Инструкция по составлению гарантийного письма по оплате задолженности

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция по составлению гарантийного письма по оплате задолженности». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В законодательных нормативах нет прямого определения, что такое гарантийное письмо, но обычно под гарантией понимают документ об отсрочке платежа по договору. Отправитель обязуется выполнить какие-либо действия, к примеру, перечислить деньги исполнителю. Письменная гарантия подтверждает факт наличия задолженности, а это всегда принимают во внимание при рассмотрении спора в суде.

Может ли гарантийное письмо заменить договор?

Этот вопрос является ключевым. Зная четкий ответ, вы сможете понять, когда нужно заключать общий договор, а когда использовать другую документацию для обозначения взаимных обязательств. В соответствии с пунктом 2 статьи 432 ГК РФ, для заключения договора нужно выполнить три условия:

• составить оферту, в которой будет прописаны основные условия взаимного сотрудничества;
• направить оферту другой стороне;
• получить положительный ответ от лица, которому направлена оферта (акцепт).

Гарантийное письмо, в данном случае, может быть составляющей договора (офертой или акцептом). В законодательстве РФ такого термина как «гарантийное письмо» нет. Там есть лишь информация о правилах заключения договоров и некоторые рекомендации, которые появились на основе судебной практики. Вот несколько советов, которые были сформулированы во время совещаний по судебно-арбитражной практике:

1. В соответствии со статьей 329 ГК РФ, исполнение обязательств, данных одной из сторон, может быть обеспечено в том числе гарантийным письмом, если таковое предусмотрено законом или основным договором.
2. Гарантия является дополнением к основному обязательству. Если договор составлен, гарантия может его дополнять. Если договора нет, гарантия должна быть составлена по всем правилам, содержащимся в законодательстве РФ.
3. Договор-гарантия — это письменный документ. Одна сторона таковую гарантию направляет, вторая должна дать ответ, что принимает условия.

Есть случаи, когда у сторон просто нет возможности оформить классическую документацию. Например, в случае недостатка времени для составления договора и его подписания. Тогда допускается использовать гарантийное письмо как оферту, акцепт и дополнительное соглашение, в котором меняются некоторые условия договора.

Понятие гарантийного письма законодательно не закреплено. Но такое письмо имеет юридическую силу.

Во-первых, в случае просьбы об отсрочке оплаты гарантийное письмо является признанием факта задолженности.

Во-вторых, оно может выступать в роли оферты, если содержит существенные условия договора. Например, если клиент направил вам гарантийное письмо об оплате работ, а вы эти работы выполнили, вы таким образом акцептовали оферту. Если же, наоборот, клиент прислал гарантийное письмо об оплате в ответ на ваше предложение выполнить для него работы, то он таким образом акцептовал вашу оферту.

Какие ошибки допускают при составлении

Так как мы имеем дело с официальной бумагой, то здесь неуместно использовать неформальные слова (сленг, просторечия). Не стоит подробно описывать события, повлекшие за собой невозможность перечисления денег в срок. Укажите самую их суть либо пропустите этот момент. Поручительные обязательства необходимо прописывать точно, с указанием суммы и даты ее перечисления.

Вся информация в тексте должна трактоваться однозначно (без двусмысленных фраз), чтобы предотвратить возможные споры. При формировании гарантии не забывайте о простых правилах:

• лаконично обоснуйте причину нарушения сроков оплаты;
• укажите документ-основание, по которому оплатите задолженность;
• установите предельный период для перечисления средств;
• сверьте реквизиты получателя с госконтрактом;
• подпишите у руководителя и главного бухгалтера.

При отправке запросите от кредитора уведомление о получении документа. Это позволит исключить потерю бумаг в пути.

Гарантийные письма и виды их действия

Вид письма определяется той целью, которую оно должно выполнить.

Деление гарантийных писем происходит по критериям и функциям, которые они несут.

Их виды:

1. Письмо, которое подтверждает обязательное проведение оплаты.
   Это письмо может быть как факт признания долга. Если создаётся такая ситуация, когда нельзя вовремя оплатить либо перенести перевод средств, то составляется такое гарантийное письмо. То есть, те признанные средства, что указаны в письме, могут служить в качестве оплаты.
2. Подтверждение обязательств, работ, услуг.
   Этот вид документации утверждает, что указанные в нём обязательства будут исполнены к указанному промежутку времени и в необходимом количестве (объёме). Возможно, что работа будет производиться поэтапно, и поэтому там может быть указано несколько промежутков времени. Также, если есть какие-то стандарты качества либо ГОСТ, то они тоже прописываются. Данное письмо пишется перед заключением самого договора на оказание услуг.
3. Гарантийное письмо, подтверждающее намерения арендодателя. Этот вид документации необходим для налоговой инспекции, если у компании не имеется своей недвижимости для указания в документах. Юридическое лицо может взять помещение в аренду. Для этого необходимо предоставить такое письмо в налоговую службу о том, что арендодатель готов выделить помещение.
4. Письмо, которое гарантирует устройство на работу в будущем. Это своего рода такое направление для учёбы или работы за границей. К примеру, это письмо может использоваться как:

• Направление для учёбы студентов в высшее учебное заведение (существуют факультеты, требующие гарантированного трудоустройства выпускника в будущем);
• Работа за границей (сотруднику необходимо отправить такое письмо в службу по гражданству и миграции);
• Бывшие заключённые (должны предоставлять гарантийные письма для отчёта перед органами надзора).

Пример гарантийного письма, подтверждающего исполнение работы

Генеральному деректору
ЗАО «Лютик»
Лапухову К.З.

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

О завершении ремонтных работ

Исх. № 455/9
15.03.2021 г.

Настоящим документом подтверждаем, что ОАО «Брестжилстрой» как исполнитель работ на объекте, расположенном по адресу: г. Мурманск, ул. Василия Придонова, д.90, кв.254, в согласии с Договором подряда № 94 от 15.04.2021 г., заключенного с ОАО «Брестжилстрой», гарантирует окончание всех ремонтных работ (по спецификации вышеупомянутого Договора подряда) в срок до 15.04.2022 г.

В случае невыполнения данного обязательства ОАО «Брестжилстрой» готов уплатить за каждый просроченный день 1,5% от суммы, обозначенной в Договоре подряда.

Генеральный директор
ОАО«Брестжилсрой» (подпись) К. П. Распутин
Главный бухгалтер
ОАО «Брестжилстрой» (подпись) Р.К. Палип

М.П.

Понятие и виды гарантийных писем в предпринимательской деятельности

Гарантийное письмо о выполнении работ – это специальный документ, который фиксирует гарантию относительно того, что компания или ИП, выступающие подрядчиком, осуществят все свои обязательства по соглашению подряда. При этом также отмечается конкретный срок осуществления обязательств.

Исходя из основного назначения гарантийного письма, уместно выделить такие виды документа:

1. Письмо, визирующее обязательства компании выплатить контрагенту определенную сумму. Финансы, которые отражены в рассматриваемом документе, могут выплачиваться в качестве вознаграждения за осуществленные работы или услуги, либо являться средствами погашения задолженности. В частности, составление гарантийного письма является доказательством признания долга. Данный вид письма уместно оформлять, если компания не может сразу выплатить нужную сумму партнеру по каким-либо причинам.
2. Документ, фиксирующий необходимость исполнения обязательств по предоставлению продукции или услуг. Данное письмо дает получателю гарантию, что подрядчик выполнит свои обязательства в оговоренный срок. При этом также уместна отметка нескольких периодов, в рамках которых подрядчик будет осуществлять определенные блоки работ. Практика демонстрирует, что данный вид документа составляется контрагентами в случае, когда существует возможность нарушения сроков по спецификации или прочим бумагам, сопутствующим соглашению подряда.
3. Бумага, визирующая волеизъявление арендодателя. Подразумевается гарантия относительно предоставления потребителю услуги юридического адреса. Подобное письмо необходимо для направления в фискальную структуру, если у предприятия нет во владении недвижимого объекта для расположения офиса. Законодательство постановляет, что управленец может оформить аренду юридического адреса, предоставив представителям налоговой службы соответствующее гарантийное письмо.
4. Гарантия трудоустройства. Данная разновидность гарантийных писем может потребоваться кандидату на конкретную должность, если рассматриваемое трудоустройство имеет важное юридическое значение. В частности, документ может запросить студент для предоставления в ВУЗ, работник с зарубежным гражданством, а также лица, вышедшие из тюрьмы, которым необходимо отчитываться перед органами административного надзора относительно порядка своего успешного возвращения в социальную и трудовую жизнь.

Что такое гарантийное письмо

Гарантийное письмо (образец) – это такой официальный документ, в который включены все сведения о выполнении обязательств о предоставлении каких-либо услуг, поставке продукции или перечислении денег в наличной или безналичной форме в заранее определённый в этой бумаге срок. После написания данного письма вторая сторона договора, в адрес которой направляются гарантии, получает следующие преимущества:

• Прежде всего – это спокойствие второго участника договорных отношений, так как оппонент чувствует свою ответственность и объясняет срыв сроков объективными обстоятельствами.
• Потребитель узнаёт конечную дату поставки, а продавец – число оплаты за товар, что даёт им возможность спланировать дальнейшие действия.
• В случае, если отношения перейдут в судебную плоскость, данная бумага является одним из доказательств правоты истца, даже если он не составлял официальную претензию в адрес ответчика.

В каком стиле составляется гарантийное письмо

Как сказано выше, гарантийное письмо представляет собой вид официальной документа, поэтому должно составляться, исходя из правил деловой переписки. Другими словами, это значит, что:

• стиль письма – исключительно официально-деловой;
• структура текста – простая и последовательная;
• предложения, требования и обязанности – прописываются конкретно, без использования деепричастных и причастных оборотов;
• изложение информации – только по делу, никаких переносных значений, метафор и жаргонизмов;
• грамматические и пунктуационные ошибки – недопустимы.

Это основные требования к стилю написания письма. Теперь разберем примеры составления гарантийного письма.

Что такое гарантийное письмо об оплате и как его составить

Помимо гарантийного письма о выполнении работ, предусматривается такой же документ об оплате. Суть письма заключается в том, что сторона обязуется не выполнить действие, а выплатить деньги в установленном размере. Как правило, формируется обязательство при необходимости оплатить товар, услугу или работу.

Рассматриваемое письмо можно считать документом, подтверждающим долг, поскольку лицо, давая гарантию возврата, признает факт задолженности. Соответственно, письмо можно предъявить суду в качестве доказательства. Кроме того, гарантия об оплате помогает урегулировать вопросы исполнения договоренности мирно, перенести дату платежа, изменить порядок расчета и так далее.

Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам.

Оформляется такой вид гарантийного письма в ситуациях, когда заказчик не может вовремя перечислить денежные средства, получив при этом товар или услугу. Поводом же для составления письма служит претензия со стороны кредитора либо же собственная инициатива должника.

Как составить об оплате гарантийное письмо

Форма гарантийного письма об оплате не устанавливается законодательными актами. Достаточно соблюсти общие правила составления такого документа, сформированные на практике. Обязательно наличие регистрационного номера документа, реквизитов отправителя, сведений о получателе письма и так далее.

Организации, практикующие такой вариант закрепления обязательств, формирует специальные бланки с логотипом, названием и реквизитами компании.

Учтите! При этом обязательные сведения письма не изменяются:

• информация о получателе денежных средств и представителе такового (директора, руководителя);
• наименование документа (необязательно);
• информация о задолженности, условиях и сроках возврата долга, обязанности вернуть деньги в конкретно установленный срок;
• информация об отправителе: должность, полное имя, а также сведения о представителе такого;
• личная подпись отправителя с расшифровкой и печатью.

Оформляется письмо на бумаге формата А4. Не обязательно, но предпочтительно наличие фирменного бланка, если стороны отношений – субъекты предпринимательства. Обязательно наличие подписей и печатей каждой стороны.

Гарантийное письмо должно содержать подпись не только директора организации, но и материально-ответственного лица (финансовый директор, главный бухгалтер).

Гарантийное письмо может предполагать указание на причины, по которым долг не был оплачен своевременно. Также допускается составление графика будущих платежей с учетом финансового положение должника и условий погашения задолженности. Кроме того, в письме можно указать на условия начисления пени и подробный расчет таковой.

Скачать гарантийное письмо

Этот документ позволяет заказчику отсрочить платеж за товары или услуги без срыва поставок. В статье рассмотрим, как составить его правильно, а также приложим образец гарантийного письма по оплате.

Речь пойдет о некоммерческом документе, который часто используют в деловой переписке. Суть бумаги заключается в том, что отправитель обязуется выполнить какие-либо действия. В нашем случае перечислить деньги исполнителю. Этими средствами обычно оплачивают товары, услуги, работы либо используют их для погашения долга.

Гарантийное письмо об оплате услуг по договору подтверждает факт наличия задолженности, что могут принять во внимание при рассмотрении спора в суде.

Благодаря подобной бумаге, участники сделки могут выстроить доверительные отношения, перенести дату платежа без штрафов и пени, не допустить срыва сроков поставки товаров (оказания услуг, выполнения работ).

Когда же эта бумага может понадобиться и как написать гарантийное письмо на оплату?

Как правило, ее оформляют в случае, когда заказчик не может перечислить деньги вовремя по тем или иным причинам.

А поводом для составления такого документа может стать претензия кредитора к плательщику либо собственная инициатива последнего.

Утвержденный образец гарантированного письма об оплате за услуги или товары не предусмотрен действующим законодательством. Тем не менее, он является частью делового документооборота, поэтому при его оформлении стоит учесть несколько общепринятых правил.

Рассмотрим обязательные положения, которые в нем также должны быть:

1. Дата и исходящий номер.
2. Данные получателя денег (название компании или имя гражданина, адрес).
3. Ф.И.О. представителя получателя (например, руководитель организации).
4. Название документа (не обязательно).
5. Основной текст, где гарантируется перечисление необходимой суммы в конкретный срок.
6. Реквизиты документа, на основании которого будут переведены средства (накладная, акт приемки и т. п.).
7. Сведения об отправителе.
8. Ф.И.О., должности и подписи представителей должника.

Обычно бумагу оформляют на листе формата А4 на фирменном бланке, ставят подписи руководителей (генерального директора и главного бухгалтера) и скрепляют печатью.

Подписывать такой документ должен не только генеральный директор, но и финансово ответственное лицо (например, главный бухгалтер или финансовый директор).

В основном тексте, помимо прочего, можно кратко указать причины несвоевременных платежей. Если заказчик планирует выплачивать долг частями, то следует составить график.

Для большей убедительности плательщик также может прописать размеры пени, которые будут ему начислять за каждый день просрочки.

>Пример гарантийного письма об оплате

Так как мы имеем дело с такой бумагой, как например, образец гарантийного письма об оплате, то здесь неуместно будет использовать неформальные слова (сленг, просторечия). Подробно описывать события, повлекшие за собой невозможность перечисления денег в срок, также не стоит. Можно указать самую их суть либо вообще опустить этот момент. Гарантийные обязательства необходимо прописывать точно, с указанием суммы и даты ее перечисления.

Вся информация в тексте должна быть однозначной для понимания (без двусмысленных фраз), чтобы предотвратить возможные споры.

Наконец, желательно получить от кредитора уведомление о получении документа. Это позволит исключить потерю бумаг в пути.

• Гарантийное письмо (форма) Договор долга, кредита → Гарантийное письмо (форма) на бланке организации-гаранта наименование банка (или угловой штамп, дата, исх.номер) гарантийное письмо (наименование организации-гаранта) гарантирует погашение кредита, выданного (наименование банка) (наименование …
• Гарантийное письмо Договор долга, кредита → Гарантийное письмо гарантийное письмо ( на бланке организации-гаранта ) гарантируем погашение ссуд, выданных и имеющих быть выданными ( кому — …
• Гарантийное письмо (приложение к договору о международном лизинге) Лизинговый договор, соглашение → Гарантийное письмо (приложение к договору о международном лизинге) гарантийное письмо гарантийное письмо no. выдано . (название организации-арендодателя) место выдачи . (адрес) 1. в св…

Правильно составленный документ – гарантия его выполнения

Для того, чтобы гарантийное письмо было составлено грамотно и корректно, стоит придерживаться следующих рекомендаций:

• Соответствующий стиль написания – при написании письма нужно придерживаться делового стиля, ведь гарантийное письмо, в первую очередь, документ.
• Целесообразность и краткость – не стоит писать слишком много, будет достаточно кратко и лаконично изложить необходимое.
• Конкретика – исключите слова, несущие в себе неуверенность, стоит четко формулировать предложения, использовать такие слова, например, как гарантируем, обязуемся.
• Определенность и ясность – текст гарантийного письма должен быть понятный и простой.
• Недопустимы орфографические и пунктуационные ошибки в письме.

Форма гарантийного письма

Бланк гарантийного письма, которое составляется от имени юридического лица, должен содержать все его реквизиты (полное и сокращенное наименование, ИНН, ОГРН, адрес, телефон).

Если документ составляется от имени физического лица, то порядок написания произвольный.

Гарантийное письмо — как написать

?

Письмо пишется в простой письменной форме либо на официальном бланке юридического лица, либо на обычной бумаге физическим лицом.

В зависимости от конкретной ситуации гарантирующая сторона должна написать сроки и, в случае необходимости, способы выполнения взятого на нее обязательства.

Безусловно, гарантийное письмо не является документом, обязательным для исполнения, так как не носит нормативного характера. Однако при его составлении стороны надеются на порядочность и исполнительность должника. То есть данные отношения основаны на доверии.

Образец договора на проведение ремонтно — отделочных работ

п. отвести место для хранения инструмента и вещей работающих обеспечить постоянный температурный режим в помещении — не ниже 18 С, влажность не более 70% в процессе выполнения работ обеспечить нахождение в ремонтируемом помещении только представителей Подрядчика, или согласовать проведение работ третьими лицами с Подрядчиком обеспечить беспрепятственный доступ в ремонтируемое помещение и беспрепятственное проведение работ обеспечить или оплатить в случае необходимости работу грузового лифта в случае необходимости компенсировать затраты в объеме данного договора по отключению стояков отопления (ХВС, ГВС) 2.1.2.

При строительстве домов и жилых помещений, а также монтажном обслуживании устанавливаются сроки гарантии. В этот период времени все недоработки или жалобы предъявляются застройщику, который обязан исправить работу.

Гарантия на строительные работы регламентируется Федеральным Законом«Об участии в долевом строительстве многоквартирных домов и иных объектов недвижимости и о внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации».

Гарантийное письмо против договора, достоинства и недостатки

Основные плюсы:

• данный документ не нуждается в оформлении в виде подписей обоих участвующих сторон;
• соблюдение формальных требований к процессу составления гарантийного письма, будь то акцепт или оферта, делают его законным документом;
• судебная система рассматривает данные документы наряду с классическими договорами.

Минусы при работе с данными письмами:

• малый объем в значительной мере ограничивает подробность изложения условий;
• нет возможности определения всех прав и обязанностей сторон;
• как правило, нет договоренностей процедурных моментов;
• далеко не всегда, предполагаемая ответственность сторон определяется четко и ясно.

Договорные отношения двух юридических лиц партнеров, ведущиеся путем отправления гарантийных писем, вполне законны и правомерны, но, бывают и спорные моменты, которые в итоге способны вызвать и судебное разбирательство.

В том или ином виде, гарантийные письма существовали практически всегда. Как пример, долговые расписки, известные с древних времен, отражавшие в себе намерение одной стороны выплатить долг к определенному сроку, и право другой стороны взыскать этот долг по истечении указанного срока.

В древнем Риме долговые обязательства отображались в аналоге современной приходно-расходной книги специальными людьми. Были расписки и в Древней Греции.

В средневековой Италии возник другой вид гарантийного письма — вексель. Пример, дошедший до наших дней — процентная расписка 1339 г.:

«Барталус и Ко. В Пизе

Во имя Господа Аминь. Барталус и Ко. посылает свой привет Барна из

Лухи и Ко. Авиньон.

Заплатите по этому письму 20 ноября 1339 г. Ландуччио Бассадраги и

Ко. Из Лухи 312 ¾ золотых гульденов, которые мы сегодня получили от

Такредо Баначмунти и Ко., начислив 4 ½ % в их пользу, и зачислите эту сумму

на наш счет. Выдано 5 октября 1339 г.»

Похожие записи:

• Пять действий, когда не складывается личная жизнь
• Тп в паспорте как расшифровывается
• Повышение выплат детям инвалидам в 2024 году в Москве