Ведем штатное расписание в «1С:ЗУП»
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ведем штатное расписание в «1С:ЗУП»». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Штатное расписание отражает структуру предприятия, поэтому здесь отмечают, какие в нём есть отделы и подразделения. Здесь же указывают должности (специальности, профессии), количество единиц, зарплату и общий фонд оплаты труда.
Штатное расписание — что это такое?
Штатное расписание — это документ, применяемый для оформления структуры организации, состава и численности персонала. Согласно пояснениям к унифицированной форме № Т-3, регламентированной Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1, в штатном расписании нужно указывать:
- перечень структурных подразделений;
- названия должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации;
- сведения о количестве штатных единиц.
Кроме того, в штатном расписании проставляется размер зарплаты по каждой из должностей (Письмо Роструда от 22.03.2012 г. № 428-6-1).
Судебные органы постановляют, что штатное расписание — организационно-распорядительный документ, содержащий такую информацию:
- структура, штатный состав и численность сотрудников;
- перечень структурных подразделений (если они есть);
- названия должностей, специальностей, профессий с проставлением квалификации, информация о количестве штатных единиц и должностных окладах (например, Решение Уссурийского райсуда Приморского края от 20.11.2017 по делу № 2-5329/2017).
Часто задаваемые вопросы о штатном расписании. Краткий FAQ
Вопрос: Сколько хранить ШР и приказы, связанные с его изменениями?
Ответ: Как утверждает Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 №558, данные документы требуется хранить в компании постоянно.
Вопрос: Можно ли отражать в ШР одинаковые должности с разными окладами?
Ответ: Согласно Письму Роструда от 27.04.2011 №1111-6-1 нельзя. Это может грозить штрафами за нарушение трудового законодательства. Если необходимо указать разную зарплату, то можно воспользоваться внесением в ШР одному из сотрудников стимулирующих или компенсационных надбавок. Можно также изменить наименования должностей, например: «менеджер» на «старший менеджер», но для каждого должна быть своя должностная инструкция.
Вопрос: Могут ли быть в расписании вакантные должности? Можно ли их вычеркнуть?
Ответ: Могут. Если брать сотрудника на вакантную должность больше не требуется, то должность можно убрать путем издания приказа об изменении штатного расписания.
Вопрос: Обязательно ли предоставлять ШР организации по запросу проверяющих органов?
Ответ: Да. Запросить этот документ могут проверяющие сотрудники таких учреждений, как ИФНС, ПФР, трудинспекция.
Вопрос: Что представляет собой штатная расстановка?
Ответ: Это факультативный документ в организации. Можно услышать такие его названия, как штатное замещение или штатный список. Документ можно изменять столько раз, сколько нужно. Издания приказа не требуется. Отличается от ШР тем, что в форму Т-3 вносятся новые графы: ФИО сотрудника напротив каждой должности, стаж работы в организации, табельный номер, какие-либо другие особенности. Основная задача такого документа — помочь быстро отследить свободные должности. Штатная расстановка может пригодиться в организациях, где существует текучка персонала. Заполняется бумага аналогично ШР.
Что такое штатное расписание
Штатное расписание — нормативный документ, показывающий:
-
структуру предприятия;
-
штатный состав;
-
численность работников — общую, на каждой должности;
-
профессии, квалификации, должности, классы, разряды работников;
-
оклады, надбавки, премии.
Как заполнять штатное расписание
Документ необходимо заполнять согласно требованиям Постановления № 1 Госкомстата. Форма № Т-3 включает в себя несколько граф, в каждую из них вносят полную информацию:
-
наименование компании — так, как оно прописано в уставе, учредительных документах;
-
код по общероссийскому классификатору предприятий и организаций — ОКПО из 8 символов, присваивается Росстатом;
-
номер нормативного документа и число его составления;
-
число начала действия документа — может отличаться от даты составления;
-
номер приказа об утверждении документа и число, когда он был принят;
-
количество служащих на каждой должности.
Оклад (должностной оклад) — фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат (ч. 3 ст. 129 ТК РФ).
Если работникам с одноименными должностями установить разные оклады, возможны споры с контролирующими органами. Это может быть расценено как дискриминация при установлении условий оплаты труда.
- Как правильно: при указании в штатном расписании окладов по одноименным должностям размеры окладов следует определять одинаковые. Так называемая надтарифная часть заработной платы (надбавки, доплаты и другие выплаты) может быть различной у разных работников, в том числе в зависимости от квалификации, сложности работы, количества и качества труда (Письмо Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1).
Если работодатель установил все же разные оклады по одинаковым должностям, но при этом может документально доказать и обосновать такой подход, то в такой ситуации суды могут встать на сторону работодателя.
Если у работников, которым определены должности с одинаковыми наименованиями, круг должностных обязанностей отличается, включает дополнительные ответственность и объем работы, то именно это и может служить для работодателя доказательством того, что разные оклады установлены обоснованно.
Ошибки при заполнении
Может быть допущена ошибка в штатном расписании при заполнении своей формы: неправильные реквизиты или отсутствие их части. Чтобы заполнить корректно, нужно ориентироваться на ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, там указывается, какие данные должны быть.
Если компания использует форму Т-3, то в ней уже есть все необходимое. Но даже в ней ошибаются. Например, когда пишут «б/н» или номер через «/». Или когда указывают дату введения в действие раньше, чем дату утверждения. Или не учитывают двухмесячный период для предупреждения сотрудников.
Также будет ошибкой указать должность не на русском языке или поставить рядом ФИО сотрудника. Для последнего есть другой документ: штатная расстановка.
Ввод и изменения штатного расписания без сохранения истории
Ведение штатного расписания в программе без сохранения истории производится, если в форме настройки штатного расписания (раздел Настройка – Кадровый учет – ссылка Настройка штатного расписания) снят флаг Ведется история изменений штатного расписания.
Перед началом заполнения штатного расписания необходимо заполнить справочники Подразделения (раздел Кадры – Подразделения) и Должности (раздел Кадры – Должности).
Сведения о позициях штатного расписания вводятся и редактируются непосредственно в справочнике Штатное расписание (раздел Кадры – Штатное расписание). Для ввода позиции штатного расписания нажмите на кнопку Создать, в результате откроется форма (карточка Позиция штатного расписания) для описания позиции штатного расписания.
Если до ведения штатного расписания в программе в организацию были приняты сотрудники, то в справочнике Штатное расписание по выбранной организации (если в информационной базе зарегистрировано более одной организации) в табличной части отображаются наименования позиций, подразделения, должности, количество штатных единиц и дата утверждения (все данные соответствуют приказам о приеме на работу). Для каждой позиции можно отредактировать ее параметры (количество ставок, состав начислений и др.) или закрыть позицию (установив флаг Закрыта и больше не используется). Для утверждения штатного расписания (ввода) необходимо в справочнике Штатное расписание войти в каждую позицию, в поле Позиция утверждена установить флаг и указать дату ввода позиции в штатное расписание, согласно приказу об утверждении штатного расписания.
Если штатное расписание в программе ведется без сохранения истории, то в карточке подразделения появляется возможность указать, что подразделение уже сформировано, с указанием даты его формирования и включения его в штатное расписание, или что оно уже не используется — с указанием даты расформирования.
В карточке должности указывается, что должность введена в штатное расписание или исключена из него и больше не используется. Это позволяет не отображать в соответствующих списках неиспользуемые в настоящий момент подразделения и должности, что облегчает работу со списками, поиск и выбор в них требуемых строк.
В списке позиций штатного расписания предусмотрен отбор актуальных позиций с возможностью просмотра еще неутвержденных (когда установлен флаг Показывать неутвержденные позиции) (внизу формы), а также уже закрытых позиций штатного расписания (когда установлен флаг Показывать закрытые позиции). Также можно настроить произвольные отборы (по кнопке Еще – Настроить список…) или добавить колонки с количеством свободных и занятых штатных единиц, которые по умолчанию не отражаются в списке (по кнопке Еще – Изменить форму…).
- Если работа в одном и том же подразделении организации на одной и той же должности одного разряда (категории) может выполняться на разных условиях, то в штатном расписании можно описать разные соответствующие позиции. Подразделение, должность и разряд (категория) в них будут одинаковые, а условия труда – разные.
- Если же одинаковых должностей в одном подразделении предусмотрено несколько, но если условия труда при работе на них не отличаются, то они могут быть описаны одной позицией с указанием количества штатных единиц.
Примеры употребления на «Секрете»
«»С уверенностью могу сказать, что инфраструктура ЦЭДов, на которые перераспределена нагрузка по новому алгоритму, не предусматривает увеличение объёма досмотров и выпуска таможенных деклараций в несколько раз, а штатное расписание в таможне осталось без изменений», — констатирует эксперт «Таможенной лиги» Александр Куденко».
(Из новости о том, что таможня неожиданно изменила порядок оформления деклараций.)
« …при сокращении сотрудников работодатель вправе изменить штатное расписание, убрав из него все вакантные должности».
Кто имеет доступ к штатному расписанию
Утверждённое штатное расписание хранится на предприятии и может быть востребовано в любой момент проверяющими органами. Это может быть налоговая инспекция, внебюджетные фонды (ПФР, ФСС, ФМОС), трудовая инспекция, прокуратура.
Какие санкции грозят за отсутствие штатки? Во-первых, это статья 126 НК РФ – 200 рублей за непредставленный документ. Во-вторых, работодателю могут вменить нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. За это по статье 5.27 КоАП РФ с индивидуального предпринимателя взыщут до 5 000 рублей, а с организации – от 30 000 до 50 000 рублей. В-третьих, без штатного расписания трудно доказать, что увольнение по сокращению численности законно и у работодателя нет вакансий, которые он должен предложить сокращаемому работнику.
Что касается сотрудников, то знакомить их с штатным расписанием надо, только если это указано в коллективном договоре или другом локальном акте. Кроме того, доступ к этому документу надо обеспечить, если в трудовом договоре с работником не указан размер оклада, а сделана отсылка к штатному расписанию.
Вот какое мнение высказывает Роструд в письме от 15 мая 2014 г. № ПГ/4653-6-1: «Штатное расписание не является локальным нормативным актом, непосредственно связанным с трудовой деятельностью. Поэтому работодатель не обязан знакомить с ним работника при приёме на работу».
Но если сотрудник просит предоставить ему выписку из штатки, работодатель должен её предоставить. В документе отражают название и размер оклада только той должности, которую занимает работник.
Выбираем тип учреждения
Прежде всего надо осмысленно выбрать форму учреждения. Наиболее часто решение принимается в пользу либо нового бюджетного, либо автономного учреждения. Им предоставлено больше свободы и самостоятельности в плане распоряжения закрепленным за ними имуществом и использования средств, полученных от приносящей доход деятельности. При этом учредители новых бюджетных и автономных учреждений не несут ответственности по обязательствам подведомственных учреждений.
Окончательный выбор помогут сделать приведенные ниже критерии. Они также полезны уже существующим автономным учреждениям, которые могут проанализировать обоснованность ранее принятых решений относительно смены собственного статуса.
Первый критерий — возможность исполнения учреждением государственных функций или государственных услуг. Этот критерий определен Законом N 83-ФЗ, который ввел в БК РФ новую категорию «государственная (муниципальная) функция». Исполнение государственной функции отнесено к исключительной прерогативе казенных учреждений.
В свою очередь, автономное или бюджетное учреждение создается для выполнения государственных (муниципальных) работ, оказания услуг и не вправе исполнять государственные (муниципальные) функции, за исключением случаев, прямо установленных федеральными законами.
Второй критерий — сфера деятельности учреждения. К казенным целесообразно относить только учреждения, созданные в сфере управленческой деятельности либо отнесенные к ним в соответствии с законом.
Когда утверждается на следующий срок?
Даты составления, подписания и ввода штатного расписания в действие, как правило, не совпадают. Для обеспечения бесперебойного и правильного действия штатного расписания, его нужно утверждать примерно за 2 месяца до окончания финансового года. А дату вступления в силу обозначить с 1 января следующего года.
В данном случае, у сотрудников отдела кадров и бухгалтерии будет достаточно времени осуществить все манипуляции, связанные с произошедшими изменениями:
- Перезаключить трудовые договоры.
- Уведомить соответствующих лиц об изменениях.
- Пересчитать оклады.
- Внести изменения в трудовые книжки и должностные инструкции.
Должности в трудовом договоре, трудовой книжке и штатном расписании должны быть идентичными.
Выбираем тип учреждения
Прежде всего надо осмысленно выбрать форму учреждения. Наиболее часто решение принимается в пользу либо нового бюджетного, либо автономного учреждения. Им предоставлено больше свободы и самостоятельности в плане распоряжения закрепленным за ними имуществом и использования средств, полученных от приносящей доход деятельности. При этом учредители новых бюджетных и автономных учреждений не несут ответственности по обязательствам подведомственных учреждений.
Окончательный выбор помогут сделать приведенные ниже критерии. Они также полезны уже существующим автономным учреждениям, которые могут проанализировать обоснованность ранее принятых решений относительно смены собственного статуса.
Первый критерий — возможность исполнения учреждением государственных функций или государственных услуг. Этот критерий определен Законом N 83-ФЗ, который ввел в БК РФ новую категорию «государственная (муниципальная) функция». Исполнение государственной функции отнесено к исключительной прерогативе казенных учреждений.
В свою очередь, автономное или бюджетное учреждение создается для выполнения государственных (муниципальных) работ, оказания услуг и не вправе исполнять государственные (муниципальные) функции, за исключением случаев, прямо установленных федеральными законами.
Второй критерий — сфера деятельности учреждения. К казенным целесообразно относить только учреждения, созданные в сфере управленческой деятельности либо отнесенные к ним в соответствии с законом.
Организующая структура учреждения
--------------------------------¬
¦ Учредитель ¦
¦(его полномочный представитель)¦
L--------------T--T--------------
¦ ¦/
/
/
--------------------------------¬
¦ Директор ¦
¦ ¦
L----------------T---------------
¦
------------------¬ ¦ --------------------------¬
----------------------¬ ¦Юридический отдел¦ ¦ Отдел информационных¦ ¦ (аутсорсинг) ¦ +->¦коммуникации и канцелярия¦
¦технологий (IT-отдел)¦ L------------------ ¦ L--------------------------
¦ (аутсорсинг) ¦ L---------------------- ¦
----------T-----------------T----------------------------+----------T---------------------------------¬
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦/
¦ ¦ ¦ ¦ ¦/ ----------------------¬
¦ ¦ ¦ ¦ -----------------------------¬ ¦Заместитель директора¦
¦ ¦ ¦ ------------------¬¦/¦Первый заместитель директора¦ ¦ по общим вопросам ¦
¦ ¦ ¦ ¦Главный бухгалтер+-- ¦ (основные подразделения) ¦ ¦ (АХО) ¦
¦ ¦/ ¦/ L--------T--------- L---------------T------------- LT----------TT---------
¦-----------------¬-----------------¬ ¦/ ¦/ ¦ /
¦¦Отдел управления¦¦Отдел маркетинга¦ ----------------¬ -----------------------------¬ ¦ - - - - - - - - -¬
¦¦персоналом: ¦+----------------+ ¦ Бухгалтерия ¦ ¦ "Производственные" отделы ¦ ¦ ¦ --------------¬
¦¦- Сектор приема ¦¦- Сектор сбора и¦ +---------------+ +-------------T--------------+ ¦ ¦Обслуживающий¦ ¦
¦¦и распределения ¦¦анализа ¦ ¦- Сектор ¦ ¦Сектора и ¦Участники ¦ ¦ ¦ ¦ персонал ¦
¦¦персонала. ¦¦информации, ¦ ¦подготовки ¦ ¦отделы ¦секторов по ¦ ¦ ¦ здания ¦ ¦
¦¦- Секто𠦦изменений ¦ ¦отчетов. ¦ ¦основной ¦оказанию ¦ ¦ ¦ L--------------
¦¦мотивации ¦¦конъюнктуры ¦ ¦- Сектор работы¦ ¦деятельности:¦дополнительных¦ ¦ --------------¬ ¦
¦¦персонала ¦¦рынка и ¦ ¦с банками и ¦ ¦- Сектор 1. ¦платных услуг:¦ ¦ ¦ ¦ Сантехники ¦
¦L-----------------¦ценообразования.¦ ¦Казначейством. ¦ ¦- Сектор 2. ¦- Участок 1. ¦ ¦ L-------------- ¦
¦----------------¬ ¦- Сектор рекламы¦ ¦- Сектор ¦ ¦- Сектор 3 ¦- Участок 2. ¦ ¦ ¦ --------------¬
¦¦Отдел по связям¦ ¦и публикаций. ¦ ¦расчетно- ¦ ¦ ¦- Участок 3 ¦ ¦ ¦ Электрики ¦ ¦
++ с ¦ ¦- Сектор ¦ ¦кассовых ¦ L-------------+--------------- ¦ ¦ L--------------
¦¦общественностью¦ ¦продвижения на ¦ ¦операций. ¦ ¦ (аутсорсинг) ¦
¦+---------------+ ¦рынок ¦ ¦- Сектор учета ¦ ¦ L - - - - - - - - -
¦¦ Отдел развития¦ L----------------- ¦ТМЦ. ¦ ¦/
++ и коррекции ¦ ¦- Сектор ¦ ----------------¬
¦¦ организации ¦ ¦подготовки ТЭО ¦ ¦Вспомогательный¦
¦+---------------+ ¦проектов, ¦ ¦ персонал ¦
L+ Учебный центр ¦ ¦расчета бизнес-¦ LT---------------
L---------------- ¦планов и ¦ + Уборщица -
¦управленческого¦ ¦1 штат. ед.
¦учета. ¦ + Дворник -
¦- Сектор ¦ ¦1 штат. ед.
¦финансового ¦ + Охранник -
¦анализа и ¦ ¦2 штат. ед.
¦прогнозирования¦ L Другие - по
L---------------- 1 штат. ед.
Рассмотрим некоторые ее составляющие более подробно.
Введение новой штатной единицы
При объективной нехватке работников у организации есть один разумный выход — добавить еще одну кадровую единицу. По ст. 8 ТК РФ это вполне правомочное решение. В случае организационной, производственной и экономической необходимости кадровое расписание может пополнится новой должностью или дополнительной штатной единицей. Частоту, периодичность внесения таких изменений определяет сам работодатель.
Готового образца введения штатной единицы российское законодательство не предлагает. Однако профессионалы советуют проводить эту процедуру в три шага.
- Определение необходимости ввода единицы в штат.
- Оформление новой должностной инструкции.
- Составление докладного документа на имя руководителя.
Разберем озвученные этапы более подробно.
Штатное расписание. Чек-лист для самопроверки
- Есть ли в организации штатное расписание.
- Какая форма штатного расписания. С 1 января 2013 года форма штатного расписания в негосударственных организациях может быть своя, необязательно по форме Т-3. Главное, чтобы она была утверждена учетной политикой.
- На какой период утверждено штатное расписание.
- Есть ли приказы об утверждении штатного расписания.
- Если численность работников превышает 50 человек, проверьте, есть ли в штатном расписании специалист по охране труда (ст. 217 ТК РФ).
- Если на воинском учете состоят не менее 500 человек, должен быть минимум 1 специалист, ведущий воинский учет (Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете»).
-
Вилки в окладах по одной должности вызывают споры с проверяющими и работниками
(ст. 22, ст. 132 ТК РФ). -
Срок хранения штатного расписания — постоянно (ст. 71 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»,
утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).