Как проходят проверки ГИТ и как к ним подготовиться

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как проходят проверки ГИТ и как к ним подготовиться». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Штатное расписание обязательно для любой организации. Обычно запрашивают актуальную редакцию документа и последние изменения к нему. Проверьте, нет ли в вашем штатном «вилок» окладов, и совпадает ли зарплата на одних и тех же позициях. Другими словами, по должности «менеджер» в одном и том же отделе не утверждают разных окладов и не ставят цифры «20 000-25 000». Важно соответствие размеров выплат региональному минимуму зарплаты на текущий год.

Этап 5. График отпусков

Графики отпусков имеют небольшой срок хранения — 1 год, так что направить усилия следует на текущий и прошедший годы. Знакомить работников с графиком законом не предусмотрено, но предусмотрено уведомление работника о предстоящем отпуске за две недели. Сроки уведомлений инспекция проверять очень любит. Если в вашей организации принято разделять отпуск на части, пропишите это в ПВТР или в положении об отпусках. О том, что соглашение с работником о разделении отпуска достигнуто, свидетельствует заявление с просьбой внести в график несколько частей отпуска.

Проверьте совпадение графика с фактическими отпусками, если знаете, что он иногда не соблюдается. В каждом случае перенесения отпуска оформляйте заявление работника о переносе и приказ. Если в месяце несколько перенесений, допустимо издавать один приказ на все изменения.

В график вписывайте даты фактически предоставленных отпусков и основания их переноса — заявление, приказ.

И утвердите сам график не позднее чем за 15 дней до начала года, на который он составлен.

Коротко о проверках Роструда

Роструд проводит плановые и внеплановые проверки. Плановые проверки — по графику, внеплановые — по жалобе или чтобы проверить, как работодатель исправил нарушения, которые Роструд нашёл во время плановой проверки. И плановые, и внеплановые проверки могут быть документарными и выездными.

Документарные проверки. Роструд проверяет документы работодателя у себя в офисе. Если у вас проводят документарную проверку:

1. Подготовьте документы.

2. Следите за сроками.

3. Проверьте правильность составления акта.

Выездные проверки. При выездных проверках инспектор приезжает к работодателю и проверяет условия труда работников и товары компании или ИП. Если к вам пришли с проверкой:

1. Проверьте документы ревизоров.

2. Предоставьте информацию.

3. Присутствуйте при проверке.

4. Не мешайте проверяющим.

5. Привлеките менеджеров.

6. Следите за сроками.

7. Не платите за экспертизу.

8. Если посчитаете нужным, привлеките к проверке уполномоченного при президенте по защите прав предпринимателей.

9. Проверьте правильность составления акта.

После проверки Роструд может приостановить работу предпринимателя или компании и передать материалы в прокуратуру или суд. Если вы не согласны с результатами проверки, их можно обжаловать.

Стоимость услуги по подготовке к проверке инспекции по труду:

Наименование услуги	Стоимость, ₽.
Подготовка к проверке инспекции по труду	от 20 000*

Как проверить полномочия инспектора

Перед началом проведения проверки должностное лицо Департамента обязано предъявить проверяемому субъекту или его представителю служебное удостоверение и предписание на проведение проверки. Внимательно ознакомьтесь с документами, сравните информацию в предписании с удостоверением инспектора. Если что-либо вызывает сомнения, позвоните в Департамент и задайте возникшие вопросы.

Обратите внимание! Проводить проверку может только тот инспектор, чья фамилия указана в предписании о проверке, а в случае прихода другого должностного лица (неуказанного в предписании) вы на законных основаниях можете отказать в проведении у вас контрольного мероприятия.

Помните, госинспектор не вправе отклоняться от задач, которые записаны в предписании, в том числе требовать предоставить к проверке документы, не относящиеся к области, проверяемой им деятельности. При этом, с тех документов, которые он уполномочен рассматривать он имеет право делать копии.

Кроме того, инспектор обязан внести запись в Книгу учета проверок. Невнесение должностным лицом надзорного органа записи о проведении проверки в книгу (при представлении данной книги), нарушение им порядка назначения проверки (в том числе ее необоснованное назначение) являются основаниями для признания проверки незаконной.

Также обращаем Ваше внимание, что за нарушение порядка проведения проверок, установленного Указом №510, сам инспектор может понести соответствующую ответственность (дисциплинарную, административную, уголовную).

Новые сроки проверок трудовой инспекции с 2021 года

Как мы уже говорили выше, сроки проведения трудовых проверок по сравнению с ранее действовавшими были существенным образом сокращены.

Так, срок проведения документарной проверки по новым правилам не может превышать 10 рабочих дней (ранее указанный срок составлял 20 рабочих дней). В указанный срок не включается период с момента направления ГИТ требования представить необходимые документы до момента их представления в инспекцию.

Также в общий срок не включается период с момента направления работодателю информации о выявлении ошибок и противоречий в представленных документах до момента представления соответствующих пояснений (п. 46 Положения).

Одновременно вдвое (с 20 до 10 рабочих дней) были сокращены предельные сроки проведения выездных проверок работодателей. При этом новые правила отдельно оговаривают, что в отношении одного субъекта малого предпринимательства общий срок выездной проверки не может превышать 50 часов для малого предприятия и 15 часов для микропредприятия.

Если выездная проверка проводится в отношении организации, осуществляющей свою деятельность на территориях нескольких регионов, то срок проверки устанавливается отдельно по каждому филиалу, представительству или обособленному структурному подразделению организации-работодателя (п. 49 Положения).

Срок проведения инспекционного визита на одном производственном объекте (территории) составляет один рабочий день (ст. 70 Федерального закона от 31.07.2020 № 248-ФЗ).

Что же касается рейдового осмотра, то предельный срок его проведения составляет 10 рабочих дней, а проверка отдельного работодателя в период проведения рейдового осмотра не может занимать более одного рабочего дня.

Ограничения и требования, установленные законом для ГИТ

Не важно, плановая проводится проверка, или внеплановая, закон требует от инспекторов ГИТ соблюдения следующих правил:

Ограничение	Комментарий
По срокам извещения о начале проведения проверки	Уведомление от ГИТ должно прийти на предприятие не позже, чем за 3 рабочих дня до приезда инспекторов. Уведомление происходит путем направления предпринимателю приказа или распоряжения о проведении проверки письмом (заказным, с уведомлением о вручении). Если проверка внеплановая, предупреждение должно поступить любым возможным способом за 24 часа до прихода инспекторов.
По продолжительности проверки	Плановая или внеплановая проверка ГИТ может растянуться не более чем на 20 рабочих дней. Существует ограничение и по срокам проведения плановых выездных проверок — для субъекта малого бизнеса это максимум 50 часов в год, для микропредприятия — 15 часов.
По запрашиваемым документам	Если документы, которые требует предъявить инспектор ГИТ, не относятся к предмету проверки, предприниматель не обязан их предъявлять (но перечня бумаг, которые необходимо показывать, законом не утверждено).

Какие органы следят за соблюдением трудового законодательства?

Подготовиться к проверке можно, если известны причины её проведения. Важно, чтобы работодатель знал свои права и обязанности, а также то, на что имеют право инспекторы и что именно входит в их обязанности. Если руководство организации или предприятия знает обо всех актуальных изменениях трудового законодательства, то оно фактически всегда готово к любой проверке.

За соблюдением трудового законодательства в России следит Федеральная служба по труду и занятости и её территориальные органы (государственные инспекции труда — ГИТ).

Основные нормативно-правовые акты, регламентирующие отношения в сфере трудового надзора:

— Федеральный закон от 31.07.2020 № 248-ФЗ «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации»;

— Постановление Правительства РФ от 21.07.2021 № 1230 «Об утверждении Положения о федеральном государственном контроле (надзоре) за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права».

Проверки проводят по регламенту

С 22.10.2019 начинает действовать Административный регламент осуществления Федеральной службой по труду и занятости федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, утв. Приказом Роструда от 13.06.2019 № 160. Документ уточняет, что проверяет трудовая инспекция в 2021 году, за что и какие штрафы положены.

Регламент написан по нормам Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ о защите прав предпринимателей при осуществлении государственного и муниципального контроля и Постановления Правительства от 01.09.2012 № 875, потому никаких новых правил не вводит. Но с ним следует ознакомиться, чтобы понять, что трудовая инспекция при плановой проверке проверяет, а какие моменты опускает.

Как заявлено в регламенте, проверки включают контроль:

• обязательных требований, в том числе касающихся охраны труда;
• процедуры выплаты зарплаты, отпусков, расчетов при увольнении;
• доступности условий работы для инвалидов;
• выполнения ранее выданных предписаний.

Этап 1. Что готовить на проверку

ГИТ перед проверкой присылает большой список документов, которые собирается проверять, в нем насчитывается более 70 пунктов. Разделим их на блоки по темам:

1. Уставные документы.
2. Документы по оплате труда.
3. По кадровому учету:
   трудовые договоры и доп. соглашения;
4. штатное расписание и изменения к нему;
5. графики отпусков;
6. приказы — прием, увольнения, переводы, отпуск;
7. личные карточки;
8. трудовые книжки и журналы их учета;
9. локальные нормативные акты (ЛНА).
10. По охране труда (ОТ):
    регламентирующие документы — приказы, ЛНА, должностные инструкции;
11. инструкции по ОТ;
12. журналы вводного и первичного инструктажа;
13. документы по медосмотрам, обучению;
14. карточки выдачи средств защиты и др.
15. Документы на иностранных работников.

Список иногда расширяют в ходе проверки, если потребуются дополнительные сведения.

Как же узнать, что Вас ожидает проверка со стороны государственной инспекции труда?

Список субъектов подлежащих выборочной проверке размещается на официальном Интернет-ресурсе государственной инспекции труда. Поэтому вначале полугодия проверьте официальный сайт контролирующего органа на наличие в списке Вашей организации или обратитесь в инспекцию труда напрямую. Следует отметить, что список предприятий, подлежащих проведению выборочной проверки, не публикуется на сайте Генеральной прокуратуры. Также Вы имеете право обратиться в государственную инспекции труда за письменным разъяснением причины включения Вашей организации в список выборочных проверок. При назначении внеплановой проверки государственный инспектор труда обязан за сутки уведомить Вас о предстоящей проверке в письменном виде с указанием предмета проведения проверки, при выборочной проверке — не менее чем за тридцать календарных дней с указанием предмета проведения проверки и ее сроков.

После того как Вы узнали, что к Вам идет инспектор начинаем готовиться к проверке.

Границы и сроки незапланированных проверок ГИТ

В ч. 21 ст. 10 Закона 294-ФЗ сказано, что проверка в связи с истечением срока исполнения ранее выданного предписания может затрагивать исключительно выполнение этого предписания. Насчет других оснований для внеплановых контрольных мероприятий такой оговорки в законе нет. Но в то же время инспекторы ГИТ не вправе выходить за пределы предмета проверки, который формулируется исходя из основания ее проведения (п. 3 ст. 15 Закона 294-ФЗ).

Периоды, за которые может проводиться контроль, законом не установлены. В приказе на проведение проверки они также не указываются. Поэтому трудовая инспекция может запросить документы за любой период, в том числе в отношении уже уволившихся работников.

Однако объективно возможности работодателя по предоставлению документов ограничены сроками их хранения. Сроки хранения документов, относящихся к трудовым отношениям, установлены в Перечне, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Обратите внимание! Приказ Росархива №236 действует с 18.02.2020 года. Как изменились сроки хранения документов читайте здесь.

При отсутствии каких-либо документов по причине истечения срока их хранения работодателю следует направить в ГИТ письменные пояснения. Ответственность ему в этом случае не грозит.

Какие документы и как обжаловать

Если руководитель не согласен с решениями инспектора, он может подать жалобу. Это можно сделать двумя способами:

1. В административном порядке. Руководитель пишет жалобу вышестоящему должностному лицу инспектора, который проводил проверку, или главному государственному инспектору труда Российской Федерации (ст. 361 ТК РФ).
2. В судебном порядке. При этом досудебный порядок обжалования не обязателен, госпошлину платить не надо (ч. 5 ст. 30.2 КоАП РФ).

Первый способ не всегда эффективен. Второй — дает шанс на справедливое решение.
Сроки обжалования решений инспектора по труду

Документ	Сроки обжалования
Акт проверки	На практике обжалование неэффективно
Предписание об устранении правонарушений	В административном порядке — в течение 15 дней с момента получения предписания (п. 12 ст. 16 Федерального закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»). Срок начинает течь на следующий день после получения предписания. Если последний день срока приходится на нерабочий день, то его переносят на ближайший рабочий день. В суд — в течение 10 дней с момента получения (ч. 2 ст. 357 ТК РФ), но есть позиция, что применяется общий трехгодичный срок давности обращения в суд
Протокол об административном правонарушении	Не обжалуют
Постановление о назначении административного наказания	В течение 10 суток со дня, когда постановление вручено или получено (ч. 1 ст. 30.3 КоАП РФ). Если постановление пришло к работодателю по почте, то доказательством даты его доставки будет оттиск почтового штемпеля на конверте

Проверка документов на этапе формирования плана проверок

В зависимости от основания проведения проверки подразделяются (ст. 9, 10 закона № 294-ФЗ):

• на плановые (проводятся на основании годового плана);
• внеплановые (по заявлению, обращению и т. д.).

В плане проверок перечисляются лица, в отношении которых будут проводиться проверочные мероприятия, и сроки проведения проверки.

При его формировании учитываются:

• 3-летний срок, прошедший с момента госрегистрации или последней проверки лица (п. 8 ст. 9 закона № 294-ФЗ);
• наличие или отсутствие повышенного риска нарушений (ст. 8.1 закона № 294-ФЗ).

В соответствии с п. 31 адмрегламента анализ начинается в 3 квартале года с изучения:

• материалов предыдущих проверок и их результатов, включая структуру и типологию нарушений трудового законодательства;
• причин задолженности по зарплате;
• сведений о работодателях, задерживающих выплату заработной платы;
• состояния условий, охраны труда и травматизма и др. информации.

Эти сведения используются для реализации риск-ориентированного подхода. Уровень риска, в зависимости от которого устанавливается частота проверок, определяется по формуле, в которой весомая роль принадлежит индивидуальным коэффициентам, определяемым на основании (п. 10 положения № 875):

• отчетности о результатах надзора за 3 предшествующих года;
• сведений о травматизме за 3 года;
• сведений о долгах по зарплате за предыдущий год.

Нормативное регулирование плановых проверок трудовой инспекции

Правовые основы проведения проверок Государственной инспекцией труда содержатся в следующих нормативных актах:

• конвенция Международной организации труда «Об инспекции труда…» от 11.07.1947 № 81 (далее — Конвенция МОТ);
• глава 57 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ);
• закон «О защите прав…» от 26.12.2008 № 294-ФЗ (далее — закон 294-ФЗ);
• Положение о надзоре за соблюдением трудового законодательства, утв. постановлением Правительства РФ от 01.09.2012 № 875 (далее — Положение);
• Административный регламент исполнения ГИТ функции по надзору за соблюдением трудового законодательства, утв. приказом Минтруда от 30.10.2012 № 354н (далее — Регламент);
• Методические рекомендации по планированию ГИТ в субъектах РФ мероприятий по надзору за соблюдением трудового законодательства, утв. приказом Роструда от 28.10.2010 № 455 (далее — Методические рекомендации).

Проверка сведений, связанных с охраной труда

Каждый работодатель должен обеспечивать своим работникам безопасные условия труда. Они прописаны в документах по охране труда, наличие которых необходимо в любой организации. Это могут быть различные инструкции, документы, подтверждающие, что с работниками проводилось обучение по охране труда. Подобного рода документы должны быть в наличии, независимо от величины организации и количестве нанятых сотрудников.

Это тоже важно знать:
Что грозит за систематические опоздания

При проверке безопасности выполняемых работ инспекторы смотрят следующие условия:

• требования, связанные с обучением и инструктированием работников;
• меры безопасности при проведении работ;
• обеспечении работников средствами защиты;
• организация и проведение аттестации рабочих мест по условиям труда (сейчас СОУТ), а также использования результатов АРМ (СОУТ) для предоставления льгот и компенсаций работникам, проведения периодических медицинских осмотров и др.

Во время ревизии инспекторы государственной трудовой инспекции, помимо проверки необходимых документов, могут осматривать все помещения предприятия, задавать вопросы персоналу, запрашивать недостающие сведения у ответственных сотрудников.

Похожие записи:

• Можно ли продавать клей несовершеннолетним
• Пособие на 3 ребенка в Кемеровской области в 2023 году
• Страховые взносы за гражданина Узбекистана в 2024 году