Акт инвентаризации наличных денежных средств (скачать бланк по форме ИНВ-15)

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Акт инвентаризации наличных денежных средств (скачать бланк по форме ИНВ-15)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Следующая часть формы ИНВ-15 относится непосредственно к подсчету суммы средств в кассе. Но прежде материально-ответственное лицо, на которое возложена функция за контролем кассовой наличности и соблюдением установленных законом норм дает специальную расписку. Роспись ответственного лица будет свидетельствовать о том, что все приходники и расходники переданы в бухгалтерию, а наличные средства предприятия в полном объеме находятся на данный момент в кассе. Затем этот сотрудник должен от руки вписать в документ свою должность, поставить дату, подпись и расшифровку подписи.

Следующий этап — инвентаризационная комиссия в составе нескольких человек подсчитывает все финансовые средства в кассе и вносит данные сведения в бланк акта.

Что делать с излишками

Казалось бы, все в порядке, излишки ― это не недостаток, и можно закрыть глаза на данное обстоятельство. Но не спешите радоваться. Излишки не появляются на пустом месте и есть какая-то причина их образования. Например, ошибочные действия кассира при проведении операций. Еще неизвестно, чем они могут обернуться: жалобой покупателя или проверкой со стороны контролирующих органов. Любое несоответствие, выявленное по результатам инвентаризации кассы, нужно исправлять. Как это сделать? Если при инвентаризации кассы выявлены излишки, они изымаются комиссией, оприходуются и отражаются в акте. «Лишние» деньги включите в прочие доходы компании. Найденные средства в налоговом учете зафиксируйте на дату оформления результатов. Проводка при излишках, выявленных по результатам инвентаризации денежных средств в кассе: дебет 50, кредит 91 ― оприходованы излишки налички в кассе.

Фактическое наличие денег в кассе организации определяют путем обязательного подсчета всех имеющихся в кассе банкнот и монет. При подсчете фактического наличия денежных знаков в кассе принимаются к учету все имеющиеся в ней наличные деньги, в том числе и в иностранной валюте.

Подсчет денег осуществляется в обязательном присутствии всех членов инвентаризационной комиссии и кассира. Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения данных о фактических остатках денежных средств в кассе, а также правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Получившуюся в результате подсчета денежную сумму сравнивают с остатками денег по данным кассовой книги (бухгалтерской учетной программы). По итогам сравнения (сверки) комиссия может прийти к следующим выводам:

• полное соответствие фактического наличия денежных средств данным учета;
• выявление недостачи денежных средств;
• обнаружение в кассе излишка денежных средств.

Бланк и образец заполнения ИНВ-15

Унифицированный бланк «Акт инвентаризации наличных денежных средств (ИНВ-15)» утвержден постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

Скачать бланк акта инвентаризации наличных денежных средств формы ИНВ-15 можно в начале статьи.

Быстро разобраться с тем, как заполняется этот бланк, вам поможет образец заполнения акта инвентаризации наличных денежных средств ИНВ-15.

Оборотная сторона акта может не заполняться, если по результатам инвентаризации никаких нарушений не выявлено.

***

Инвентаризация кассы регулярно проводится комиссией, состав которой утверждает руководитель. Ее результаты отражаются в акте ИНВ-15. Этот документ не только подтверждает фактические остатки денег и ценностей в кассе, но и позволяет руководству сделать вывод о компетентности и дисциплинированности сотрудников, отвечающих за кассовые операции и сохранность наличных средств, и при необходимости принять соответствующие меры.

Еще больше материалов по теме — в рубрике «Акт».

Шаг N 3. Отражаем операции, связанные с недостачей, в налоговом учете

К сожалению, сумму выявленной недостачи отразить в расходах нельзя. При этом не имеет значения, найден ли виновник и возместил ли он ущерб. Дело в том, что при упрощенной системе учитываются только затраты, перечисленные в перечне п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Расходов в виде сумм недостач в нем нет. Такого же мнения придерживается и Минфин России в Письме от 18.12.2007 N 03-11-05/303.

Учет доходов обсудим более подробно. «Упрощенцы» учитывают в налоговой базе доходы от реализации и внереализационные доходы (п. 1 ст. 346.15 НК РФ). Состав внереализационных доходов определяется в соответствии со ст. 250 НК РФ, в п. 3 которой упомянуты суммы возмещения убытков или ущерба. Поэтому сумму недостачи, возмещенную кассиром или иным виновным лицом, следует включить в состав доходов в день поступления в кассу или на расчетный счет (п. 1 ст. 346.17 НК РФ).

Акт инвентаризации кассы

Результаты инвентаризации кассы оформляют бланком формы ИНВ-15 «Акт инвентаризации наличных денежных средств», являющимся документом, завершающим проверку.

Акт инвентаризации денежных средств в кассе, бланк которого можно скачать ниже, должен иметь поля для заполнения таких сведений:

• название фирмы или его структурного подразделения;
• № распоряжения о проведении проверки;
• № акта и дата проведения инвентаризации;
• расписка кассира;
• перечень ценностей, находящихся в кассе;
• пояснение кассира, если установлены нарушения кассовой дисциплины или расхождения наличия средств или ценных бумаг с данными учета;
• решение руководителя о привлечении к ответственности сотрудника, допустившего несоответствия.

Какие нарушения выявляются в ходе инвентаризации кассы?

Как показывают результаты проверок, в ходе инвентаризации кассы выявляются следующие нарушения.
Несоблюдения установленного лимита остатка денежных средств в кассе учреждения

С 1 января 2013 года ведение кассовых операций казенными учреждениями осуществляется в соответствии с Положением № 373-П. Данным документом предусмотрено, что для ведения наличных денежных расчетов учреждению следует установить максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в месте для проведения кассовых операций, определенном руководителем юридического лица после выведения в кассовой книге (ф. 0504514) суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня (лимита остатка наличных денег).

Нормы п. 1.4 Положения № 373-П допускают наличие денежных средств в кассе учреждения в объеме, превышающем установленный лимит остатка наличных денежных средств, в выходные и праздничные дни.

Как определено в названном пункте, казенные учреждения обязаны хранить на лицевых счетах наличные деньги сверх установленного лимита остатка наличных денег (свободные денежные средства).

Накопление казенным учреждением наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, входящих в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы, и выплат социального характера (других выплат), включая день получения наличных денег с лицевого счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни, если юридическое лицо производит в эти дни кассовые операции.

Порядок и образец заполнения акта ф. ИНВ-15 при инвентаризации кассы

Акт инвентаризации заполняется на компьютере или вручную. Не допускается наличие исправлений или помарок.

В соответствующие разделы акта вносятся:

• название организации;
• наименование подразделения (при проведении ревизии кассы в обособленном подразделении);
• документ — основание для проведения проверки кассы, его номер и дата;
• номер и дата акта, а также дата проведения инвентаризации;
• подпись кассира в расписке;
• фактическая сумма денежных средств, ценных бумаг и иных денежных документов;
• учетные данные денежных активов;
• данные результатов ревизии;
• пояснение выявленных излишек/недостач;
• подписи членов комиссии и материально ответственных лиц.

Ревизия не заменит инвентаризацию

Внутренний контроль осуществляют не только органы управления экономического субъекта, но и ревизионная комиссия (ревизор) экономического субъекта (п. 18.1 Информации № ПЗ-11/2013).

В корпоративной организации избрание ревизионной комиссии (ревизора) относится к исключительной компетенции высшего органа такой организации (ч. 2 ст. 65.3 ГК РФ).

С позиций трудового законодательства экономический субъект – это работодатель. Статья 20 Трудового кодекса РФ определяет работодателя как физическое либо юридическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работником.

В случаях, предусмотренных федеральными законами, в качестве работодателя может выступать иной субъект, наделенный правом заключать трудовые договоры. Но ревизионная комиссия (ревизор) не обладает полномочиями по заключению трудовых договоров. Так, в ООО ревизор считается органом общества и избирается исключительно общим собранием его участников. Лицо, осуществляющее функции единоличного исполнительного органа общества, не может быть членом ревизионной комиссии общества или ревизором (п. 6 ст. 32, подп. 5 п. 2 ст. 33 Закона № 14-ФЗ).

На основании статьи 47 Закона № 14-ФЗ ревизор общества вправе в любое время проводить проверки финансово-хозяйственной деятельности общества и иметь доступ ко всей документации, касающейся деятельности общества. По требованию ревизора руководитель общества, а также работники общества обязаны давать необходимые пояснения в устной или письменной форме.

Обратите внимание

Недостача – физическое отсутствие денежных и материальных средств, включая товары и основные средства, выявленное в результате проведения контрольных процедур, ревизии, инвентаризации (п. 172 разд. 2 «ГОСТ Р 51303-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Торговля. Термины и определения», утв. приказом Росстандарта от 28.08.2013 № 582-ст).

Таким образом, недостача может быть выявлена и в результате ревизии. Однако ревизор не вправе предпринимать какие-либо действия по взысканию ущерба с работников. Статья 247 Трудового кодекса РФ наделяет соответствующими полномочиями только работодателя. Она гласит:

• до принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения;
• для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов.

От себя добавим: такими специалистами могут быть члены ревизионной комиссии.

Итак, отождествлять ревизию с инвентаризацией неправомерно, хотя Минфин России в письме от 13.02.2009 № 03-03-06/4/4 разницы между этими мероприятиями не усмотрел. Правда, письмо посвящено налоговым правоотношениям. Между тем в налоговой сфере действует пункт 1 статьи 11 Налогового кодекса, в силу которого понятия и термины гражданского и других отраслей законодательства Российской Федерации надлежит применять в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства, если иное специально не оговорено данным кодексом.

В итоге полагаем: вслед за ревизией, выявившей недостачу, руководитель обязан назначить внеплановую инвентаризацию тех же активов.

Материальная ответственность работника

Не подлежит сомнению, что сохранность активов компании обеспечивается за счет материальной ответственности ее работников.

В силу статьи 232 Трудового кодекса РФ работник, причинивший работодателю ущерб, возмещает его по правилам, установленным данным кодексом. Эти правила устанавливает статья 238 Трудового кодекса РФ. А именно: работник обязан возместить работодателю причиненный ему прямой действительный ущерб. В то же время неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат.

Тем не менее, взыскать причиненный ущерб без ограничений можно лишь в случае полной материальной ответственности работника. Соответствующие случаи перечислены в статье 243 Трудового кодекса РФ. Среди них – недостача ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу.

В соответствии со статьей 244 Трудового кодекса РФ под специальным письменным договором нужно понимать договоры о полной материальной ответственности – индивидуальной либо коллективной (бригадной). А примерами разовых документов могут служить:

• выданная работнику доверенность на получение определенных ценностей;
• расходный кассовый ордер о выдаче подотчетному лицу денежных средств на предстоящие расходы;
• накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары (по унифицированной форме № ТОРГ-13).

Однако руководитель организации несет полную материальную ответственность в силу закона – на основании части первой статьи 277 Трудового кодекса РФ. По этой причине договор о полной материальной ответственности руководителя не оформляется.

В случаях, прямо не оговоренных статьей 243 Трудового кодекса, за причиненный ущерб работник понесет материальную ответственность лишь в пределах своего среднего месячного заработка. Основание – статья 241 Трудового кодекса РФ. Такую материальную ответственность именуют ограниченной (письмо Роструда от 19.10.2006 № 1746-6-1). По мнению автора, оставшуюся часть суммы ущерба, невозможную к взысканию с работника, можно предъявить руководителю компании – разумеется, при наличии к тому правовых оснований (п. 9 постановления Пленума Верховного суда РФ от 16.11.2006 № 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю»).

Составляем акты о результатах инвентаризации

В реальной экономике не все владельцы бизнеса и просто руководители организаций задумываются о необходимости проведения инвентаризации имущества и обязательств предприятия в своих интересах или в соответствии с требованиями законодательства. Поскольку за непроведение обязательных контрольных мероприятий штраф не предусмотрен, многие, особенно малые предприятия, зачастую ее не проводят. Такие действия напрямую противоречат позиции государства, которое обязывает все хозяйствующие субъекты осуществлять учет и контроль достоверности бухгалтерской отчетности, что невозможно без внутренних контрольных мероприятий.

Основными нормативными документами, определяющими порядок проведения инвентаризации, являются:

1. Федеральный закон №402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
2. Приказ Минфина от 29.07.1998 № 34н (положение по ведению бухучета).
3. Приказ Минфина от 13.06.1995 № 49 (методические указания по сличению имущества и обязательств).

Проведение инвентаризации денежных средств в кассе

Инвентаризация является одним из методов ведения бухгалтерского учета и выступает в качестве инструмента подтверждения фактического наличия и учетных данных. Более подробно рассмотреть понятие инвентаризация можно в рамках изучения дисциплины: «Теория бухгалтерского учета», в статье: «Инвентаризация как метод бухгалтерского учета».
Применение данного метода имеет достаточно древние корни и является неотъемлемой частью ведения бухгалтерского учета любого предприятия.

Слово «инвентаризация» впервые было упомянуто менее ста лет назад… Читать далее

Инвентаризация кассы в свою очередь обеспечивает подтверждение правильности оформления кассовых операций, способствует выявлению ошибок и выполняет контролирующую функцию за сохранностью денежных средств.

Нормативной базой при проведении инвентаризации выступают:

1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ
2. Приказ Минфина России от 29.07.1998 N 34н (ред. от 11.04.2018) «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ»
3. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Министерства финансов РФ от 13.06.95 № 49

Согласно данным нормативным документам законодательно закреплены случаи обязательного проведения инвентаризации:

• имущество, передаваемое в аренду, а также при осуществлении выкупа или его продажи;
• имущество государственной или муниципальной организации в случае его преобразования;
• ежегодно все имущество, инвентаризация которых проводилась до 1 октября перед составлением годовой отчетности, при этом для отдельных категорий есть свои особенности.
• в случаях смены материально-ответственного лица (в день передачи дел);
• в результате фактов хищения и порчи имущества;
• при возникновении чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствий, пожаров;
• имущество организации, подлежащей ликвидации, реорганизации;

Кроме того, предприятие вправе проводить внеплановую инвентаризацию кассы. Такой вид инвентаризации осуществляется в сроки, определенные руководством организации и отражается в приказе о проведении внеплановой инвентаризации с указанием причин ее проведения. Типовыми причинами при этом могут выступать:

• выполнение контролирующей функции, повышение ответственности кассового работника;
• выяснение причин возникновения ошибок в учете;
• по предписанию внешних контролирующих органов.

Каковы основные функции процедуры?

Инвентаризация кассы предприятия предполагает ревизию следующих ключевых направлений:

• Соблюдение компанией установленного лимита по величине остатка кассовой наличности на конец дня.
• Оформление с кассирами соглашений о полной материальной ответственности. Проверка актуальности и корректности составления таких договоров.
• Неукоснительное следование порядку заполнения кассовой книги.
• Наличие денежных средств. Выявление расхождений между реальным остатком наличных денег и сведениями учета наличности. Выяснение причин и определение виновников возникновения недостачи или излишка.
• Принятие ответственными сотрудниками нужных мер по обеспечению сохранности кассовой наличности.
• Корректность отнесения сумм израсходованных наличных денежных средств на соответствующие статьи затрат. Особое внимание уделяется надлежащему целевому назначению выплат, произведенных из кассы. Это могут быть хозяйственные цели, командировочные издержки, выдача сотрудникам зарплаты.
• Своевременность и полнота принятия, документального оформления, бухгалтерского учета наличных денег, поступающих в кассу.
• Правильность заполнения и ведения первичных кассовых документов (ордеров) и сводных регистров учета наличности.

Проверка кассы является обязательной процедурой для любого хозяйствующего субъекта, осуществляющего входящие и исходящие транзакции с наличностью.

Она проводится коллегиальной структурой – инвентаризационной комиссией, задачи, состав и полномочия которой утверждаются руководителем.

Назначение и порядок составления акта

Чтобы правильно выполнить процедуру, а затем оформить акт инвентаризации наличных денежных средств необходимо соблюсти некоторую последовательность действий.

1. Приказом руководителя организации (предприятия) формируется комиссия для проведения инвентаризации, где перечисляется ее состав, с указанием должностей, а также с какой целью проводится проверка фактического наличия материальных ценностей.
2. Кассир должен сдать кассовый отчет, а также расписку о том, что в кассе нет неоприходованной наличности.
3. Выполнить саму процедуру инвентаризации в соответствии с рекомендациями Министерства Финансов РФ № 49 от 13.06.1995 г.
4. Оформить результаты, отразив все в акте. Сам образец документа (бланк), порядок его заполнения рассмотрим ниже.

Обычно акт составляют в двух экземплярах. Оба они имеют равную значимость. Первый экземпляр остается в бухгалтерии, а второй – у кассира, лица ответственного за хранение и учет материальных ценностей.

Для случаев, когда проведение инвентаризации требуется при передаче ценностей, при смене кассира, заполняют еще третий экземпляр. Он для нового ответственного лица.

Категорически запрещено проводить инвентаризацию при неполном составе комиссии. Как любой бухгалтерский документ «Акт инвентаризации наличных денежных средств» не должен содержать исправлений.

Какие правила помогут грамотно оформить ИНВ-15

Остановимся на трех главных правилах, позволяющих грамотно зафиксировать в ИНВ-15 результаты инвентаризации кассы и извлечь максимум пользы из этого документа.

Правило 1: при оформлении ИНВ-15 должны присутствовать все члены комиссии, определенные приказом руководителя.

Заполнять акт нужно в присутствии всех членов комиссии именно в том составе, который утвержден приказом руководителя (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49, далее — Указания № 49). Произвольная замена даже одного члена комиссии (без надлежащего оформления приказом) может привести к признанию результатов инвентаризации недействительными. А осуществленная с нарушениями инвентаризация, которая призвана подтвердить кассовые остатки в день окончания отчетного периода, поставит под сомнение достоверность отраженных в балансе остатков денежных средств.

Соблюдение этого правила помогает:

• обеспечить объективность и достоверность отраженной в акте информации;
• снизить риски признания акта составленным с нарушением действующих норм (к примеру, если у кассира возникнет соблазн доказать в суде свою невиновность в недостаче).

Правило 2: в ИНВ-15 необходимо отражать не только денежный остаток, но и иные ценности, которые переданы на хранение в кассу.

Исходя из п. 3.40 Указаний № 49 фактическому пересчету при инвентаризации кассы подлежат:

Подпишитесь на рассылку

Яндекс.Дзен ВКонтакте Telegram

• наличные деньги;
• ценные бумаги;
• денежные документы (марки госпошлины, почтовые марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты, вексельные марки и др.).

Правило 3: не игнорируйте ни одной строки в акте и не допускайте их формального заполнения.

Нельзя легкомысленно проставлять подписи в тех местах, где указана ваша фамилия. К примеру, кассир должен поставить подпись в ИНВ-15 три раза. И не только подтвердить этими подписями согласие с результатами инвентаризации, но и:

• дать расписку в том, что к началу процедуры инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию и все деньги, ценности и документы, поступившие на его ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход;
• заверить в ИВН-15 свои письменные объяснения, если в результате инвентаризации обнаружится излишек или недостаток проверяемых ценностей.

Все члены комиссии в полном составе должны подписать ИНВ-15 в момент его составления, чтобы не было возможности каким-то образом впоследствии изменить результаты инвентаризации.

Похожие записи:

• Можно ли работать в Москве без гражданства
• Льготы на пригородные электрички для пенсионеров в СПБ
• Больничный лист по уходу за ребенком в 2023 году