Кассовая книга: кому нужна и как вести

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кассовая книга: кому нужна и как вести». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Налоговые инспекторы вправе убедиться, что бизнес ведет учет в соответствии с законом и отражает сведения в полной мере. Для этого они устраивают проверки, причем часто без предупреждения. Лучший способ подготовиться к ним — соблюдать кассовую дисциплину регулярно.

Контрольно-кассовая дисциплина в 2022-2023 годах

Кассовая дисциплина — это соблюдение юридическими лицами и ИП правил проведения наличных денежных расчетов, установленных законодательством РФ. Расчеты наличными деньгами включают в себя все виды приходно-расходных операций, осуществляемых фирмой или ИП с наличными денежными средствами.

Кассовая дисциплина включает в себя:

• оформление кассовых документов (приходный и расходный кассовые ордера, ведение кассовой книги);

• установление лимита остатка денег в кассе;

• соблюдение правил расходования и сдачи наличности в банк;

• соблюдение лимита расчёта наличными.

Наиболее широким в целях наличных расчетов является понятие кассы (операционной кассы), через которую фирма или ИП производит расчеты наличными деньгами. Чаще всего это такие операции, как выплата зарплаты, получение-сдача денег в банк, расчеты с подотчетными лицами, выдача-возврат займов. В кассу также может поступать наличная выручка.

Получение наличной выручки обязывает к применению контрольно-кассовой техники (п. 1 ст. 1.2 закона «О ККТ…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Хотя в ряде случаев допускается ее неприменение, в частности:

• Юрлицами и ИП при осуществлении деятельности определенных видов (п. 2 ст. 2 закона № 54-ФЗ).

• Юрлицами и ИП при осуществлении деятельности в условиях, затрудняющих применение ККТ (п. 3 ст. 2 закона № 54-ФЗ).

Автоматические расчеты

Приходные и расходные операции можно автоматизировать. Для этого нужно установить специальное оборудование. Принцип работы автоматов такой:

1. Они принимают или выдают деньги самостоятельно, без человеческого участия.
2. Изъятые средства передаются в кассу по ПКО.
3. При загрузке средств «забирают» их из кассы на основании РКО.

Условие соблюдения кассовой дисциплины № 3: лимит расчетов наличными

Другим важным элементом кассовой дисциплины является установление лимита при расчетах наличными между юридическим лицами и ИП. Предел такой суммы зафиксирован в размере 100 т.р. по одному договору.

Важно! Если в расчетах участвует физическое лицо, то все лимиты по расчетам отменяются.

В таблице ниже отражены возможные варианты.

Лимитрование есть	Лимитирвание отменено
ЮЛ+ЮЛ	ФЛ+ФЛ
ЮЛ+ИП	ФЛ+ЮД
ИП+ИП	ФЛ+ИП

Важно! Даже если срок действия договора истек, лимит все равно действует.

Ответственность за нарушения кассовой дисциплины

Виды нарушений, которые могут быть наказаны со стороны контролирующих органов:

• превышение лимита наличных по контракту над суммой в 100 т.р.;
• наличность не была оприходована;
• хранение наличных денег вне сейфа;
• наличность в кассе превышает установленный в компании лимит;
• трата выручки на цели, не предусмотренные дисциплиной.

В таблице ниже представлен перечень основных штрафов за нарушения.

Нарушение	Наказание для ИП	Наказание для юрлица
Отсутствие ККТ	25 – 50% от суммы выручки «мимо» кассы, но не менее 10 т.р.	От 75 до 100%
Невыдача чека или неотправка электронного чека покупателю	2000 рублей	10 000 рублей
Онлайн-касса не соответствует требованиям	От 1500 до 3000 рублей	От 5000 до 10 000 рублей

Когда нарушается учет кассовых операций, ответственный сотрудник может получить штраф в сумме от четырёх до пяти тысяч рублей. Это относится к индивидуальным предпринимателям, должностным лицам предприятий. Наказание для юридических лиц гораздо строже – штраф от сорока до пятидесяти тысяч рублей.

Владелец бизнеса иногда по закону имеет право взять деньги из кассы для себя лично. Это возможно только в том случае, когда он является индивидуальным предпринимателем. Если речь идёт об обществе с ограниченной ответственностью, у него такого права нет. Индивидуальный предприниматель, беря деньги из кассы, обязан воспользоваться кассовым ордером с формулировкой, где фиксируется, что деньги предназначены для личных нужд.

Индивидуальный предприниматель имеет право не использовать лимит остатка кассы. Закон предоставляет такую возможность. Если раньше это ограничение было установлено, то должен быть написан внутренний приказ, в котором закреплён отказ от использования кассового лимита. Кассовая дисциплина ООО на УСН не предусматривает кассовый лимит.

Неутвержденный лимит кассы

Раньше соблюдение лимита предприятиями контролировали банки и другие финансовые организации. Потом эту обязанность переложили на ФНС.

А точнее: региональные подразделения налоговой службы. Если при посещении предприятия проверяющие обнаружат, что приказ на установление лимита наличных не подписан, сумма ограничения автоматически приравнивается нулю.

Это означает, что в конце рабочего дня нужно сдать все деньги в банк. То же самое касается случаев, когда выясняется, что лимит рассчитан неверно или завышен.

Лучше не допускать подобных моментов, поскольку они неминуемо влекут к штрафам. Обращаем внимание на то, что это касается только тех предприятий, в отношении которых действует требование по утверждению лимитов.

Основные положения об онлайн-кассах

Вгоду, как и ранее, основным законодательным актом, регулирующим вопросы регистрации и применения ККТ, остается 54-ФЗ от 22 мая 2003 года “О применении…” (далее – Закон).

14 июля 2016 года вступил в законную силу (по истечении 10 суток с момента опубликования на портале правовой информации – прим. ред.) ФЗ № 290 от 3 июля 2016 “О внесении…” (далее – ФЗ № 290), который регламентировал сроки предоставления отсрочки по переходу на электронные кассы для некоторых категорий налогоплательщиков.

Последние изменения были датированы 3-м июля 2018 года, когда также на портале правовой информации был опубликован 192-ФЗ, датированный той же датой под названием “О внесении…” (далее – ФЗ № 192).

Что такое лимит остатка кассы и как он рассчитывается

Лимитом остатка денежных средств в кассе называется сумма наличных, которая может остаться в кассе к концу рабочего дня. Так государство пытается застраховать предприятия от больших потерь в случае ограбления или других чрезвычайных ситуаций. Для установки такого лимита руководитель организации подписывает соответствующий приказ, который должны выполнять все работники предприятия. Сверхлимитные суммы должны сдаваться в обслуживающий банк для зачисления на расчётный счёт.

Приказ для установки лимитного остатка кассы утверждается организацией каждый год. Тем не менее допускается установить лимит только один раз, поскольку в законодательстве нет жёстких требований на этот счёт. Если у организации нет установленного лимита, это значит, что в конце рабочего дня в кассе вообще не должно оставаться денег, их все нужно сдавать в банк.

Если в работе предприятия происходят какие-либо изменения, оказывающие влияние на остаток наличности в кассе (например, изменения в объёме поступлений наличных денег), необходимо установить новый лимит приказом. Это можно сделать в любое время, не дожидаясь окончания года.

Процессы, связанные с движением наличности, во всех компаниях организованы по-разному. В одних организациях наличные денежные средства поступают в кассу и не тратятся, а в других — расходуются в больших объёмах (например, для погашения задолженности перед поставщиком) и не пополняются за счёт наличной выручки. Поэтому расчёт лимита происходит в зависимости от особенностей конкретной организации.

Порядок регистрации онлайн-кассы для УСН в налоговой

В целом процедура не отличается от постановки на учет ККТ любыми другими налоговыми режимами.

Способов регистрации два:

1. Через личный кабинет налогоплательщика.
2. В отделении ФНС.

Последний путь упростили: теперь поставить онлайн-кассу на учет можно в любом городе, вне зависимости от места регистрации и ведения деятельности. Государственная пошлина в обоих случаях не берется. Для онлайн-регистрации придется обзавестись электронной подписью. Пугаться этого не нужно, девайс понадобится так или иначе. По закону об обязательной маркировке ЭЦП в скором времени должны будут иметь все предприятия розничной торговли.

Документы для оффлайн-регистрации:

• документы, подтверждающие покупку кассового аппарата;
• паспорт онлайн-кассы;
• учредительные документы ИП или организации;
• заявление по форме КНД 1110061. Лучше скачать и распечатать его самостоятельно в нескольких экземплярах перед визитом в налоговую;
• договор с ОФД;
• личный паспорт индивидуального предпринимателя.

Касса ООО на УСН – нововведения

Теперь подписывать приходные и расходные кассовые документы можно электронной цифровой подписью и вести электронный документооборот. Данное новшество найдет своих последователей в малых фирмах, а вот касса ООО на УСН с большим штатом сотрудников вряд ли им воспользуется. Ведь ЭЦП необходимо приобретать для каждого физического лица, которое получает или вносит наличные денежные средства. О возможности совмещать ведение кассы в электронном виде и на бумажных носителях одновременно информации пока нет.

Кассовые документы теперь может подписывать и приходящий бухгалтер, но только в том случае, если договор на его услуги заключен непосредственно с ним. Специалист, выполняющий обязанности по договору аутсорсинга ставить свою подпись на расчетных документах не имеет права.

Преимущества использования кассового аппарата

Хоть ИП работать без кассового аппарата нередко может, его установка все равно рекомендуется для получения ряда приятных преимуществ. Нужна ли ККМ для ИП при УСН в розничной торговле – сказать сразу не получится, но работать точно станет удобней.

Любое крупное предприятие, серьезно нацеленное на долговременное развитие, нуждается в кассе, однако, перед покупкой аппарата надо разобраться в целесообразности этого поступка.

Почему выгодно установить ККТ для ИП на УСН:

• Легкость ведения отчетности, анализа проделанной работы. С помощью машины руководитель может с легкостью проверять уровень продаж и анализировать количество денежных поступлений за все время использования кассы, либо за определенный день;
• Минимизация рисков совершения ошибок со стороны сотрудников;
• Скорость обслуживания клиентов при применении контрольной техники значительно возрастает. Продавцу больше не приходится оформлять каждую квитанцию об оплате руками;
• Предприниматель заметит ускорение развития дела сразу после приобретения контрольно-кассовой техники. Моментально повысится качество оказываемых населению услуг, возрастет прибыль;
• Низкие затраты на обслуживание. За срок в один год мастера можно вызвать один раз. В месяц на проверку одного прибора будет уходить лишь полсотни рублей.

Расходование наличной выручки ИП в 2022 году

Кассовая дисциплина в 2022 году позволяет ИП расходовать выручку из кассы только на определенные цели. Все виды затрат, которые не указаны в разрешенном перечне целей из Указаний ЦБ РФ №5348-У, оказались запрещенными. Если операции нет в списке, то оплатить ее наличной выручкой противозаконно.

К примеру, нельзя тратить кассовую выручку на следующие цели:

• выдачу и возврат займов и оплату процентов по ним;
• операции с ценными бумагами;
• оплату аренды недвижимости;
• организацию (проведение) азартных игр.

В Указании № 3073-У Банка России говорится о том, что для целей, перечисленных выше, сначала нужно внести наличные деньги на расчетный счет ИП, а затем снять наличные с расчетного счета специально для этих целей (можно использовать банковскую карту оформленную на физ.лицо, а не на ИП).

Денежные средства, которые предприниматель снимает со своего расчетного счета и внесенные в кассу в его налоговом учете не отражаются (письмо Минфина России от 08.07.2009 № 03-11-09/241).

На что можно тратить в 2022 году наличную выручку, поступившую в кассу компании или ИП:

• зарплата и иные суммы, включенные в фонд оплаты труда;
• выплаты соцхарактера (пособия, стипендии);
• наличные расчеты за товары/работы/услуги, за исключением ценных бумаг;
• выдача подотчетных сумм работникам;
• возвраты за неоказанные услуги, невыполненные работы, возвращенные товары;
• оплата наличными страховых возмещений по договорам с физлицами;
• выдача денег ИП на собственные траты, которые не связаны с ведением бизнеса;
• на выполнение операций с наличностью банковским агентом, в соответствии со ст. 14 закона от 27 июня 2011 года № 161-ФЗ;
• на выдачу новых займов физлицам от ломбардов и МФО, не более 50 тысяч рублей по одному договору, в пределах 1 миллиона в день;
• на выдачу новых займов физлицам от потреб. коопераций, в сумме не более 100 тысяч рублей по одному договору, в пределах 2 миллионов в день.

Изменения в кассовой дисциплине в связи с внедрением онлайн касс

С использованием онлайн-касс необходимость в части форм отчетности отпала. Данные хранятся в памяти кассовой техники, могут быть получены в любой время для контроля. Для лиц, использующих ККТ нового образца, предоставлена информация о снижении требований в отношении применения форм.

По разъяснениям, предоставленным Минфином, формы первичного учета в торговле, установленные Постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132, не обязательны к применению предприятиями, перешедшими на новый порядок применения ККМ. Под новым порядком понимают использование онлайн-касс.

Зам. директора Департамента В.А.Прокаев (Письмо Минфина РФ от 16.09.2016 № 03-01-15 / 54413)

Важно! Утвержденные Постановлением № 132 формы расчетов с применением кассовой техники №№ КМ 1- КМ 9 могут не использоваться в учете операций.

Ответственность за несоблюдение

Соответствие кассовой дисциплины предприятия действующему законодательству контролируется следующими органами:

• Директор и бухгалтерия несут ответственность за наличие необходимых технических условий для безопасной работы и сохранности кассы.
• Органы внутренних дел следят за соответствием технических характеристик помещения кассы необходимым требованиям.
• Банками осуществляется наблюдение за полнотой отражения операций, а также соответствием оформления документов стандартам.

Несоблюдение в любом аспекте порядка признаётся нарушением. Наказывается наложением штрафа:

• для ответственных лиц, как правило, директора — 4-5 тысяч рублей;
• для предприятия в целом — от 40 до 50 тысяч.

Нарушением также является выполнение одного или нескольких следующих действий:

• превышение установленного ограничения на остаток денег в кассе;
• расчёты с третьими лицами объёмом более законодательно установленных пределов;
• неполное отражение в документации поступивших денежных средств.

В чем состоит соблюдение кассовой дисциплины

Соблюдение кассовой дисциплины сводится к исполнению правил, установленных следующими документами:

• Указанием Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У, которое определяет правила ведения кассовых операций для юрлиц и ИП. Последняя редакция указания, вступившая в действие с 30.11.2021, внесла ряд изменений.
• Указанием ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У, которое содержит условия расчетов наличными деньгами.
• Законом РФ от 22.05.2003 № 54-ФЗ, устанавливающим правила применения ККТ.
• Законом РФ от 03.07.2016 № 290-ФЗ или законом об онлайн-кассах, внесшим существенные изменения в правила закона № 54-ФЗ.

В отношении операционной кассы основные правила таковы:

• Назначается лицо, выполняющее функции кассира, с которым обязательно заключается договор о полной матответственности. Исключением будут ситуации, когда кассу ведет сам руководитель юрлица или ИП, работающий в одиночестве.
• Деньги и кассовые документы хранятся в условиях, обеспечивающих их сохранность.
• Операции, проводимые по кассе, оформляются документами установленной формы с соблюдением определенного порядка их заполнения. Оформление документов производится непосредственно при совершении операции, а по оприходованию наличной выручки, полученной вне операционной кассы, — ежедневно в конце рабочего дня. Кассовая дисциплина в 2021–2021 годах для ИП, которые ведут упрощенный учет своих операций, допускает, что документы по кассе можно не оформлять.
• Если в операционную кассу поступает наличная выручка, то должен присутствовать кассовый аппарат. Выдача кассового чека при получении наличной выручки обязательна (ст. 5 закона № 54-ФЗ).
• Деньги, принимаемые кассиром, проверяются на подлинность. Соблюдается определенный порядок проверки их количества и качества при приеме и выдаче, поименованный в указании ЦБ РФ от 05.10.2021 № 5587-У действующий с 30.11.2021:

Упрощенный порядок кассовой дисциплины

Под этим понятием имеют в виду возможность отказаться от установления лимита кассы предпринимателями и малыми предприятиями, а также возможность, которую с июня 2014 года получили только ИП – не оформлять документально кассовые операции.

Но хотя такое право есть, но на деле воспользоваться им не всегда будет возможно. Однозначно такая возможность есть только у ИП без работников (или выплачивающих зарплату работникам в безналичном порядке), которые, к тому же, не принимают ни от кого наличные деньги. Почему? Дело в том, что Указание от 11 марта 2014 г. N 3210-У содержит противоречивые нормы:

• Пункт 4.1. Кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами 0310001, расходными кассовыми ордерами 0310002 (далее — кассовые документы). Индивидуальными предпринимателями, ведущими в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовые документы могут не оформляться.
• Пункт 5. Прием наличных денег юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, в том числе от лица, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера (далее — работник), проводится по приходным кассовым ордерам 0310001.
• Пункт 6. Выдача наличных денег для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам проводится по расходным кассовым ордерам 0310002, расчетно-платежным ведомостям 0301009, платежным ведомостям 0301011.

В пунктах 5 и 6 нет обычной оговорки (за исключением…) и получается, что требования распространяются на ИП в том числе. Учитывая, как часто могут менять свою точку зрения Минфин и ФНС по одному и тому же вопросу, можно предположить, что эти положения несут в себе риски налоговых споров. Поэтому пока по этим вопросам нет официальных комментариев, безопаснее кассовые документы вести.

Похожие записи:

• Какой штраф за автобусную полосу в Москве в 2024 году
• Пенсия в 2023 году работающим пенсионерам
• История «налога на бездетность»