Как правильно изменить должность в трудовой книжке
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно изменить должность в трудовой книжке». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Изменение названия той или иной должности может происходить по разным причинам. Например: Бывает, что изменение названия происходит вследствие его морального устаревания, например, по историческим мотивам менялись наименования таких профессий как «лекарь» на доктор, «поверенный» на адвокат, «цирюльник» на парикмахер и т.д. Чтобы переменить название должности, для начала необходимо издать на предприятии соответствующий приказ.
Сотрудники, которых изменение названия должности касаются напрямую, должны поставить под начальственным распоряжением свою подпись. Для оповещения работника об изменении названия его должности законодателем установлен стандартный срок – два месяца до вступления данных перемен в законную силу. При этом сотрудник обязан подписать полученное уведомление – его автограф будет свидетельствовать о том, что он ознакомлен с решением руководства и согласен с такими метаморфозами. Прежде чем перейти к подробному описанию уведомления, предоставим общие сведения обо всех подобных оповестительных бумагах. Документ обязательно должен быть подписан либо директором организации, либо сотрудником, который уполномочен визировать такие бланки от его имени (к примеру, руководителем/специалистом кадрового отдела).
Переименование отдела как оформить пошагово?
Важность переименования Надо обязательно указывать в трудовой книжке изменения в названии отделов во избежание проблем с будущим подтверждением стажа.
Также важно указывать информацию о переименовании подразделения, потому что это может быть связано с предоставлением различных льгот.
Руководство компании обязано определить производство, к которому относится выполняемая работа, подтвердить занятость работника в определенном отделе, дирекции или подразделении и установить соответствие названия должности работника профессии, предусмотренной специальными списками производств, работ и профессий, дающих право на льготное обеспечение. Вот почему так важно правильно выполнять записи в трудовой книжке о переименовании подразделения.
Внимание
Переименование и реорганизация В некоторых случаях на предприятии происходит реорганизация, но сотрудники все равно не переходят в новые подразделения, а остаются на своих рабочих местах и продолжают выполнять свои ранее определенные функции и обязанности. Например, в компании было два комбината, а теперь остался только один, потому что второй комбинат продали (закрыли, ликвидировали и так далее).
Например, «Аффинажный цех Комбината №1» стал именоваться просто «Аффинажным цехом», «Механические мастерские Комбината №1» стали просто «Механическими мастерскими» и так далее.
В структуре предприятия могут происходить различные изменения, которые необходимо отразить в штатном расписании, трудовом соглашении и трудовой книжке. Поэтому нужно знать, как внести запись в трудовую книжку о переименовании подразделения.
Часто изменяются наименования отделов, филиалов, подразделений, служб, дирекций, факультетов, кафедр и так далее.
Например, «Отдел правового обеспечения и работы с документацией» может быть переименован в «Юридический департамент по вопросам законодательства и заключения контрактов». Департаменты могут назвать дирекциями или управлениями и наоборот.
Какие последствия может иметь переименование должности для трудовой функции
Переименование позиции сотрудника в штатном расписании не всегда связано с корректировкой перечня его обязанностей. Причиной может стать необходимость приведения названия должности в соответствии с ЕТКС или профстандартом – например, из-за оформления льготного пенсионного стажа на вредном производственном участке. В результате перечень функций сотрудника не меняется, но его должность будет звучать по-другому.
Однако чаще всего смена названия должности влечет за собой перемену трудовой функции работающего. Это происходит при необходимости замены отсутствующего по различным причинам сотрудника, наличии временной вакансии.
Также возможно изменение трудовой функции без изменения должности в случае совмещения должностей, расширения перечня существующих обязанностей.
Таким образом, на практике возможны 3 ситуации:
- переименование должности без корректировки обязанностей;
- изменение трудовой функции без изменения наименования должности;
- переименование должности, влекущее изменение обязанностей.
Как правильно произвести изменение фамилии, имени, отчества работника в трудовой книжке?
Бывают и такие случаи, когда в трудовой необходимо произвести изменение личных данных работника. Чаще всего это бывает изменение фамилии после замужества женщины или после развода. Все правила изменения данных описаны в пункте №26 Правил заполнения трудовых книжек. Изменения должны быть отражены на первой странице, то есть на титульном листе трудовой книжки. Это делается довольно просто: одной линией перечеркивается прежняя фамилия или другие данные, которые подлежат изменению, а затем записываются новые данные.
При этом важно сделать ссылку в трудовой книжке на документ, который подтверждает достоверность новых данных о работнике. Эта запись делается на внутренней стороне обложки документа, и ее обязательно нужно заверить подписью работодателя и печатью организации. Только при выполнении всех вышеуказанных требований запись считается достоверной.
Встречаются и такие случаи, когда работник приходит устраиваться в организацию, а у него в трудовой допущены ошибки. Это нельзя оставить без внимания, и некоторые считают, что обязательно необходимо произвести изменения записей по типу того, как производятся изменения данных о работнике. Однако это все не так просто. При возникновении подобной ситуации работнику необходимо для начала обратиться в суд с той целью, чтобы данную трудовую книжку признали принадлежащей именно ему, а не кому-то иному.
Информация, содержащаяся в трудовой
Трудовая книжка каждого гражданина Российской Федерации содержит о нем информацию, такую как фамилия, имя, отчество, дата рождения, профессия, образование, специальность. При изменении каких-либо данных они обязательно регистрируются в трудовой книжке. Заполняется она при первом поступлении на работу в отделе кадров или специально назначенным сотрудником и далее ведется на протяжении всей трудовой деятельности работника.
Также в трудовой книжке должны быть все данные о том, какие курсы повышения квалификации проходил работник, в какой период времени это происходило. Все эти требования указаны в Правилах о трудовой книжке – документе, который обязаны хорошо знать работники отдела кадров.
При первом поступлении на работу кадровики должны вносить все необходимые данные про работника. Эти сведения заносятся из таких документов, удостоверяющих личность работника, как свидетельство о рождении, паспорт гражданина Российской Федерации, диплом и другие документы об образовании.
Все записи должны производиться без ошибок. Это очень важно, иначе документ может быть признан недействительным. При этом также очень важно наличие печати и подписи. Если все же некоторые неточности или ошибки допущены, то исправления необходимо производить в строго определенном законодательством порядке, только в этом случае изменения могут быть признаны действительными.
При необходимости произведения изменений записей в трудовой книжке необходимо руководствоваться Правилами ведения и хранения трудовых книжек.
Есть некоторые нюансы заполнения трудовых книжек, которые строго регламентируются правовыми нормами. Например, все даты должны быть написаны исключительно арабскими цифрами. Так, дата 18 февраля 2012 года будет выглядеть следующим образом: 18.02.2012.
Что нужно знать работнику о трудовой книжке?
При назначении пенсии необходимо определить трудовой стаж работника, для этого требуется соблюдение правил заполнения трудовых книжек. Ниже приведем некоторые из них, о которых должен знать сам работник, чтобы не попасть впросак.
- Недопустимо в трудовой книжке сокращение фамилии, имени или отчества работника, нельзя имя и отчество вносить в виде инициалов, также необходимо правильно заполнять дату рождения: восемь арабских цифр, разделенных точками.
- Следует обратить внимание на наличие подписи работодателя на титульном листе и печати предприятия (при первом заполнении книжки), а также обязательно наличие подписи самого работника, то есть владельца данного документа.
- Также нужно проверять правильность указанных данных о предприятии, на котором работал гражданин.
- Все данные, которые свидетельствуют о том, на какой должности работал гражданин, необходимо проверять по общему классификатору профессий. В случае несоответствия этому документу есть риск «потерять» часть стажа.
Все записи в трудовой книжке вносятся под номерами. Записи должны быть произведены правильно, аккуратно, понятно, подробно, строго запрещаются сокращения. Даже такие постоянно употребляющиеся слова, как «приказ» или «распоряжение», сокращать запрещается.
На основании требований, установленных в Инструкции по заполнению трудовых книжек, переименование должности должно производиться следующим образом:
- допускается составление записи о переименовании должности только в том случае, если меняется только ее название, а штатное положение единицы сохраняется в плане перечня должностных обязанностей, а также в части уровня заработной платы. Если перечень должностных обязанностей изменяется, либо меняется уровень вознаграждения в рамках оплаты труда, то речи о переименовании должности быть не может – будет происходить перевод на другую должность в рамках одного подразделения или в другое подразделение (даже если оно только изменило свое наименование);
- внесение в трудовую книжку данных о том, что произошло переименование должности сотрудника, возможно только в том случае, если сотрудник предварительно был уведомлен о таком изменении (форма уведомления не имеет роли, но предпочтительнее будет извещение в письменной форме, чтобы работник поставил свою подпись на листе ознакомления);
- фиксация внесенного изменения возможна только в том случае, если речь идет об издании соответствующего приказа или иного правового акта, подтверждающего переименование одной или нескольких должностей.
Запись о переименовании подразделения
В деятельности организации могут быть случаи, когда переименовывается не должность, а целое подразделение.
Если данные об отделе были внесены в трудовую при приеме (исходя из чего логично предположить важность этого момента), то при его переименовании обязательно нужно внести данные об изменении названия.
Например, помимо того, что должность стала называться не просто специалист по кадрам, а изменилось название отдела (ранее – например, это был отдел персонала, теперь – отдел по управлению персоналом/управлению талантами), то эти данные также следует отразить в трудовой.
Итак, мы разобрались, какой существует порядок внесения изменений должности в трудовую книжку, какие документы следует при этом подготовить.
Из этого видео вы узнаете о переименовании должности в трудовой.
Оформление главного документа работника требует серьезного отношения. При совершении записей в трудовую должны соблюдаться следующие основные правила:
- Какие-либо записи в трудовой документ могут быть внесены при наличии действующего и подписанного приказа. Любые действия могут считаться без приказа ложными.
- Внесение записей осуществляется на русском языке, печатными буквами или разборчиво от руки. Исправления и помарки означают ошибку.
- Формулировки с датами имеют полное соответствие тексту приказного документа.
- Если работник проживает в другой республике, разрешается прописывание информации на нескольких языках одновременно. Но русский обязателен.
- Для предупреждения помарок и неточностей, предварительно рассматриваются примеры внесения подобных записей с дальнейшим использованием готового образца. Работник не имеет права самостоятельно вносить изменения в трудовую книжку.
Запись делается следующим образом:
- Находится последняя запись и отступается строчка.
- Проставляется следующий за предыдущей номер изменения.
- Указывается точная дата оформления перевода. Изменения не должны проводиться ни на сутки.
- Дается указание должности, на которую было переведено лицо. Причина, по которой совершается смена места работы не обязательна. На повторное наименование предприятия не проставляется.
- Фиксируется номер приказа, подписывается запись руководителем.
Общие правила изменений в трудовой
Законодательная база. То, как заполнять трудовые книжки, регулирует трудовой кодекс. Например, в статьях 77—81 и 83—84.1 говорится, какие формулировки использовать при увольнении работника. Это поможет правильно внести запись, в том числе когда надо что-то исправить.
Новым порядком ведения и хранения трудовых книжек также следует руководствоваться, если надо изменить или исправить какую-то запись.
Что не нужно исправлять. Не надо исправлять ошибки, которые не влияют на действительность записей и, соответственно, на подтверждение стажа работы.
Например, запись о наименовании организации и о приеме на работу внесли в одну строку. Формально это ошибка, но сама запись верная, поэтому исправлять ее не обязательно.
Другой пример — даты указали не арабскими цифрами, а написали месяц прописью. Такую ошибку тоже не нужно исправлять. Подробнее об этом я еще расскажу ниже.
Нужно ли исправлять орфографические ошибки, зависит от того, могут ли они повлиять на решение пенсионного фонда о зачете периода работы в стаж сотрудника или нет.
Так, надо исправить орфографическую ошибку в названии должности или наименовании компании. Также критичными будут ошибки в написании фамилии, имени или отчества работника и дате его рождения. При назначении пенсии сотрудники пенсионного фонда могут не зачесть стаж, и работнику придется обращаться в суд.
Строго говоря, все это относится к записям до 2020 года. С 1 января 2020 года работодатели сдают на всех сотрудников форму СЗВ-ТД — все сведения о работе государство теперь хранит в электронном виде. Поэтому в первую очередь нужно следить, чтобы все было корректно в форме, и не забывать сдавать корректирующие СЗВ-ТД.
Нужно ли исправлять запись, если сотрудник увольняется. Исправить неверную запись в трудовой нужно, если работник увольняется или просит изменить запись уже после увольнения. Если ошибку не исправить, в дальнейшем у сотрудника могут возникнуть проблемы с получением пенсии и он может обратиться в суд с иском к бывшему работодателю.
В этом случае компания как минимум потратит время на разбирательство. А если бывший работник докажет свою правоту, то придется не только исправить запись в трудовой книжке, но и выплатить сотруднику компенсацию морального вреда. Опять же это относится прежде всего к записям до 2020 года. Начиная с кадровых мероприятий 2020 года, важнее следить за сведениями, которые передаются в ПФР через форму СЗВ-ТД.
Как внести пропущенную запись в трудовую книжку
Если пропущено название организации и блок о работе в компании открывает запись о приеме на работу, то это необходимо исправить.
Для этого сначала нужно признать недействительной запись о приеме и записи после нее о работе у данного работодателя. Затем указать наименование организации, а после вновь внести запись о приеме и остальные.
Если пропущена запись о службе в армии, исправлять уже отраженную в трудовой книжке запись о приеме на работу не надо. Законодательство не требует, чтобы период военной службы вносили строго перед записью о трудоустройстве.
Сделать запись о прохождении военной службы работодатель должен так:
В графе 1 проставить порядковый номер записи.
В графе 2 указать дату ее внесения.
В графу 3 внести запись о службе в Вооруженных силах РФ с указанием периода, например: «Служба в Вооруженных силах Российской Федерации с 01.06.2018 по 01.06.2019».
В графе 4 указать наименование и реквизиты документа, на основании которого вносится запись, например «Военный билет НА № 123456».
Если пропущена запись о переводе или присвоении разряда. Пропущенную запись о переводе или новом разряде работника можно внести в любой момент, когда обнаружили ошибку. При этом необходимо внести запись следующим порядковым номером после последней записи — это графа 2 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки.
В самой записи надо указать фактическую дату перевода работника. Это графа 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки. То есть пропущенная запись, внесенная в трудовую книжку сотрудника, должна полностью соответствовать документу, на основании которого она сделана.
Если пропущена запись о переименовании компании, получается, что название компании при приеме отличается от названия в печати при увольнении.
Текущий работодатель вправе самостоятельно исправить оплошность прежнего работодателя, если получит от него документ, который подтверждает переименование организации. Для этого можно направить запрос в компанию либо попросить сотрудника обратиться туда с заявлением о выдаче справки о переименовании.
Сведения вносят в раздел «Сведения о работе» отдельной строкой после последней записи. Порядковый номер в этом случае не присваивают и дату не ставят, то есть графы 1 и 2 будут пустыми.
В графе 3 указывают прежнее и новое название организации и когда произошло переименование. Например, так: «Общество с ограниченной ответственностью „Маяк“ (ООО „Маяк“) с 01.09.2021 переименовано в общество с ограниченной ответственностью „Мост“ (ООО „Мост“)». В графе 4 делают ссылку на дату и номер приказа или иного решения работодателя о переименовании.
Если в трудовой книжке уже нет места. Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, оформляют вкладыш. Как я уже сказала, он ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
Корректировки в титульном листе
В бумажной ТК поступившего сотрудника первую запись вносят в раздел “Сведения о работе”. Уже в процессе трудовой деятельности могут заполняться и “Сведения о поощрениях”.
Титульный лист ТК подлежит корректировке в трёх случаях:
- произошла смена фамилии (например, после замужества);
- получен диплом о дополнительном образовании;
- поменялась профессия или специальность.
Порядок внесения новых данных при этом будет разным:
- старая фамилия перечёркивается одной чертой, а сверху (или справа) аккуратно пишется новая;
- новое образование, профессия или специальность вписываются рядом с текущей записью, без зачёркиваний и помарок.
Запись в ТК при увольнении
На основании приказа об увольнении, нужно внести аналогичную запись в ТК. Её номер будет следующим после записи о приёме либо переводе. Пустую строку оставлять нельзя. Дата записи должна совпадать с последним днём работы согласно приказу.
В столбце 3 ТК прописывается причина увольнения. Есть два варианта написания:
- “уволен (по, из-за, в связи, и т.д.)”;
- “трудовой договор расторгнут по… (из-за, в связи, и т.д.)”.
Варианты оснований для увольнения (прекращения трудового договора) могут быть разными:
- по собственному желанию;
- по соглашению сторон;
- из-за закрытия ООО или ИП;
- из-за нарушения дисциплины;
- по сокращению штата;
- в связи со смертью работника, и т.д.
Заполнение титульного листа
Если вы первый работодатель нанимаемого сотрудника, то должны оформить ему трудовую книжку «с нуля». Это придется сделать и в том случае, если новый работник утратил ТК и не имеет желания ее восстанавливать у бывшего работодателя.
На титульном листе указывается:
- ФИО и дата рождения. Указывается в полном соответствии с документом, удостоверяющим его личность. Ошибка хотя бы на одну букву или цифру создаст большие проблемы для работника в будущем. Не исключено, что ему впоследствии придется обращать в суд для признания того факта, что трудовая книжка действительно принадлежит именно ему.
- Образование работника. Указывать его нужно строго на основании документов об образовании. Важно учесть, что в 2015 году классификация образования изменилась. Например, сейчас нет такого вида, как среднее профессиональное или высшее профессиональное образование. Для сотрудников с высшим образованием можно указать, какую ступень они окончили, то есть прописать образование «высшее магистратура» или «высшее бакалавриат». Но допустима и формулировка «высшее».
- Профессия, специальность работника. Эти сведения также нужно указать из документа об образовании. Бывает, что работник получил образование по направлению подготовки, то есть специальность, профессия либо квалификация ему не присвоена. В таком случае эту строку можно оставлять пустой.
- Подпись работника.
- Дата заполнения. Бланк ТК предполагает запись этой даты в словесно-цифровом формате, хотя в инструкции написано иное. На практике это проблем не вызывает, поэтому допустимы оба варианта.
- Подпись лица, ответственного за ведение ТК. В бланке указано, что подпись должна быть разборчивой, поэтому часто вместо подписи ответственные сотрудники прописывают свою фамилию. Это неверная практика, хотя она и очень распространена. Фамилия сотрудника кадровой службы может быть указана — это не является нарушение, но личная подпись при этом также должна быть.
- Если работодатель использует печать, то ее нужно поставить на титульном листе трудовой книжки.
Нормативные документы
Можно законно изменить название должности, не корректируя трудовую функцию. Для этого существует два способа:
- переименовать существующую кадровую единицу;
- создать другую аналогичную, переведя на нее сотрудника.
Большей «популярностью» пользуется первый вариант, так как не требует проводить расширение и сокращение штата. Соответственно, вся нормативная правовая база процедуры сводится к следующим положениям:
- Статья 57 ТК РФ – указание в трудовом договоре на исполняемую функцию согласно штатному расписанию.
- Статьи 72, 74 ТК РФ – обязательное уведомление сотрудника в письменной форме.
- Пункт 3.1 постановления Минтруда № 69 – порядок заполнения трудовой книжки, касающийся указания занимаемой должности.
- Пункты 1-7, регламентирующие правила заполнения, предусмотренные постановлением Правительства РФ № 225.
Какие данные должны быть включены в файл изменения названия должности?
Для внесения изменений в трудовую книжку, отражающих переименование должности, необходимо составить и заполнить файл изменения названия должности. В данном файле должны быть представлены следующие данные:
1. Личные данные работника:
- ФИО работника
- Дата рождения
- Паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан)
- ИНН (индивидуальный налоговый номер)
2. Данные о предыдущей должности:
- Название предыдущей должности, указанное в трудовой книжке
- Дата начала работы по предыдущей должности
- Дата окончания работы по предыдущей должности (если применимо)
- Название организации, в которой работник занимал предыдущую должность
3. Данные о новой должности:
- Название новой должности, которая будет указана в трудовой книжке
- Дата начала работы по новой должности
- Дата окончания работы по новой должности (если применимо)
- Название организации, в которой работник будет занимать новую должность
4. Подписи и даты:
- Подпись работника
- Подпись руководителя организации
- Дата составления файла изменения названия должности
Отражение в СЗВ-ТД переименование должности без изменения трудовых обязанностей
По нормам трудового законодательства изменение наименования должности при сохранении прежнего функционала переводом не признается. Однако все необходимые кадровые документы оформляются в аналогичном порядке с последующей корректировкой трудового договора, изданием приказа, а также внесением сведений о переименовании должности в личную карточку работника и его трудовую книжку.
Учитывая, что переименование должности производится на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, это является кадровым мероприятием. Следовательно, если в отчетном месяце такое кадровое мероприятие имело место, работодатель обязан отразить его в СЗВ-ТД. Такое мнение высказали специалисты ПФР на своем официальном сайте. При этом в графе 3 «Сведения о приеме, переводе, увольнении» отчета СЗВ-ТД чиновники ПФР рекомендуют указывать кадровое мероприятие «ПЕРЕВОД».
Таким образом, вне зависимости от того, сопровождается переименование должности изменением трудовых функций или нет, форму СЗВ-ТД следует представлять в ПФР в обязательном порядке с указанием кадрового мероприятия «ПЕРЕВОД».
Исправление некорректных сведений о поощрениях
Для страниц о награждениях работника действует правило, запрещающее перечеркивать недостоверные данные. Если запись в трудовой книжке не верна, она сначала признается недействительной, что фиксируется в приказе руководителя фирмы, после чего вносятся изменения в кадровую документацию.
Распространенной ошибкой является внесение записей о рабочей деятельности в часть о награждениях. Это случается, если чистые страницы раздела «О работе» закончились. Вкладыш не был вклеен, а последующие записи начали вносить в следующий блок документа.
При несоответствии внесенных сведений назначению раздела учетного бланка пример исправления записи в трудовой будет реализовываться по такой схеме:
- все записи, которые необходимо было изначально включить в другой раздел документа, признаются недействительными;
- в трудовую книжку вписывают фразу о недействительности данных по каждой записи или по всем сразу (обобщенная формулировка должна содержать информацию о номерах исключаемых строк);
- перенесение данных в нужный раздел. Для этих целей заполняется вкладыш к трудовой.
Информация, содержащаяся в трудовой
Также в трудовой книжке должны быть все данные о том, какие курсы повышения квалификации проходил работник, в какой период времени это происходило. Все эти требования указаны в Правилах о трудовой книжке – документе, который обязаны хорошо знать работники отдела кадров.
При первом поступлении на работу кадровики должны вносить все необходимые данные про работника. Эти сведения заносятся из таких документов, удостоверяющих личность работника, как свидетельство о рождении, паспорт гражданина Российской Федерации, диплом и другие документы об образовании.
Все записи должны производиться без ошибок. Это очень важно, иначе документ может быть признан недействительным. При этом также очень важно наличие печати и подписи. Если все же некоторые неточности или ошибки допущены, то исправления необходимо производить в строго определенном законодательством порядке, только в этом случае изменения могут быть признаны действительными.
При необходимости произведения изменений записей в трудовой книжке необходимо руководствоваться Правилами ведения и хранения трудовых книжек.
Есть некоторые нюансы заполнения трудовых книжек, которые строго регламентируются правовыми нормами. Например, все даты должны быть написаны исключительно арабскими цифрами. Так, дата 18 февраля 2012 года будет выглядеть следующим образом: 18.02.2012.