Документы для личного дела работника и его формирование

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документы для личного дела работника и его формирование». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Личные дела могут вестись на всех сотрудников или только на определенных (например, на руководящий состав, сотрудников бухгалтерии, материально ответственных лиц и т. п.). Оформлением личного дела в большинстве случаев занимается сотрудник отдела кадров, назначенный ответственным за их ведение и хранение. В обязанности данного работника обычно входит формирование личного дела, внесение в него различных записей, помещение и изъятие документов, заверка копий, ведение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел и т. д.

Формирование и ведение личного дела

Формирование личного дела начинается в момент приема сотрудника на работу и ведется в течение всей его трудовой деятельности в данной организации. Каждое личное дело должно храниться в отдельной папке, на титульном листе которой указываются:

• наименование организации;
• структурное подразделение, в котором сотрудник работает;
• номер личного дела;
• заголовок, то есть Ф. И. О. сотрудника;
• дата начала ведения личного дела (обычно это дата издания приказа о приеме на работу);
• дата окончания его ведения (дата издания приказа об увольнении);
• количество листов самого дела (лучше всего данную графу заполнять при сдаче лчного дела в архив);
• срок хранения (прописывается при закрытии личного дела).

Бланк титульного листа приведен в приложении 11 к Основным правилам работы архивов организаций (далее – Правила), одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

После заполнения титульного листа в папку помещаются все необходимые документы в хронологическом порядке. Однако очень часто возникают вопросы о порядке расположения документов, предъявляемых работником, и бумаг, фиксирующих факт трудоустройства. Связано это с тем, что на них практически всегда стоит одна и та же дата. В большинстве случаев данные бумаги располагаются следующим образом:

• личная карточка по форме Т-2;
• анкета;
• резюме;
• заявление о приеме на работу;
• копия приказа о приеме на работу;
• трудовой договор;
• копии паспорта, СНИЛС, ИНН (при наличии), документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу) и т. д.

Одновременно с личным делом начинают вести его внутреннюю опись, которая составляется на отдельном листе и прикрепляется к делу. Опись составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела. В ней фиксируются поступления новых документов либо изъятие бумаг (например, срок хранения закончился), а также замена подлинников копиями. Бланк внутренней описи приведен в приложении 10 к Правилам и должен содержать:

• номер и заголовок (Ф. И. О. работника) личного дела, к которому она составляется;
• графу «порядковый номер документа»;
• графу «индекс документа» (заполняется при наличии);
• графу «дата документа»;
• графу «заголовок документа»;
• графу «дата включения документа в личное дело»;
• графу «примечание», в которой обычно отражается изменение состава документов дела (изъятия, замена копиями и т. д.).

Все личные дела регистрируются в журнале учета. Форма журнала не утверждена, и его можно изготовить самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера личных дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

Обязательно ли вести личные дела работников?

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Состав личного дела сотрудника в 2020-2021 годах

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

• анкета, заполняемая при приеме на работу;
• трудовой договор;
• должностная инструкция;
• копии приказов по сотруднику.

Какие документы включают в дело

Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. При формировании личного дела работника в 2022 году в папку включают и те, и другие. Следует помнить, что копии документов обязательно заверяются в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Документы в ЛД делятся на:

• формируемые в момент устройства человека на работу;
• возникающие в процессе работы в фирме;
• документы об увольнении из конкретной компании.

В первую группу входят:

• справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
• справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
• трудовой договор (оригинал работодателя);
• приказ о приеме на работу.

Во второй группе — договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Сюда включают сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении и подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, хранятся:

• копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
• объяснительные записки;
• служебные записки;
• различные акты и уведомления.

Документы, необходимые для заполнения личной карточки

Личная карточка заполняется работником кадровой службы сразу же после оформления трудовых отношений и издания приказа (распоряжения) о приеме на работу. При заполнении личной карточки используются данные документов, предоставленных сотрудником при трудоустройстве.

В целях заполнения личной карточки потребуется следующий комплект документов:

• паспорт или заменяющий его документ (например, временное удостоверение личности);
• трудовая книжка;
• страховое пенсионное свидетельство (СНИЛС);
• военный билет (для военнообязанных);
• документ об образовании (аттестат, диплом) для специалистов.

В некоторых случаях (они специально оговорены в ТК РФ) могут потребоваться:

• документ, подтверждающий прохождение медосмотра;
• загранпаспорт;
• справка о наличии (отсутствии) судимости.

Какие документы включать в личное дело?

Исходя из определения понятия «трудовая деятельность» документы, связанные с ней, начинают оформляться с момента приема на работу. То есть личное дело начинается с трудового договора и приказа о приеме на работу. Заканчивается оно приказом об увольнении.

Сразу отметим, что не включаются в личное дело трудовая книжка и личная карточка, так как эти обязательные документы подлежат отдельному хранению в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Не будем называть все документы, которые должны включаться в личные дела госслужащих и перечислены в Положении, поскольку многие из них имеют отношение только к прохождению государственной службы (например, заявление о приеме на работу, справка о доходах, документы о включении служащего в кадровый резерв). С учетом Положения приведем приблизительный максимальный перечень, который подойдет для государственных и муниципальных учреждений.

* В связи с изменениями в пенсионном законодательстве вместо свидетельства будет предоставляться другой документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в электронном виде (ст. 65 ТК РФ).

К личному делу могут приобщаться и иные документы.

Отметим, что оригиналы приказов хранятся отдельно. Что касается трудовых договоров, они также могут храниться отдельно, а в личное дело тогда помещают только копию. Все зависит от кадрового документооборота в конкретной организации.

Документы, которые входят в состав личного дела

Список документов, которые необходимо включить в личное дело сотрудника, утвержден только для государственных служащих. Несмотря на это, компании, которые не связаны с государственной службой, также могут использовать этот перечень и определить, какие бумаги им нужны для формирования персонального пакета работника.

1. Документация, которая предоставляется работником в момент приема на работу:

• копия паспорта или иного документа;
• Копия документа об образовании;
• Копия СНИЛС;
• Копия военного билета;
• копия свидетельства о постановке на налоговый учет физического лица в государственный фискальный орган;
• справка об итогах предварительного медицинского осмотра
• справка о наличии/отсутствии судимости

1. Документы, которые появляются в ходе трудовой деятельности сотрудников:

• копия свидетельства о браке/разводе, свидетельства о рождении детей, водительское удостоверение;
• копия договора о материальной ответственности;
• должностные инструкции; дополнительные соглашения к трудовому договору;
• копии приказов о переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий, повышении и т. д.;
• справки об итогах периодических медицинских осмотров/обследований;
• копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности;
• соглашение о неразглашении конфиденциальных сведений (если сотрудник имеет доступ к таким данным);
• аттестационные листы;
• докладные, объяснительные и служебные записки, заявления о предоставлении отпуска работнику;
• различные акты и уведомления;
• копии документов о повышении квалификации и т. п.

1. Документы о прекращении трудовой деятельности:

• заявление сотрудника об увольнении;
• копия приказа об освобождении от должности.

Оформление личного дела

Формируем личное дело

При поступлении на работу сотрудник заполняет бланки документов: личный листок по учету кадров (см. пример 2) и автобиографию. После подписи и даты под своими личными данными личный листок по учету кадров и автобиография становятся документами и формируются как индивидуальное личное дело. Одновременно в личное дело помещаются копии документов об образовании сотрудника и другие бумаги, которые кадровая служба сочтет нужным с него запросить, например, характеристики, рекомендательные письма и т.п. (автор данной статьи не будет вдаваться в законность требований таких документов с точки зрения трудового законодательства, т.к. цель нашей статьи иная). По мере оформления внутренних документов предприятия на сотрудника, поступившего на работу, в личное дело помещается личное заявление сотрудника о приеме на работу, трудовой договор, копия или второй экземпляр приказа о приеме на работу.

Пример 2.

 Личный листок
 по учету кадров
 Конвертов -------------¬
 1. Фамилия ------------------------------------ ¦ Место ¦
 Александр Андреевич ¦ для ¦
имя --------- отчество --------- ¦фотокарточки¦
 муж. 12.08.1962 ¦ ¦
2. Пол ---- 3. Год, число и месяц рождения -------- ¦ ¦
 г. Москва ¦ ¦
4. Место рождения --------- ¦ ¦
 русский ¦ ¦
5. Национальность ------- ¦ ¦
 высшее ¦ ¦
6. Образование ------ L-------------

 Название 
 учебного 
заведения и его
местонахождение

 Факультет
 или 
 отделение

 Форма 
 обучения
(дневная,
вечерняя,
 заочная)

 Год 
поступления

 Год 
окончания
или ухода

 Если не 
 окончил, 
то с какого
 курса ушел

 Какую 
специальность
 получил 
 в результате
 окончания 
 учебного 
 заведения, 
 указать N 
 диплома или 
удостоверения

Московский 
государственный
педагогический 
институт 

Русский 
язык и 
литература

Дневная 

 1979 

 1984 

 - 

Учитель 
русского 
языка и 
литературы. 
Диплом 
N ФХ 3589651 

 7. Какими иностранными языками и языками народов СНГ владеете
немецким, читаю и перевожу со словарем
------------------------------------------------------------------
 (читаете и переводите со словарем, читаете и можете объясняться,
 владеете свободно)
 не имею
 8. Ученая степень, ученое звание не имею ---------------------
------------------------------------------------------------------
 не имею
9. Какие имеете научные труды и изобретения ----------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------

В процессе работы сотрудника на предприятии его личное дело, естественно, дополняется различными документами о повышении квалификации (копиями дипломов, свидетельств, сертификатов и т.п.), документами, подтверждающими переводы (заявлениями, дополнительными соглашениями к трудовому договору, копиями или вторыми экземплярами приказов и т.п.), приказами о наложении взысканий или о поощрениях и иными необходимыми в таких случаях документами. Каждый из таких документов по мере возникновения помещается в личное дело.

Завершается личное дело документами об увольнении сотрудника из предприятия: заявлением об увольнении, соглашением сторон, копией или вторым экземпляром приказа об увольнении и пр.

В течение периода работы сотрудника на предприятии кадровая служба учитывает каждый документ личного дела во внутренней описи (см. пример 3), а также ведет учет дополнительных сведений о данном сотруднике в добавление к личному листку по учету кадров, помещая эти две учетные формы в начале дела.

Формирование личного дела сотрудника

Поскольку личное дело является одним из документов кадрового делопроизводства, то при его оформлении необходимо придерживаться следующих правил:

• все документы, содержащиеся в личном деле, должны быть аккуратно оформлены и надлежащим образом скреплены;
• документы, которые подразумевают внесение в них данных (личная карточка, приказы и т.д.) не должны содержать исправлений и ошибок, они не могут быть черновиками. Записи в таких документах можно делать от руки или с помощью компьютера;
• ЛД, в котором хранятся копии индивидуальных документов работника, таких как трудовой договор, должно храниться в месте, недоступном для несанкционированного просмотра документов, содержащихся в нем.

Ведение личных дел работников

Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника организации. Ведение личного дела предусматривает:

— ведение записей в соответствующих разделах личного дела;

— помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел;

— изъятие документов, надобность в которых миновала;

— периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов.

При формировании личного дела работника осуществляется также первичное оформление, что означает присваивание делу учетного номера, внесение соответствующих данных в строки на лицевой стороне, составление внутренней описи.

О любых изменениях персональных данных, включенных в состав личного дела, работники обязаны своевременно сообщать в отдел кадров организации. Как правило, это делается в письменной форме с приложением документов, подтверждающих изменения. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В случае необходимости с этих документов предварительно снимаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.

В любом случае внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании подлинников документов (или надлежаще заверенных копий документов). Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, делаются от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица отдела кадров и печатью организации (или печатью отдела кадров).

Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам и располагаются в хронологической последовательности.

Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.

Образец оформления внутренней описи личного дела

Внутренняя опись документов личного дела

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────

(фамилия, имя, отчество работника)

Правила ведения и оформления

В бюджетных и коммерческих организациях личные дела могут вестись на всех сотрудников либо выборочно. Например, только на руководителей или на руководящий состав и материально ответственных лиц и т. д.

Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы. Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя. Как правильно оформить личное дело сотрудника (образец), можно посмотреть ниже.

Обязательно утверждается список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы.

По определению ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Соответственно, оформление личного дела сотрудника, образец по ГОСТу, — это, условно говоря, папка, в которую подшиваются ,бумаги, содержащие сведения о работнике, о его трудовой деятельности и стаже.

Формирование дела начинается с момента приема сотрудника на работу. Оно ведется в единственном экземпляре. На каждого сотрудника заводится отдельная папка. Информацию внутри дела размещают в хронологическом порядке. Если в деле хранятся копии личных документов работников, они должны быть соответствующим образом заверены. Как правило, к личному делу приобщаются все материалы, связанные с трудовой деятельностью работника. Их условно можно разделить на три группы. Документы, связанные с:

• оформлением на работу (согласие на обработку персональных данных, анкета, копии документов об образовании, различные справки, трудовой договор, приказ о приеме, договоры материальной ответственности, о неразглашении конфиденциальной информации и др.);
• собственно самим трудовым процессом (дополнительные соглашения к трудовому договору; приказы о перемещениях, поощрениях, наложении дисциплинарных взысканий, присвоении категорий; справки (заключения) периодических медицинских осмотров (обследований); аттестационные листы; уведомления; копии документации о повышении квалификации и т. д.);
• увольнением (заявление об увольнении; приказ об увольнении).

Ведение дела подразумевает: внесение в учетные документы записей обо всех изменениях в анкетно-биографических данных и трудовой деятельности, приобщение поступающих материалов и их изъятие, выдача сведений и заверение копий, заполнение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел, закрытие и передача в архив и т. д.

Личные дела подлежат учету и регистрируются в соответствующем журнале. Его форму можно разработать самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

Мы выяснили, какие документы хранятся в личном деле сотрудника. И очевидно, что срок их хранения может отличаться. Поэтому установлен свой срок для всей папки в целом. Сначала в течение трех лет после увольнения они остаются в отделе кадров. Потом можно передать их в архив на законодательно закрепленный срок.

В соответствии со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу хранятся 50 или 75 лет (в зависимости от даты заведения или окончания — до или после 2003 года). Однако бумаги краткосрочного хранения (менее пяти лет) подшивать в общую папку не рекомендуется. В целом желательно, чтобы в соответствующем внутреннем локальном акте было указано, какие из них и зачем компания намерена хранить.

Все имеющиеся документы отдел кадров должен учитывать в журнале. Вести его можно в произвольной форме, главное, чтобы совпадала нумерация на обложке папки и в соответствующей графе журнала.

Похожие записи:

• Рождение ребенка в 2024 в СПБ
• Налоговые льготы на имущество в 2024 году какие изменения
• Договор дарения после смерти дарителя или одаряемого