Должностные обязанности администратора офиса продаж

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностные обязанности администратора офиса продаж». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В числе обязанностей офис-менеджера может быть и работа с коммунальными службами, с представителями обслуживающих оргтехнику организаций. Основное и существенное различие между офис-менеджером и администратором офиса заключается в руководящих полномочиях — администратор, как правило, не управляет офисными работниками, а всего лишь является одним из них и выполняет свою работу во взаимодействии с персоналом офиса.

Вариант объявления о вакансии администратора отдела продаж

Крупная торговая компания объявляет конкурс на вакантную должность «администратор отдела сбыта».
Мы предлагаем:

• перспективу карьерного роста;
• достойную оплату труда;
• интересную работу в молодом, дружном коллективе;

Наши требования к будущему сотруднику:

1. желательно наличие высшего образования;
2. опыт работы от 1-го года;
3. целеустремленность;
4. активность;
5. общительность.

Приглашаем всех желающих работать в нашей компании на собеседование. Будем рады видеть в нашей команде активных и целеустремленных сотрудников.

Администратор отдела продаж

Другие названия должности:	Секретарь отдела продаж / Ассистент менеджера по продажам / Помощник менеджера по работе с клиентами
Подчиняется:	Начальнику отдела продаж
Подчинённые:	Отсутствуют
Цель:	Поддержка эффективной деятельности отдела продаж
Задачи:	Контроль выполнения условий договоров с клиентами; Поддержание отношений с клиентами компании, предоставление необходимой информации.
Функции:	Отслеживать выполнение условий договоров с клиентами (сроки, оплата, наличие необходимых документов); Взаимодействовать с функциональными подразделениями компании, в том числе с юридической службой для проверки соответствия условий контрактов законодательству и внутренним процедурам компании ; Готовить необходимую информацию и материалы для заключения договоров; Обеспечивать правильность заполнения и регистрации документов; Контролировать своевременную оплату и отгрузку товаров клиентам; Контролировать наличие необходимой продукции на складе; Вести базу данных клиентов; Вести файловую систему контрактов отдела; Принимать заявки и претензии клиентов.
Требования к опыту и квалификации:	Администратор отдела продаж относится к категории специалистов; На должность администратора отдела продаж назначается лицо, имеющее высшее или среднее специальное образование и опыт работы от 2-х лет; Коммуникабельность, аккуратность, исполнительность; Опытный пользователь ПК.

Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством

Требования к специалисту

Инструкция должностная офис-менеджера включает необходимые предписания для принятия на работу и ее осуществления в дальнейшем. Первое, чем должен обладать претендент на данную должность, — это соответствующее образование и профессиональные навыки. Работник должен иметь диплом об окончании среднего специального, неполного высшего или высшего образования.

В навыках должны присутствовать знания об устройстве офиса и особенностях его работы. Зонирование помещения – немаловажный фактор в функциональности. Если офис-менеджер знаком с принципами организации деятельности, ему будет несложно контролировать отдельные рабочие позиции. Персонал должен распределяться по своим местам в соответствии с обязанностями так, чтобы не нарушалась другая работа. Офис-менеджер должен знать сферу работы и степень ответственности каждого специалиста.

Требования к управлению офисом

• Опыт работы офис-менеджером, администратором или помощником.
• Понимание обязанностей, процессов и процедур офис-менеджера
• Отличные навыки тайм-менеджмента, а также способность работать в режиме многозадачности и расставлять приоритеты.
• Ориентация на детали и способность решать проблемы
• Отличные письменные и устные коммуникативные способности
• Отличные организаторские и планировочные способности
• Microsoft Office опытный
• Необходимы процессы и процедуры бухгалтерского учета, данных и административного управления.
• Понимание канцелярских технологий и процедур
• знакомство со стратегиями и процессами управления человеческими ресурсами
• Понимание принципов бизнеса и управления
• Знание офисных программных продуктов и навыки работы с ПК

Навыки офис-менеджера

• Коммуникация
• Оценка и анализ
• Решение
• Решение проблем
• Принятие решения
• Организация и планирование
• Управление временем
• Подробная ориентация
• точность
• Делегация
• Коучинг
• Инициатива
• Целостность
• Приспособляемость
• Командная работа
• Бюджетирование
• Кадровые
• Наблюдение
• Создание стандартов
• Улучшение процесса
• Управление запасами
• Управление поставками
• Креативность
• Проактивность
• Бухучет, ведение учета, делопроизводство
• достижимость
• Знание Microsoft Office
• Координация
• Биллинг
• Межличностные способности
• мотивация
• Сопереживание
• Административная помощь

Права Администратора торгового зала

3.1. Администратор торгового зала имеет право предпринимать действия для предотвращения и устранения случаев любых нарушений или несоответствий.

3.2. Администратор торгового зала имеет право получать все предусмотренные законодательством социальные гарантии.

3.3. Администратор торгового зала имеет право требовать оказание содействия в исполнении своих должностных обязанностей и осуществлении прав.

3.4. Администратор торгового зала имеет право требовать создание организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей и предоставление необходимого оборудования и инвентаря.

3.5. Администратор торгового зала имеет право знакомиться с проектами документов, касающимися его деятельности.

3.6. Администратор торгового зала имеет право запрашивать и получать документы, материалы и информацию, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей и распоряжений руководства.

3.7. Администратор торгового зала имеет право повышать свою профессиональную квалификацию.

3.8. Администратор торгового зала имеет право сообщать обо всех выявленных в процессе своей деятельности нарушениях и несоответствиях и вносить предложения по их устранению.

3.9. Администратор торгового зала имеет право ознакамливаться с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

Обязанности администратора по взаимодействию с покупателями

Обязанности администратора магазина можно условно разделить на несколько групп, и в первую из них попадают обязанности, касающиеся взаимоотношений с клиентами магазина. Если в обязанности продавца входит представление товара, то администратор в торговом зале следит за тем, чтобы клиенты остались довольны качеством обслуживания в магазине. Он подключается к работе с клиентами тогда, когда компетенции продавца не хватает для решения возникших вопросов.

Вот несколько основных должностных обязанностей этой группы:

• организация культурного обслуживания клиентов;
• консультация покупателей по вопросам, касающимся оказываемых магазином дополнительных услуг;
• принятие мер по предупреждению/разрешению конфликтов с покупателями;
• рассмотрение жалоб и претензий потребителей.

Обязанности администратора по взаимодействию с поставщиками и промоутерами

В магазинах именно администратор зачастую решает вопросы размещения товаров, в чем ему помогают сами поставщики. У компаний, поставляющих в магазины продукты, как правило, есть свои методики и схемы выставления товаров, которые основываются на многочисленных исследованиях. Для этого в таких компаниях работают мерчендайзеры, которые и взаимодействуют с администраторами магазинов.

Также администратор заинтересован в повышении продаж, для чего он привлекает в торговый зал промоутеров, которые проводят различные рекламные акции. И именно администратор следит за тем, чтобы все проходило в рамках достигнутых соглашений.

К этой группе можно отнести следующие должностные обязанности:

• контроль за оформлением помещения и размещением в нем рекламной продукции;
• организация сотрудничества с мерчендайзерами компаний-поставщиков;
• заключение контрактов с промоутерами и BTL-агентствами.

Обычно на должность офис-менеджера назначаются лица, имеющие средне-специальное или высшее образование, опыт работы не менее одного года, наличие специальных курсов по профилю, знание ПК (Word, Exсel), знание 1С, обладающие навыками делопроизводства, владеющие иностранными языками, умеющие печатать с высокой скоростью. Обязанности для резюме руководителя офиса определяются такими личными качествами:

• исполнительность и ответственность;
• грамотность и аккуратность;
• стрессоустойчивость и инициативность;
• трудолюбие и коммуникабельность;
• позитивность и честность;
• выносливость и усидчивость;
• дисциплинированность, организованность.

Что это за работник и какова его роль

В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37, детально описано, какую роль играет и какие обязанности выполняет администратор в организации. Именно из него можно понять, что собой представляет работа администратором, что входит в обязанности такого работника, нужен ли он организации или его можно заменить секретарем (иным специалистом). Согласно справочнику, основные задачи такого сотрудника:

• прием и консультирование посетителей;
• создание благоприятных условий для них;
• прием претензий и заявлений от визитеров.

Во многих офисах в обязанности админа также входит планирование времени посещений, печать предварительной документации.

Обычно на должность сисадмина назначаются лица, имеющие неполное или законченное высшее образование, стаж работы не менее одного года, опыт работы в управлении инфосистемами, владеющие английским языком (уровень чтения технической документации). Требуется знание программных задач и самих компьютеров (софт и железо), правил построения сетей, навыки администрирования баз данных. Должностные обязанности системного администратора на предприятии подразумевают наличие определенных знаний и опыта, но при приеме на работу работодатель оценивает и личные качества соискателя:

• ответственность;
• компьютерную и речевую грамотность;
• исполнительность;
• вежливость и умение находить общий язык с пользователями;
• стрессоустойчивость;
• терпение;
• способность к принятию быстрых решений.

Сколько зарабатывает Администратор офиса в Москве?

По данным ГородРабот.ру, средняя зарплата Администратора офиса в Москве за 2023 год ‒ 54 128 рублей. За месяц заработная плата не изменилась и составляет 54 128 рублей. А чаще всего в вакансиях встречается зарплата 50 000 рублей (модальная).

Как мы считали?

Мы считаем среднюю, медианную и модальную зарплаты на основе российских вакансий. Наша статистика показывает предложения работодателей, а не реальные зарплаты, которые получают работники с учётом премий, надбавок и переработок. Мы включаем в расчёты все вакансии с любым типом занятости: стажировка, вахта, временная работа, полная занятость.

• Зарплата
  для профессии «Администратор офиса» в Москве

  Средняя заработная плата в Москве — 54 128 рублей
  Средний показатель всех зарплат в вакансиях сайта

  Медианная заработная плата в Москве — 50 000 рублей
  Средний показатель без учёта самых высоких и самых низких зарплат

  Модальная заработная плата в Москве — 50 000 рублей
  Самая частая сумма зарплаты в вакансиях сайта

• Средняя заработная плата в Москве — 54 128 рублей
  Средний показатель всех зарплат в вакансиях сайта
• Медианная заработная плата в Москве — 50 000 рублей
  Средний показатель без учёта самых высоких и самых низких зарплат
• Модальная заработная плата в Москве — 50 000 рублей
  Самая частая сумма зарплаты в вакансиях сайта

Обязанности управляющего офисом условно делятся на пять сфер:

• Управление
• Администрирование
• Хозяйственное обеспечение
• Контролирование
• Отчётность

В сфере управления офис-менеджер должен проявлять чудеса в умении налаживать процессы. Успешному соискателю должны быть по плечу задачи:

• упорядочение работы офиса в целом;
• работа с персоналом офиса (администраторами, секретарями, уборщицами, водителями, курьерами);
• организация совещаний и брифингов;
• планирование мероприятий по обеспечению безопасной работы офиса.

В сфере администрирования заботы связаны с такими направлениями, как:

• организация структуры офиса;
• организация делопроизводства;
• распределение документации по отделам;
• организация приёма и рассылки деловой корреспонденции.

В сфере хозяйственного обеспечения придется заниматься рядом орг. вопросов, например, взять на себя:

• организацию закупки материалов и техники;
• обеспечение всем необходимым работников офиса;
• работу по установке оборудования и обеспечение его технического обслуживания;
• хранение ценностей.

В сфере контролирования управляющий офисом осуществляет:

• ревизию, инвентаризацию материальных ценностей;
• аттестацию сотрудников;
• контроль состояния офисного оборудования и средств коммуникации.

В сфере отчётности главной обязанностью будет подготовка отчётов для вышестоящего руководства.

Похожие записи:

• Инструкция: как оплачивается больничный лист по новым правилам
• Госпошлина в налоговую: где взять точные реквизиты
• Единый налоговый счет: как платить налоги и взносы в 2023 году