего дня (смены) проводятся только медицинскими работниками, имеющими высшее и (или) среднее профессиональное медицинское образование, медицинской организации или иной организации, осуществляющей медицинскую деятельность, в том числе медицинским работником, состоящим в штате работодателя, при наличии лицензии на осуществление медицинской деятельности, предусматривающей выполнение работ (услуг) по медицинским осмотрам (предсменным, предрейсовым, послесменным, послерейсовым). |
п. 12 Порядка оформления (формирования) путевого листа с учетом п. 6 Приложения к приказу Минздрава России от 30.05.2023 № 266н |
| Медосмотр водителя (предсменный, предрейсовый, послесменный, послерейсовый) может проводиться дистанционно методами телемедицины с внесением результатов в путевой лист. Медицинские работники, проводящие такого рода медосмотры, должны соответствовать требованиям, предусмотренным Постановлением Правительства РФ № 866, а необходимые сведения о них должны быть внесены в Федеральный регистр медработников. |
п. 12 Порядка оформления (формирования) путевого листа с учетом п. 7 -9 Особенностей проведения медосмотров с использованием дистанционных технологий, утв. Постановлением Правительства РФ от 30.05.2023 № 866 | |
| Внесение изменений в данные путевого листа | Допускается внесение изменений в сведения о водителе (водителях) транспортного средства, а также о марках, моделях прицепов (полуприцепов) и их регистрационных номерах, в случае формирования электронного путевого листа. | п. 11 Порядка оформления (формирования) путевого листа |
IV. Допуск водителя к работе без обязательного медосмотра
Инспекторов труда заинтересует допуск работника к исполнению им трудовых обязанностей без прохождения в установленном порядке периодических (в течение трудовой деятельности) медицинских осмотров и обязательных медицинских осмотров в начале рабочего дня (смены), а также при наличии медицинских противопоказаний (ч. 1 ст. 23.12). За такое нарушение ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ предусматривает наложение административного штрафа на должностных лиц и ИП в размере от 15 000 до 25 000 рублей; на юридических лиц – от 110 000 до 130 000 рублей.
При повторном нарушении такого рода, допущенном лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, штраф на должностных лиц вырастает до 30 000 – 40 000 рублей (нарушитель также может быть дисквалифицирован на срок от одного года до трех лет). ИП может быть оштрафован на такую же сумму; организация поплатится штрафом в размере от 100 000 до 200 000 рублей. Альтернативное наказание юрлица или ИП — административное приостановление судом деятельности на срок до девяноста суток (ч. 5 ст. 5.27.1, ч. 1 ст. 23.1 КоАП РФ).
Повторным нарушением будет считаться деяние, совершенное в период, когда лицо считается подвергнутым административному наказанию, т. е., в течение 1 года со дня окончания исполнения постановления о назначении административного наказания за предыдущее аналогичное нарушение (пп. 2 ч. 1 ст. 4.3, ч. 1 ст. 4.6 КоАП РФ).
I. Обновление правил оформления путевых листов с 01.09.2023
С 1 сентября 2023 г. Минтранс уже второй раз за текущий год меняет правила оформления (формирования) путевых листов.
Главные нововведения для организаций и ИП, эксплуатирующих автотранспорт, таковы:
| Реквизиты путевого листа | Правила, действующие с 01.09.2023 | Норма Приказа Минтранса России от 28.09.2022 № 390 |
|---|---|---|
| Сведения о водителе | Помимо ФИО и данных о проведении обязательного предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медицинского осмотра следует указывать:
|
п. 6 Состава сведений путевого листа |
| Срок действия путевого листа | Уточнено, что допустимо:
|
п. 11 Порядка оформления (формирования) путевого листа с учетом п. 3 Состава сведений путевого листа |
| Данные о медосмотре | Больше не требуется указывать серию, номер, дату выдачи и срок окончания действия лицензии на проведение предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров. Это совершенно не означает, что лицензия становится не нужна. Предсменные, предрейсовые, послесменные, послерейсовые медицинские осмотры, медицинские осмотры в течение рабочего дня (смены) проводятся только медицинскими работниками, имеющими высшее и (или) среднее профессиональное медицинское образование, медицинской организации или иной организации, осуществляющей медицинскую деятельность, в том числе медицинским работником, состоящим в штате работодателя, при наличии лицензии на осуществление медицинской деятельности, предусматривающей выполнение работ (услуг) по медицинским осмотрам (предсменным, предрейсовым, послесменным, послерейсовым). |
п. 12 Порядка оформления (формирования) путевого листа с учетом п. 6 Приложения к приказу Минздрава России от 30.05.2023 № 266н |
| Медосмотр водителя (предсменный, предрейсовый, послесменный, послерейсовый) может проводиться дистанционно методами телемедицины с внесением результатов в путевой лист. Медицинские работники, проводящие такого рода медосмотры, должны соответствовать требованиям, предусмотренным Постановлением Правительства РФ № 866, а необходимые сведения о них должны быть внесены в Федеральный регистр медработников. |
п. 12 Порядка оформления (формирования) путевого листа с учетом п. 7 -9 Особенностей проведения медосмотров с использованием дистанционных технологий, утв. Постановлением Правительства РФ от 30.05.2023 № 866 | |
| Внесение изменений в данные путевого листа | Допускается внесение изменений в сведения о водителе (водителях) транспортного средства, а также о марках, моделях прицепов (полуприцепов) и их регистрационных номерах, в случае формирования электронного путевого листа. | п. 11 Порядка оформления (формирования) путевого листа |
Порядок учета и списания ГСМ по путевым листам в 2022 году
Да. Путевые листы для ИП на своем авто должен выписывать сам предприниматель. Это новое правило Минтранса 2021 года. Если ИП, владеющий автомобилем, одновременно и водитель, он должен оформлять путевой лист на себя.
Пока нет. Эксперимент с электронными путевыми листами проходил Москве, Московской, Калужской, Рязанской областях, Республике Татарстан и Краснодарском крае. По всей стране такой формат планируют ввести в июля 2022 года.
Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов. Мы собрали информацию в таблицу.
| Время оформления | Срок действия | |
|---|---|---|
| Один или несколько рейсов в течение смены в пределах одного дня | До начала первого рейса | На один день |
| Рейс превышает продолжительность смены | До начала рейса | На срок, соответствующий длительности рейса или На срок, соответствующий количеству календарных дней, к которым относится смена (рабочий день), приходящаяся более чем на один календарный день |
Если во время действия путевого листа транспортным средством посменно пользуется несколько водителей, то можно оформить несколько путевых листов для каждого водителя на один автомобиль.
Что изменилось в законодательстве в марте 2023 года
Правила заполнения бумажных листов были даны в статье 6 закона № 259-ФЗ и в приказе Минтранса № 390. 1 марта 2023 года вступил в силу закон № 39-ФЗ, который внёс изменения в старые нормы и разрешил ведение электронных путевых листов.
В новом законе описаны:
- порядок оформления электронных путевых листов;
- порядок предъявления электронного путевого листа сотруднику ГИБДД.
Кроме того, закон № 39-ФЗ ввёл следующие правила:
- Указывать номер ЭПЛ и название бланка не обязательно. Это требуется, только если лист используют в качестве первичного документа для подтверждения расходов.
- Вместо информации о собственнике транспорта нужно указывать данные ИП или компании, которые сформировали путевой лист.
- Сотрудники, которые проводили медосмотр водителя, подписывают ЭПЛ усиленной квалифицированной электронной подписью. Работники, ответственные за техосмотр транспорта, могут использовать усиленную квалифицированную или неквалифицированную подпись.
- Вести журнал для учёта путевых листов теперь не нужно. Старые журналы необходимо хранить в архиве компании в течение пяти лет.
Электронный путевой лист
Электронный путевой лист необязателен и такой формат путевки разрабатывается ФНС РФ. А поскольку путевка приравнивается к другим электронным документам вроде электронной транспортной накладной, при оформлении следуйте ст. 18.1 Устава.
Итак, как формируется электронный путевой лист:
- Участниками подписывают файлы обмена с помощью УКЭП или УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись), сертификат ключа проверки подписи создается и используется на Госуслугах. Для файла обмена электронной путевки нужны подписи:
- лица, заполняющего сведения об организации или ИП, о сроке действия путевого листа, о транспортном средстве, о водителе (водителях), о виде перевозки и виде сообщения;
- медработника, проводившего предрейсовый (предсменный, послерейсовый, послесменный) медосмотр водителя (если он проводится);
- лица, ответственного за проведение предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если проводится);
- лица (лиц), уполномоченного(ых) на заполнение сведений о показаниях одометра (например, водителя, диспетчера, ИП).
Риски по НДФЛ и страховым взносам
Недочеты в путевых листах влекут за собой риски не только в части налога на прибыль, но и в части НДФЛ со страховыми взносами.
Дело в том, что, по мнению чиновников, использование сотрудником организации служебного автомобиля без путевых листов и иных подтверждающих документов означает возникновение у такого физического лица экономической выгоды в той мере, в которой эту выгоду можно оценить. А значит, такая выгода образует по ст. 211 НК РФ натуральный доход, который подлежит обложению НДФЛ (письмо Минфина России от 11.06.2014 № 03-04-05/28243).
Наиболее вероятно, что о возникновении дохода контролеры будут говорить и в том случае, когда путевые листы имеются, но с дефектами, которые лишают возможности отнести расходы на ГСМ в состав «принимаемых» расходов.
Подобные же риски возникают и в части страховых взносов, так как вознаграждения, полученные в натуральной форме, также являются объектом обложения страховыми взносами (п. 1 ст. 420, п. 7 ст. 421 НК РФ).
Новые требования к формату
В новом году вступают в силу обновленные требования к формату путевых листов. Они были разработаны с целью упростить процесс оформления и обработки документов. Вот основные изменения, которые вас ожидают:
1. Формат файла
Теперь требуется использовать формат XML для оформления путевых листов. Такой выбор обусловлен его удобством и возможностью автоматической обработки данных.
2. Структура документа
Обновленные требования включают новую структуру документа. В ней определены основные поля, такие как дата начала и окончания поездки, марка и государственный регистрационный номер транспортного средства, а также данные о водителе.
3. Обязательные элементы
Теперь требуется включить в документ обязательные элементы, такие как идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) водителя и название организации, в которой работает водитель.
4. Простота заполнения
Новый формат позволяет заполнить путевой лист максимально просто и быстро. Все необходимые поля уже предопределены, поэтому вам просто нужно ввести соответствующие данные в указанные места.
Итак, будьте готовы к новым требованиям по формату путевых листов. Соблюдение этих требований позволит вам избежать проблем с оформлением и обработкой документов. Успехов вам в следующем году!
Перечень обязательных полей
Декабрь 2024 года принес изменения в оформление путевых листов, повышающие их информативность и стандартизирующие представленные данные. Новые требования включают в себя определенный перечень обязательных полей, которые должны быть заполнены при составлении путевого листа.
Обязательными полями являются:
1. Дата и время начала и окончания маршрута — эти поля указывают точное время выезда и возвращения транспортного средства, что необходимо для ведения контроля и определения пройденного расстояния.
2. Номер и марка транспортного средства — важно указать тип и идентификационный номер транспортного средства, чтобы исключить возможность путаницы или ошибочных данных.
3. ФИО водителя — полное имя и фамилия водителя, осуществляющего поездку. Это необходимо для идентификации водителя и его ответственности за транспортное средство.
4. Цель поездки — указание причины и цели поездки, например, командировка, доставка груза или пассажиров, туристический маршрут.
5. Маршрут — подробное описание маршрута движения, включая указание населенных пунктов или ориентиров, через которые проходит поездка.
6. Общее пройденное расстояние — информация о суммарном пройденном расстоянии в километрах. Это поле необходимо для контроля и учета пройденного пути.
7. Подпись водителя и руководителя — обязательное поле для подтверждения согласования и ответственности за оформленный путевой лист.
Сроки предоставления путевых листов
Новые требования по оформлению путевых листов, вступившие в силу в декабре 2024 года, предусматривают изменения в сроках предоставления данных документов.
Согласно обновленным правилам, путевые листы должны быть подготовлены и предоставлены в течение пяти рабочих дней после завершения поездки. Это означает, что водители теперь должны оперативно заполнять и сдавать путевые листы в установленные сроки.
Отсутствие своевременно заполненных путевых листов может повлечь за собой административные штрафы и проблемы с законодательством.
Для удобства водителей и бухгалтеров, требуется использование электронных систем для ведения и предоставления путевых листов. Это сократит время и упростит процесс заполнения и хранения документов.
Соблюдение сроков предоставления путевых листов — важная обязанность водителей, которая поможет избежать неблагоприятных последствий и обеспечит соблюдение требований законодательства.
Новые правила учета передвижений транспортных средств
С 1 января 2024 года вступают в силу новые требования к путевым листам, которые затрагивают способ учета и отчетности по передвижению транспортных средств. Эти изменения вносятся в целях обеспечения более полного и точного контроля за использованием транспорта.
Одним из основных нововведений является обязательность электронного учета передвижений транспортных средств. Теперь путевые листы должны быть заполнены в электронной форме и храниться в специальной базе данных. Это позволит автоматизировать процесс учета и снизить возможность фальсификации данных.
Кроме того, новые правила вводят обязательное использование спутниковой навигации для определения местонахождения транспортных средств в режиме реального времени. Это позволит более точно контролировать маршруты передвижения и предотвратить возможные сокрытия информации о фактическом использовании транспорта.
В случае нарушения требований новых правил, предусмотрены штрафные санкции, которые могут быть применены как к владельцам, так и к водителям транспортных средств. Поэтому владельцам советуется ознакомиться с новыми правилами своевременно и внести необходимые изменения в процесс учета передвижений транспорта.
Новые требования к учету передвижений транспортных средств являются частью общей стратегии по улучшению контроля и эффективности использования транспорта. Внедрение этих правил позволит более точно отслеживать использование транспортных средств и предотвращать недобросовестное поведение.
Важно отметить, что новые правила применяются ко всем видам транспорта, включая автомобили, грузовики, автобусы, мотоциклы и другие. Поэтому их исполнение является обязательным для всех владельцев транспортных средств.
Все владельцы транспортных средств с 1 января 2024 года должны быть готовы к внедрению новых правил и готовы к электронному учету передвижений своих транспортных средств.
Возможность облегченной сдачи отчетности в налоговую службу
С введением новых требований к путевым листам с 1 января 2024 года, налоговая служба также предоставляет предпринимателям возможность облегченной сдачи отчетности. Теперь предприниматели смогут отправлять свои отчеты налоговой службе в электронном виде, используя соответствующую онлайн-платформу.
Это позволит:
- Сократить время и усилия, затрачиваемые на сбор и подготовку отчетности;
- Снизить вероятность ошибок при заполнении отчетов, благодаря автоматическому заполнению и проверке данных;
- Улучшить взаимодействие между предпринимателями и налоговой службой, повысить прозрачность и доступность процесса сдачи отчетности.
Для использования онлайн-платформы по сдаче отчетности необходимо зарегистрироваться на портале налоговой службы и получить соответствующие права доступа. После этого предприниматели смогут удобно и безопасно передавать свои отчеты налоговой службе в электронной форме.
Внедрение возможности облегченной сдачи отчетности в налоговую службу позволит предпринимателям сосредоточиться на своей основной деятельности, сократить временные затраты на бумажную работу и получить доступ к своим отчетам в любое удобное время.