Как работодателям заполнить отчёт СЗВ-СТАЖ за 2021 год и в какие сроки подать

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как работодателям заполнить отчёт СЗВ-СТАЖ за 2021 год и в какие сроки подать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Изменения в СЗВ-СТАЖ — 2022

2. Ответственность по СЗВ-СТАЖ

3. В какой программе делается отчет СЗВ-СТАЖ

4. ДЛОТПУСК в форме СЗВ-СТАЖ

5. Порядок заполнения отчёта СЗВ-СТАЖ за 2022 год

6. Для чего нужен СЗВ-СТАЖ

7. Кто и куда сдает отчетность о стаже

8. Пошаговая инструкция заполнения СЗВ-СТАЖ

9. Наиболее часто задаваемые вопросы

10. Больничный лист после увольнения в СЗВ-СТАЖ

11. Обособленные подразделения: как отчитаться

12. Сроки сдачи СЗВ-СТАЖ в 2017 году

13. Нулевая отчетность по форме СЗВ-СТАЖ?

14. Основные правила заполнения

Раздел заполняется в случае, если ОДВ-1 подается одновременно с формами СЗВ-СТАЖ (с типом сведений «Исходная») и СЗВ-ИСХ, в которых содержатся сведения о застрахованных лицах, имеющих право досрочного выхода на пенсию.

Изменения в СЗВ-СТАЖ — 2022

При сдаче отчета за 2022 год необходимо учесть изменения, которые были внесены в порядок заполнения в связи с объявленной в стране частичной мобилизацией:

добавлен новый код «ВОЕНСЛ». Данный код используется для информирования ПФР о периодах военной службы по частичной мобилизации и по контракту, в течение которых за работниками сохранялись рабочие места;
появились коды «ЭКБ», «ВПЭК», «ВЖЭК», «ИНТЦ», «ВПТЦ», «ВЖТЦ», «ОВЭД», «ВПОВ», «ВЖОВ», «ОСТ», «ВПОС», «ВЖОС» и «АУСН» в отношении застрахованных лиц для отдельных категорий работодателей, применявших пониженные тарифы страховых взносов. Однако в СЗВ-СТАЖ не предусмотрено указание кода категории застрахованного, поэтому их нигде не нужно указывать.

Ответственность по СЗВ-СТАЖ

Согласно ст. 17 Закона № 27-ФЗ, страхователя штрафуют на 500 руб. за каждое застрахованное лицо, если он:

не сдал или сдал с нарушением срока отчет СЗВ-СТАЖ;
в отчете указал неполные или неверные сведения.

При нарушении электронной формы сдачи СЗВ-СТАЖ — штраф 1 тыс. руб.

По ст. 15.33.2 КоАП штраф в размере 300-500 руб. применяется и к должностным лицам.

Если сотруднику при увольнении не выдали выписку из СЗВ-СТАЖ, ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП:

предупреждение или штраф 1-5 тыс. руб. — для должностных лиц;
штраф 1-5 тыс. руб. — для ИП;
штраф 30-50 тыс. руб. — для юрлиц.

В какой программе делается отчет СЗВ-СТАЖ

Заполнить отчетность также можно при помощи специальных программ. Мы остановим ваше внимание на двух из них:

Как заполнить отчет СЗВ-СТАЖ в 1C версия 8.3:

В меню «Зарплата» выбираем вкладку «Страховая отчетность».
Нажимаем иконку «Сформировать» и выбираем форму нужно нам отчета.
Выбираем дату заполнения и отчетный год.
Указываем тип представляемых сведений.
Во вкладке «Сотрудники» вносим необходимые данные.

Как заполнить отчет СЗВ-СТАЖ в ПУ6:

В программе ПУ6 нажимаем на иконку СЗВ-СТАЖ, заполняем данные о страхователе, отчетный год, тип сведений.
Далее последовательно вносим нужные данные, следуя наше подробной Инструкции по формированию отчета СЗВ-СТАЖ.

ДЛОТПУСК в форме СЗВ-СТАЖ

В пункте 2.3.13 Постановления № 507п говорится, что код «ДЛОТПУСК» указывается только для периодов работы застрахованного лица в особых условиях труда, за которые отсутствуют данные о начислении страховых взносов по дополнительному тарифу.

Код «ДЛОТПУСК» может быть указан в СЗВ-СТАЖ только в сочетании с кодами особых условий труда.

В форме СЗВ-СТАЖ разделе 3 отражают данные о работниках и периодах их работы. В этот раздел нужно включить работников, с которыми в течение года действовал трудовой или гражданско-правовой договор.

Отдельно по каждому сотруднику нужно указать периоды, когда он работал, не работал, был в отпуске, находился на больничном и т. п. Фактически в форме СЗВ-Стаж отражают весь график профессиональной жизни работника.

В графах 6 и 7 формы СЗВ-СТАЖ указывают дату начала и дату окончания окончания каждого отпуска.

В графе 11 «Дополнительные сведения» раздела 3 «Сведения о периодах работы застрахованных лиц» формы СЗВ-СТАЖ нужно указать коды каждого из периодов. Один из таких кодов – «ДЛОТПУСК». Код «ДЛОТПУСК» нужно укать в графе 11.

Код «ДЛОТПУСК» нужно заполнять только для периодов работы сотрудника в особых условиях и имеет право на досрочную пенсию по старости. Имеются в виду те периоды, по которым не начисляли страховые взносы по дополнительному тарифу. Код «ДЛОТПУСК» указывают только в сочетании с кодами территорий с особыми условиями труда.

Для тех работников, которые работают в обычных условиях, в графе 11 раздела 3 формы СЗВ-СТАЖ код «ДЛОТПУСК» не ставится. Отдельно выделять периоды отпуска в графах 6 и 7 раздела 3 теперь также не нужно.

Обратите внимание: если в начале года, в январе, работник ушел в очередной отпуск, отпускные получил в декабре, и в последний день отпуска уволился, в текущем календарном году у него совсем не будет никаких взносов. Во всех остальных случаях взносы будут начислены и код «ДЛОТПУСК» ставить не нужно.

Порядок заполнения отчёта СЗВ-СТАЖ за 2022 год

Отчёт состоит из пяти разделов, заполнять которые необходимо последовательно, в соответствии с постановлением Правления ПФ от 06.12.2018 № 507п.

Алгоритм заполнения формы СЗВ-СТАЖ:

Заполнить раздел № 1 «Сведения о страхователе»: регистрационный номер ПФР, ИНН, КПП и краткое наименование лица, подающего отчёт.
Выбрать тип подаваемых сведений.
Указать отчётный период — 2022 год.
Основное — данные о страховом стаже застрахованных лиц. Это раздел № 3, таблица, предназначенная для сведений о сотрудниках:

столбец 1 — номер записи по порядку;
столбцы 2–4 — фамилия, имя и отчество лица;
столбец 5 — СНИЛС;
столбцы 6 и 7 — периоды работы, указываются даты начала и окончания периодов в формате ДД.ММ.ГГГГ;
столбцы 8–10, 12 и 13 заполняются, если условия труда лица, в отношении которого заполняется соответствующая строка, позволяют ему рассчитывать на досрочную пенсию, в графах указываются коды обстоятельств, дающих это право;
столбец 11 — дополнительные сведения, например, об отпусках или больничных;
столбец 14 заполняется, если дата увольнения сотрудника приходится на 31.12 отчётного года, в этом случае в графе ставится «Х».

Раздел № 4 формы заполняется, только если её тип — «Назначение пенсии». В этом случае знаком «Х» обозначается начисление страховых взносов за периоды, указанные в разделе 3.

Раздел № 5 предназначен для случаев, когда имеются пенсионные договоры досрочного негосударственного пенсионного обеспечения и только при типе отчёта «Назначение пенсии».

В заключение руководитель организации или лицо, уполномоченное на подписание соответствующей доверенностью, подписывает документ, ставит дату составления и печать компании, при её наличии.

Для чего нужен СЗВ-СТАЖ

С 2017 года страхвзносы, по которым ранее отчитывались в разные внебюджетные фонды (исключение — страхвзносы «на травматизм») перешли в подчинение положениям НК РФ, а их администратором стала ФНС.

Многие тексты НПА, которые устанавливали правила расчета и уплаты страхвзносов, без каких-либо корректировок перешли в специальную главу НК РФ, но некоторые моменты в правилах работы с этими платежами изменили. К примеру, поменяли отчетность по страхвзносам, которая стала сводной, т.е. объединяющей в себе основные разделы отчетов, которые ранее сдавали в ПФР и ФСС. Но при объединении из отчетности убрали:

итоговые показатели расчетов с внебюджетными фондами на начало года и отчетную дату;
сведения о платежных документах;
таблицы с персональными данными о стаже сотрудников.

Кто и куда сдает отчетность о стаже

Работодатели (юрлица и ИП с наемным персоналом, адвокаты, нотариусы) формируют СЗВ-СТАЖ по застрахованным лицам на трудовых или ГПХ договорах, в т.ч. по руководителям-единственным учредителям юрлиц, которые являются владельцами их имущества (Письмо ПФР от 07.06.2018 г. № 08/30755).

ИП без наемных сотрудников в отчетном периоде, которые не заключили с физлицами ГПХ договоры, указанный отчет не сдают.

СЗВ-СТАЖ формируется независимо от того, были ли в отчетном периоде выплаты сотрудникам либо нет.

Отчет сдается в ПФР компаниями по месту их регистрации, ИП — по месту жительства (п. 1 ст. 11 Закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ).

Внимание! За 2022 год СЗВ-СТАЖ потребуется сдать в новый Социальный фонд РФ, однако по прежним правилам.

Когда у юрлица есть обособленное подразделение, оформленное в ПФР как страхователь, СЗВ-СТАЖ подается по месту его нахождения. Данные о стаже сотрудников иных обособленных подразделений, которые не зарегистрированы как страхователи, включают в отчетность головной компании и сдают в ПФР по месту ее нахождения.

Также выписка из СЗВ-СТАЖ выдается застрахованному лицу (п. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ):

не позже 5-ти дней с даты обращения;
в день увольнения;
в день окончания ГПХ договора.

Пошаговая инструкция заполнения СЗВ-СТАЖ

Документ заполняется с применением компьютера либо обычной черной ручкой.

В последнем случае придерживаются правил:

применяются только темные чернила;
при допущении ошибки заполнение формы начинается заново;
зачеркивание запрещено;
применение «Штрих» запрещено;
используют заглавные буквы для написания.

Поэтапное заполнение отчета.

1 раздел:

в графе регномер в ПФР заносятся данные по страхователю, которые были ему присвоены при обращении в органы ПФР;
указывается ИНН/КПП. ИНН для компании – 10 цифр, для ИП – 12. Пустые клетки прочеркиваются. КПП вносится только для организаций. Для ИП данных значений нет. Пустые клетки также прочеркиваются;
в наименовании вносится краткое обозначение компании. Если речь об ИП, то вносится ФИО предпринимателя. Данные должны совпадать с записями в учредительных документах;
вносится тип сведений.

По типам сведений:

исходный вариант означает первичную сдачу отчета;
дополняющий вариант оформляется, если в отчет вносятся дополнительные сведения в результате ранее совершенных ошибок;
назначение пенсии применяется тогда, когда работник в отчете выходит на пенсию.

2 раздел:

Состоит из одной единственной графы с указанием года для формирования отчета.

3 раздел.

Данный раздел выглядит как таблица, в которую заносятся соответствующие данные по графам:

ФИО – указываются данные по сотруднику, личная информация;
графа СНИЛС содержит данные, полученные сотрудником в ПФ РФ;
начало и конец периода работы: указание конкретных дат. Если сотрудник работал весь год, то такими датами будут: 1.01 и 31.12.

Наиболее часто задаваемые вопросы

Вопрос № 1. Каких основных правил надо придерживаться при сдаче отчета?

Ответ: Основные правила отражены в Постановлении Правления ПФ от 11.01.2017 № 3п.

Вопрос № 2. Кому надо сдавать форму отчета?

Ответ: Сведения предоставляются страхователями в территориальный орган ПФР по месту регистрации в соответствии с п.2 ст.11 ФЗ № 27.

Кто сдает:

организации и ИП на наемных сотрудников;
служба занятости за безработных.

Среди тех, кто не сдает отчет:

ИП;
адвокаты;
арбитражные управляющие;
нотариусы.

Вопрос № 3. Если из работников только директор ООО, надо ли сдавать отчет?

Ответ: да, надо. Даже неработающее ООО обязано подавать форму, в которой указываются данные самого директора.

Вопрос № 4. Надо сдавать нулевую форму?

Больничный лист после увольнения в СЗВ-СТАЖ

Период нетрудоспособности отражается в СЗВ-СТАЖ, если трудовой договор не расторгнут. Соответственно, возможны ситуации:

Сотрудник ушёл на больничный. Затем он написал заявление на расторжение договора. Дата закрытия больничного листа — в день увольнения.
В СЗВ-СТАЖ период болезни указывается полностью. В графе 11 «Дополнительные сведения» ставится код временной нетрудоспособности — ВРНЕТРУД.
Сотрудник ушёл на больничный. Затем он написал заявление на увольнение. Дата закрытия больничного листа — позже даты увольнения.
Изначально в СЗВ-СТАЖ период болезни не указывается, поскольку нет документа о временной нетрудоспособности. В последующем его нужно указать в отчёте, но только по тому периоду, который приходится до даты увольнения. В графе 11 «Дополнительные сведения» также ставится код временной нетрудоспособности — ВРНЕТРУД.
Сотрудник уволился, а потом ушёл на больничный. Позже предоставил работодателю листок нетрудоспособности.
Работодатель оплачивает больничный, если нетрудоспособность произошла в течение 30-ти дней с момента увольнения. Но этот период никак не нужно указывать в СЗВ-СТАЖ, т.к. расторжение отношений произошло до больничного листа.

Обособленные подразделения: как отчитаться

Проверьте выполнение трех обязательных условий:

есть ли регистрация в ПФР по месту учета ОП;
кто начисляет и выплачивает заработную плату работникам подразделения;
имеется ли отдельный расчетный счет у обособленного подразделения.

Правило действует только при выполнении одновременно всех условий. Если выполняется только одно условие из перечисленных, то отчитываться обязана головная организация.

Заполнение СЗВ-СТАЖ по обособленному подразделению имеет несколько нюансов:

подавать сведения необходимо в территориальное отделение Пенсионного фонда по месту нахождения обособленного подразделения;
в отчете следует указывать тот регистрационный номер страхователя, который присвоен обособленному подразделению при регистрации в ПФР;
КПП и ИНН заполняйте по аналогии с регистрационным номером. Указывайте значения, которые были присвоены обособленному подразделению, а не головной организации.

Надеемся, что мы подробно ознакомили вас с отчетностью СЗВ-СТАЖ и теперь вам будет намного проще сформировать ее. Повторимся, что новый вид отчетности имеет годовой формат и представляется по итогам календарного года. Срок сдачи отчета СЗВ-СТАЖ — до 01.03 следующего года за отчетным, а данные в нем заносятся в таблицу.

И последнее — кто должен сдавать СЗВ-Стаж: бухгалтерия или кадры? Законодательно этот момент не определен. Все должно быть на усмотрение руководителя и прописано в должностных инструкциях сотрудников. Если вы уже закрепили определенного работника ответственным за сдачу СЗВ-М, то целесообразней и формирование этого отчета вменить ему в обязанности. Ведь данные этих двух отчетов неразрывно связаны, переплетаются и дополняют друг друга. А любые несостыковки в отчетах могут привести к штрафным санкциям.

Сроки сдачи СЗВ-СТАЖ в 2017 году

Документ СЗВ-СТАЖ субъекты, у которых есть наемные работники, должны сдавать в ПФ каждый год один раз. Крайним сроком подачи этого документа определено 1 марта такого года, который идет за отчетным. На эту даты действует правило, что если она будет выпадать на выходной день, то окончательный срок подачи будет автоматически перемещаться на первый ближайший рабочий день.

В 2017 году этот отчет сдавать в обязательном порядке не было необходимости. Впервые хозяйствующие субъекты это будут делать до 1 марта 2018 года за период – 2017 год.

Нулевая отчетность по форме СЗВ-СТАЖ?

Согласно установленным правилам, новый отчет сдается только компаниями и предпринимателями, у которых принят на работу хотя бы один сотрудник. Если у предпринимателей, адвокатов и прочих самозанятых граждан нет наемных работников, то и сдавать этот отчет нет необходимости. Сдавать нулевой отчет им точно не нужно, да и, согласно формату, отчет обязательно должен иметь хотя бы одну запись, а значит нулевой не сможет пройти проверку на ошибки.

А вот по компаниям ситуация спорная. Дело в том, что у них в любом случае есть руководитель, который прямо прописан в Уставе. С одной стороны, если деятельность не ведется, и ни одного трудового договора не подписано, даже с директором, то и его в отчет включать нет необходимости, и отправлять такой отчет тоже. С другой стороны, если контракт с ним все же был оформлен, но деятельности нет, то в отчете директора показывать надо.

Основные правила заполнения

В верхней части страницы указывается регистрационный номер в ПФР.
В каждую строку вписывается только один показатель.
При отсутствии каких-либо показателей в графах разделов 1-5 ставятся прочерки, а графы раздела 6 не заполняются.
В СЗВ-СТАЖ не допускается исправление ошибок при помощи корректирующего средства.
Документ может быть заполнен от руки или с помощью компьютера.
При заполнении от руки допускается использование гелевой, перьевой или шариковой ручки любого цвета, кроме красного и зеленого.
Сведения в отчет вносятся заглавными печатными буквами.

Предоставить отчетность в ПФР обязаны все экономические субъекты, имеющие наемных работников. Сдавать ее обязаны не только организации, но и индивидуальные предприниматели, адвокаты, нотариусы, детективы.

ВАЖНО!

Наличие трудового договора с наемным работником — не единственное условие. Подать отчет в ПФР следует и по работникам, трудящимся по договорам гражданско-правового характера, и по договорам авторского заказа и лицензионным договорам.

Отчетность формируется не только по трудящимся гражданам. Отчитываться придется и по безработным. Обязанность ложится на государственные органы. Центр занятости населения отчитывается в ПФР о гражданах, официально признанных безработными.