Методика разработки положений о структурных подразделениях
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Методика разработки положений о структурных подразделениях». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В Российской империи понятие «департамент» известно с начала XIX века. В 1802 году Александром I была проведена реформа государственных структур. Упразднили коллегии, которые Петр I ввел вместо существовавших в Московской Руси Приказов.
Определение и основные характеристики структурных подразделений
Структурное подразделение – это часть компании, необходимая для организации сотрудников и работы предприятия.
Порядок создания, правовые аспекты по отношению к другим подразделениям, задачи, права и обязанности структурного подразделения определяет положение о структурном подразделении.
Единой формы документа нет, главное – прописать все нюансы управления структурным подразделением.
Есть два типа подразделений:
- внутренние;
- обособленные.
Обособленные делятся на:
- филиалы;
- представительства;
- другие виды СП.
Руководитель структурного подразделения действует по доверенности, а само СП не является самостоятельным юрлицом. Компании не обязательно выводить на отдельный баланс и вести учет структурного подразделения отдельно, такого требования в законодательстве нет. Но юрлицо вправе принять это решение самостоятельно и закрепить его в положении.
Организационные структуры предприятия: что это такое?
Организационная структура — это модель, формирующая иерархию внутри компании. Она схематично выражает направления работы компании, взаимосвязь сотрудников и распределение ответственности, прав и обязанностей.
Принципы построения организационной структуры
Для разработки организационной структуры предприятия нужно учесть несколько факторов, при которых она будет эффективно работать и отвечать целям бизнеса:
| Разработка стратегии | Нужно определить, по какому пути пойдет бизнес. Включаем сюда все аспекты: продвижение и реклама, линейка продуктов и услуг, партнерство, инвестирование и т.д. Планируем стратегию по основным направлениям минимум на 4-5 лет. |
| Сегментация | Если компания работает сразу по нескольким направлениям, отличающихся между собой по ключевым показателям (целевая аудитория, ценовой сегмент, технология производства, инструменты продвижения и т.д.), их нужно сегментировать. Важно понимать, кто будет выполнять роль руководителя и подчиняться центральному органу напрямую. |
| Отделы и центры ответственности | Анализируем обязанности и задачи. Здесь нужно понять, как эффективно распределить нагрузку и какие субъекты нужны бизнесу — исполнительные органы, функциональные центры, проектные группы и т.д. |
| Виды деятельности и задачи | Определяем узкие направления деятельности, которые попадут в зону ответственности каждого субъекта. |
| Бизнес-процессы | Прописываем пути процессов до 2-3 уровня. Назначаем исполнителей и управляющих, выделяем ресурсы. |
| Взаимодействие между отделами, группами и другими субъектами | Устанавливаем управленческие связи, продумываем удобную коммуникацию, назначаем ответственных за конкретные процессы. Следим за централизацией управления, определяем порядок взаимодействия с руководством. |
| Корпоративная политика | Определяем внутренний распорядок, корпоративную этику. Формируем документы, инструкции, схемы, в которых детально прописываем функции и обязанности каждого субъекта. |
Административные, финансово-учетные и вспомогательные службы
От них зависит работа основ и балансировка работы организации. К таковым относятся:
- Канцелярия.
- Секретариат.
- Служба делопроизводства.
- Отдел охраны труда.
- Служба управления персоналом.
- Отдел организации труда.
- Бухгалтерия.
- Служба оперативного управления.
- Финансовое подразделение.
- Отдел внешнеэкономических связей.
- Склады готовой продукции и материалов.
- Планово-экономический отдел.
- Служба стандартизации.
- Юридическая служба.
- Отдел кадров.
- Служба безопасности.
- Вычислительный центр.
- ВОХР – военизированная охрана.
Также часто можно встретить структурные подразделения образовательной организации. Часто они действуют в высших учебных заведениях, крупных инженерных, научных, аграрных, промышленных и других компаниях, где разрабатывается передовая продукция. Среди них выделяют исследовательски-технические и производственные отделы.
Что такое обособленное подразделение
В НК РФ отсутствует определение филиала или представительства, однако ст. 11 НК РФ содержит понятие обособленного подразделения.
Согласно этой статье обособленное подразделение – любое территориально отделенное от нее подразделение с оборудованными стационарными рабочими местами.
Не стоит путать понятие «обособленное подразделение» с филиалами и представительствами, так как каждый из видов обособленных подразделений имеет свой статус, функции и налоговые последствия. Порядок создания также отличается. Обособленное подразделение, отвечающее признакам, указанным в ст. 11 НК РФ, считается созданным при организации новых рабочих мест на постоянной основе по адресу, отличному от места нахождения организации. А для создания филиала или представительства требуется решение общего собрания участников общества, а также осуществление регистрационных процедур.
Организационная структура предприятия
На способность предприятия адаптироваться к изменениям внешней среды влияет то, как организовано предприятие, как построена структура управления. Организационная структура предприятия — это совокупность звеньев (структурных подразделений) и связей между ними.
Выбор организационной структуры зависит от таких факторов, как:
- организационно-правовая форма предприятия;
- сфера деятельности (тип выпускаемой продукции, ее номенклатура и ассортимент);
- масштабы предприятия (объем производства, численность персонала);
- рынки, на которые выходит предприятие в процессе хозяйственной деятельности;
- используемые технологии;
- информационные потоки внутри и вне фирмы;
- степень относительной обеспеченности ресурсами и др.
Рассматривая организационную структуру управления предприятием, также учитывают уровни взаимодействия:
- организации с ;
- подразделений организации;
- организации с людьми.
Важную роль здесь играет структура организации, посредством которой и через которую это взаимодействие осуществляется. Структура фирмы — это состав и соотношение ее внутренних звеньев, отделов.
Какие бывают структурные подразделения в организации?
В первую очередь можно разделить структурные единицы на внутренние и обособленные. Первые не обладают всеми признаками организации и существуют исключительно как часть общего предприятия. В свою очередь, вторые часто даже находятся не только в отдельном здании, но и в другом городе и даже стране (филиал, представительство и т. д.).
Основной же классификацией считается следующее разделение:
1. Управления. Эти подразделения занимаются исключительно административными обязанностями. Они контролируют весь рабочий процесс и генерируют новые задачи для каждой отдельной группы. Фактически управления являются одним из немногих структурных элементов, в которых исключено появление каких-либо сотрудников производства. В этой нише трудятся менеджеры, управляющие, бухгалтеры и т. д.
Исследовательско-технические подразделения
В этой сфере работают следующие подразделения:
- Научно-исследовательский отдел.
- Служба технико-экономических исследований.
- Отдел технического контроля.
- Лаборатория измерительной техники.
- Конструкторский отдел.
- Техническая служба.
- Опытное производство.
- Испытательский цех.
- Отдел автоматизации (механизации).
- Служба научно-технической информации.
- Опытный цех.
- Отдел главного технолога.
- Служба подготовки персонала.
- Инструментальный отдел.
- Конструкторско-техническая служба.
- Отдел главного механика.
- Бюро подготовки кадров.
- Опытно-экспериментальный цех.
- Бюро маркетинговых исследований.
- Научно-исследовательская лаборатория.
- Бюро охраны природы.
- Отдел изобретательства и патентирования.
Как выбрать оптимальную оргструктуру фирмы
При определении модели организационной структуры нужно учитывать следующее: чем больше ступеней управления, тем сложнее и дольше принимаются решения. Нужно четко разграничить права и ответственности между подразделениями и сотрудниками. А также оптимизировать структуру и взаимодействие между всеми ее элементами.
Что нужно учесть при выборе типа оргструктуры компании:
- размер предприятия, этап жизненного цикла. Чем больше размер фирмы, тем больше иерархических уровней может потребоваться для эффективной операционной деятельности;
- сферу деятельности. Многие отрасли успешно управляются строго подчиненными моделями. А есть направления деятельности, где нужен творческий подход и некоторая свобода действий;
- специфику разработки товаров, производства, сбыта;
- сложность применяемых технологий, планируемое обновление технологий, внедрения инноваций в будущем;
- наличие дочерних предприятий, подразделений, работающих в других регионах.
При создании новой компании или реструктуризации действующего предприятия нужно правильно подобрать организационную структуру. Необходимо учесть виды деятельности, масштаб и охват рынков, специфику работы. От этого зависит продуктивность труда, прибыльность бизнеса и возможность занять высокие конкурентные позиции в отрасли.
Структурное подразделение организации — это ее основная рабочая ячейка, которая выполняет те или иные функции, регламентированные соответствующим положением. Стоит отметить, что такое структурное деление целесообразно только в рамках крупного предприятия, ведь в небольших фирмах полномочия могут быть распределены между отдельными работниками.
Важно организовать эффективное взаимодействие между различными структурными подразделениями. Их функции не должны дублироваться, а также противоречить друг другу. Особое внимание уделяется вопросу организации руководства. Начальство структурного звена хоть и имеет широкие полномочия касательно его управления, но тем не менее обязуется неукоснительно выполнять все распоряжения и требования генерального директора.
Пример в образовательной сфере
В качестве субъекта исследования возьмём крупный университет. Эта организация подходит благодаря своему масштабу, многочисленным подразделениям и весьма широкому спектру осуществляемой деятельности. Итак, первоначально давайте выделим административные подразделения. Каждый университет имеет управляющие составляющие (ректорат, деканат), отдел кадров, бухгалтерию, службу системных администраторов. Также отдельно могут быть научно-исследовательские институты и центры.
Далее деление уже идёт на уровень кафедр. Каждая из них ведёт по 4-6 групп. А если есть заочное обучение, то и 8-12. Таким образом, группы студентов являются наименьшими численными подразделениями в крупных университетах. Эти образовательные учреждения построили буквально идеальное (на бумаге) взаимодействие. Итак, ректорат получает информацию от министерства образования в общих чертах. Потом он передаёт её деканатам в плановые отделы, которые весь нужный материал разбивают на необходимое количество часов, заботятся о предоставлении аудиторий и отсутствии конфликтов. Эта информация в последующем идёт кафедре, которая может внести свои предложения.
Виды структурных подразделений организации
Так как понятие структурных подразделений организации не закреплено в законодательстве, вопросы названия, а также конкретных целей и задач, стоящих перед данными подразделениями, могут иметь различные ответы. Но в большинстве случаев в кадровом делопроизводстве используются устоявшиеся основные названия, что может значительно упростить создание эффективной системы распределения обязанностей и управления персоналом на предприятии. Так, примеры названий структурных подразделений организации вместе с их основными задачами и функциями могут выглядеть следующим образом:
Кроме этого, могут также выделяться и другие виды структурных подразделений в рамках предприятия. Так, для производств часто имеет место разделение на отдельные цеха. Также имеет место и разделение на секторы, участки и группы – данные структурные подразделения определяют конкретные работы и направления работ, равно как и зоны ответственности сотрудников.
Разделение на структурные подразделения на предприятии предполагает, что многие сотрудники одновременно могут включаться в состав различных подразделений и одновременно быть членами нескольких из них. Так, например, строитель-ремонтник может относиться к отделу капитального ремонта, который, в свою очередь, будет входить в хозяйственный департамент предприятия. При этом коллега данного строителя, в аналогичной должности, может работать на первом участке обслуживания с одной бригадой, а сам строитель – на ином участке с иными ответственными лицами.
Структурные подразделения организации: виды
Последняя разновидность организационной структуры предприятия – это сочетание функциональной и продуктовой схем строения, а точнее комбинация из их сильных сторон, что способствует особенно высокой рентабельности. Данный подвид не является наиболее сложным. Специфика состоит в единовременном подчинении персонала нескольким равным по статусу руководителям.
Есть матрица функций. В границах данного строения руководители мониторят функциональные стороны проекта, а также их модификации. Однако полномочия менеджеров достаточно ограничены и руководителем проекта все же является начальник подразделения.
Организационная структура — это модель, формирующая иерархию внутри компании. Она схематично выражает направления работы компании, взаимосвязь сотрудников и распределение ответственности, прав и обязанностей.
Организационную структуру предприятия определяют цели бизнеса. От них в первую очередь зависит, сколько участников/отделов/подразделений нужно фирме, какую продукцию или услуги она будет продавать, с какой аудиторией работать, как продвигать товар на рынке и другие аспекты. Поэтому существует несколько видов схем, включенных в разные типы.
Основные типы структур представим в таблице:
hidden>
Такая система считается самой распространенной. В ней решения спускаются от высших позиций к низшим по четко обозначенной цепи. Связи между руководящими и подчиняющимися субъектами складываются горизонтально и распределяются в зависимости от деятельности компании.
hidden>
Обязанности в такой структуре распределяются по основным направлениям деятельности. Организация включает несколько отделов, выполняющих отдельную функцию: маркетинг, финансы, производство и другие.
hidden>
Основные позиции в такой структуре распределяются линейно, но на отдельных уровнях делятся на функциональные отделы. В ней есть и четкая иерархия, и эффективное делегирование задач. Начальники отделов чаще всего не принимают самостоятельных решений, а обрабатывают запросы центрального управляющего органа.
Организационная структура предприятия: основные виды, их плюсы и минусы
Прежде чем перейти к подробному описанию уведомления, предоставим общие сведения обо всех подобных оповестительных бумагах.
Первое и главное, что нужно сказать: уведомление можно писать в произвольной форме, поскольку на сегодня установленного на законодательном уровне унифицированного его образца нет. Допустимо также использовать разработанный и утвержденный в организации собственный шаблон документа – если таковой, конечно, имеет место быть. В любом случае, формат уведомления следует обозначить в локальных актах предприятия (т.к. представитель инспекции по труду при проверке жалобы работника может поинтересоваться этим вопросом).
Документ обязательно должен быть подписан либо директором организации, либо сотрудником, который уполномочен визировать такие бланки от его имени (к примеру, руководителем/специалистом кадрового отдела).
В случае, если на предприятии принято удостоверять бумаги с помощью печати, бланк надо обязательно проштамповать.
Уведомление можно составлять на простом чистом листе любого подходящего формата (обычно применяется А4 или А5) или же на фирменном бланке (опять же если такое условие прописано в учетной политике компании). Писать его разрешается вручную или набирать на компьютере с последующим распечатыванием – оба эти варианта вполне приемлемы.
Уведомление лучше сформировать в двух одинаковых экземплярах. Один надо вручить работнику, второй оставить в организации (предварительно получив на нем подпись сотрудника о вручении ему копии). Информацию об уведомлении нужно внести в специальный учетный журнал (он хранится либо в отделе кадров, либо в секретариате).
Коды (индексы) подразделений организации присутствуют практически во всех сферах ее деятельности: от табельного учета до выпуска продукции.
В делопроизводстве коды подразделений необходимы, например, для создания номенклатуры дел, ведения реестра руководящих документов (инструкций, положений, правил), для создания, периодического обновления и дополнения набора шаблонов часто используемых документов (так называемого альбома форм).
Коды подразделений пригодятся также при внедрении электронного документооборота, даже в минимальном его исполнении.
Кроме того, коды подразделений необходимы различным техническим службам для организации производства. Так, например, технологи используют коды для составления технологических маршрутов изготовления продукции, работники технического архива – для печатания и выдачи технической документации в соответствии с маршрутами, кадровики – для создания штатного расписания. Словом, кодирование подразделений – это нужная и важная работа.
Если утвержденной структуры в организации нет, можно исправить это упущение, и кадровая служба организации в этом поможет.
Обратитесь к ним с просьбой предоставить рабочий вариант актуальной структуры, объясните, для чего это нужно. Кадровики, как правило, охотно откликаются, так как коды подразделений им самим нужны. При этом могут вас обрадовать, что уже используют простенькую кодировку (забегая вперед, скажу: не пропускайте это мимо ушей, постарайтесь вникнуть в систему индексации, обдумайте и позже предложите свои усовершенствования).
Структура, предложенная отделом кадров, может выглядеть как в Примере 1.
Из примера понятно, что каждое из подразделений имеет своего руководителя – начальника отдела. Группы подразделений образуют направления, во главе каждого стоит директор по соответствующему направлению.
Для утверждения структуру лучше представить в виде блок-схемы, в которой будет четко видна подчиненность (см. Схему 1).
Как видно из блок-схемы, директору подчиняются блоки: административный, коммерческий, логистики и транспорта, технический, производственный, эксплуатационный. Называться они могут по-разному: департаменты, управления, дирекции и т.д., но смысл не меняется – это группы подразделений, объединенные по своему функциональному назначению и подчиненные руководителю высшего звена, возглавляющему конкретное направление деятельности предприятия.
Для этого необходимо присвоить индексы различным видам документов, которые создаются в организации.
Например:
01 – приказы по основной деятельности;
02 – распоряжения;
03 – положения;
04 – инструкции;
05 – переписка;
06 – служебные записки;
Придерживаться этой системы следует при индексировании дел всех подразделений. Если 06 – код служебных записок, то используется он во всех подразделениях (Пример 4). Эта система подойдет организации, в которой принята децентрализованная или смешанная форма делопроизводства и служебные записки нумеруются валовым способом внутри сгенерировавших их подразделений.
Понятие структурного подразделения предприятия определяет его в качестве отдельной единицы, объединяющей определенные рабочие места и занимающих их сотрудников, которое обладает определенной самостоятельностью в рамках организации. Разделение на структурные подразделения позволяет реализовать эффективное делегирование труда, упрощает управление персоналом и всем предприятием в целом. Именно поэтому без разделения на структурные подразделения эффективное ведение деятельности возможно только в организациях, относящихся к малому бизнесу.
Законодательство, в свою очередь, никак не регламентирует деятельность отдельных структурных подразделений, не выделяет особенности их и не предоставляет никаких правовых механизмов, связанных с данным аспектом трудовых взаимоотношений. Поэтому работодатели вправе самостоятельно организовывать разделение различных коллективов и структур в рамках предприятия, без излишних ограничений в нормативных и процессуальных вопросах.
Создание подразделений основывается на данных о виде деятельности, численности личного состава, местоположения и иных характеристиках. Рассмотрим такой пример: фирма изготавливает бетонные блоки, рекламный отдел занимается сбытом, а учет лежит на бухгалтерии. Но при этом есть значительная разница между различными субъектами. Так, структурные подразделения строительной организации существенно отличаются от того, что есть в составе банковских учреждений. Также учитывается и специфика координации действий различных отделов. Чем большего размера организация, тем важней становится вопрос управления.
В идеале необходимо позаботится о том, чтобы все подразделения были связаны единой целью и обладали всем необходимым информационным обеспечением. По мере роста придерживаться такого положения дел становится всё сложней, что сказывается на взаимодействии и сети коммуникаций. В таком случае очень важно следить за четким разделением обязанностей. Иначе можно ждать внутреннего конфликта. Чтобы избежать неопределённости, следует руководствоваться четкими критериями. И тогда не важно, что является объектом влияния – структурные подразделения кредитной организации, банка, ІТ-компании, завода или сельхозсубъекта – их эффективность будет на высоте.
Как выбрать оптимальную организационную структуру для компании
Главный принцип, по которому происходит группировка людей и бизнес-процессов, – это функциональность. Например, можно группировать элементы структуры по профессиональным компетенциям. Тогда в одно подразделение попадают работники с идентичными навыками и похожими задачами.
Также можно в качестве основы для структурирования использовать рынок. Например, в одно структурное подразделение организации объединить всех работников, занятых в одном регионе, в одной продуктовой нише, работающих с определенным каналом сбыта или видом клиентов.
Выбирая структуру, необходимо учитывать стандарты бизнес-процессов и нюансы взаимодействия между работниками разных уровней. Отношения начальников и подчиненных необходимо стандартизировать: определить стандарты выполнения рабочих процессов (руководитель сможет объективно их оценивать), процедуры согласования и контроля результатов.
На формирование или выбор оргструктуры влияет несколько факторов:
- руководство компании. Например, управление может быть сконцентрировано в руках одного руководителя или совета директоров;
- правила и стандарты работы;
- перечень бизнес-процессов;
- распределение труда;
- размер предприятия, этап жизненного цикла, на котором сейчас находится компания;
- сфера деятельности. Есть отрасли, где требуется творческий подход, поэтому компаниям в них подойдут матричная или дивизионная модели, ведь они дают наибольшую свободу действий для работников. В то же время в других отраслях успешное функционирование возможно только при строгой системе подчинения;
- специфика разработки и сбыта товаров;
- сложность технологий, использование инноваций;
- наличие дочерних компаний, а также филиалов, которые работают в других регионах.